Написать дружеское напоминание по электронной почте может быть непросто. Вы не хотите выглядеть назойливым или нетерпеливым, но важно донести свое сообщение до вас. Установите дружелюбный тон в своем электронном письме с помощью приветствий и мягких выражений лица. Приложите все необходимое к напоминанию по электронной почте, чтобы получатель четко знал, чего вы хотите. Убедитесь, что электронная почта не содержит ошибок, и вы будете выглядеть не только дружелюбно, но и профессионально.
Шаги
Часть 1 из 3: установка дружеского тона
Шаг 1. Поприветствуйте получателя
В деловых ситуациях вам, возможно, придется использовать стандартное приветствие, например «Дорогой такой-то». Однако все больше и больше персонализированных электронных писем становятся стандартом. Вот несколько приветствий по электронной почте, которые помогут вам с самого начала задать дружеский тон:
- привет, Джон
- всем привет
- Давно не виделись
- Привет!
Шаг 2. Ссылайтесь на получателя
Если вы просто будете придерживаться напоминания, ваше сообщение может показаться холодным. Укажите свою личную связь с получателем, включив фразы, отражающие вашу дружбу и общий опыт. Они могут включать:
- Как дела в школе?
- Мой друг, как дела?
- Я так прекрасно провел с тобой время на прошлых выходных.
- Когда мы в последний раз разговаривали месяц назад?
- То путешествие, которое мы совершили вместе, было взрывом! Скоро придется повторить это снова.
Шаг 3. Смягчите выражение лица
Это особенно важно для напоминания в электронном письме. Если вы давно не общались с получателем, возможно, будет уместно предложить легкие извинения или оправдание за то, что вы связались с ним только для напоминания. Вот некоторые примеры смягченных выражений лица:
- Я знаю, что мы давно не разговаривали, но я хотел напомнить вам о …
- С новорожденным все было так беспокойно, что я только что вспомнил, чтобы напомнить вам …
- Я знаю, что ты был занят, поэтому я не хотел приставать к тебе, но хотел отправить напоминание …
Шаг 4. Будьте вежливы
Если напоминание важно, легко найти слишком сильное. Имейте в виду, что в жизни получателя что-то происходит. Не забудьте сказать «пожалуйста» и «спасибо», а также аналогичные выражения. Вы можете включить вежливые фразы, например:
- Извините за беспокойство, но я хотел убедиться…
- Не могли бы вы ответить на это письмо, как только у вас будет время…
- Спасибо, что нашли время прочитать любой ответ на это напоминание. Я ценю это.
- Я с нетерпением жду вашего ответа.
Часть 2 из 3: Покрытие необходимого
Шаг 1. Используйте тему письма
Вам не нужно писать умную тему. Ясные и по существу будут наиболее полезными. Это позволит получателю сразу узнать цель электронного письма. Вот некоторые распространенные варианты удобного напоминания по электронной почте:
- Прибытие
- Напоминание о…
- Предстоящая поездка / мероприятие / и т. Д.
- Количество сотрудников на поездку / мероприятие / и т. Д.
Шаг 2. Не забудьте включить напоминание
Когда вы изо всех сил стараетесь быть дружелюбным и вежливым, можно легко отказаться от чего-то важного, например, от самого напоминания. Поместите напоминание в начале письма, вскоре после приветствия и короткого личного разговора. Например:
- "Всем привет, Мы давно не разговаривали, Бен. Как твоя жена и дети? Мои у меня очень заняты, но я хотел узнать у вас насчет…"
-
Привет!
Бабушка, я хотела отправить тебе сообщение. Извини, я был так занят. Я просто хотел напомнить вам о нашем обеденном свидании …"
Шаг 3. Используйте лаконичный язык
Как правило, в вежливой речи используются более длинные выражения. Например, фраза «Работай усерднее» была бы более вежливой: «Было бы неплохо, если бы ты работал усерднее». Несмотря на вежливость, эти длинные выражения могут затруднить определение предмета вашего письма.
Используйте упрощенную структуру для своего электронного письма. Это может выглядеть примерно так: Приветствие (начало) → Личная связь → Напоминание → Прощание (закрытие)
Шаг 4. Отредактируйте ненужную информацию
Для каждого предложения и каждой части каждого предложения спросите себя: «Это необходимо?» В некоторых случаях «необходимо» может означать что-то столь же широкое, как «Это необходимо, чтобы моя электронная почта не казалась холодной». Удалите ненужные части электронного письма.
Как правило, наречия (например, «очень», «действительно», «действительно», «чрезвычайно» и «определенно») можно удалить, чтобы сделать ваше сообщение более лаконичным
Шаг 5. Закройте электронное письмо прощальным словом
«Прощание» - это красивое слово, которое означает «прощание». Прощание включает такие выражения, как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «Искренне Ваш» и «Искренне». Ваша подпись должна следовать за прощальным словом. Однако эти общие прощальные слова могут показаться безличными. Вы можете попробовать что-то вроде:
- Ваш друг
- Ваше здоровье
- Всего наилучшего
- Хорошего дня
- Тег, ты это
- С нетерпением жду Вашего ответа
Часть 3 из 3: Обеспечение безошибочной электронной почты
Шаг 1. Вычитайте свою электронную почту
Даже беглый просмотр вашего электронного письма один или два раза устранит множество простых ошибок, которые могли возникнуть при его написании. После того, как вы закончите писать, проверьте свое письмо на орфографию и грамматику.
- Многие почтовые службы имеют бесплатную программу проверки грамматики и орфографии. Их качество будет зависеть от вашего провайдера электронной почты. В некоторых случаях эти шашки могут быть неточными.
- Не забудьте проверить тему, свое приветствие и прощальное слово (завершение). Их легко скрыть и сосредоточиться только на теле письма.
Шаг 2. Прочтите письмо вслух
Если вы пишете важное электронное письмо или действительно хотите быть с кем-то особенно дружелюбным или вежливым, прочтите его от начала до конца вслух. Это звучит разговорным? Если да, то ваше письмо готово к отправке.
Перепишите предложения или отрывки, которые звучат неуклюже. Оценивая это, руководствуйтесь здравым смыслом. Это будет варьироваться от человека к человеку, в зависимости от вашего стиля речи
Шаг 3. Попросите другого человека просмотреть электронное письмо
Для важных сообщений, например, предназначенных для бизнеса, вы можете попросить другого человека проверить напоминание перед его отправкой. Если вы написали краткое электронное письмо, это обычно занимает мало времени и может помочь отловить даже самые мелкие ошибки.
- Проверьте свою службу обмена сообщениями в Интернете. Отправьте сообщение другу в Интернете с вопросом: «Эй, не могли бы вы прочитать короткое электронное письмо, которое я должен отправить? Это займет всего минуту».
- Не забудьте выразить благодарность всем, кто прочитает ваше письмо. В конце концов, они делают вам одолжение.
