Как написать электронное письмо (с изображениями)

2024 Автор: Gilbert Ryder | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-16 17:41

Написать электронное письмо довольно просто, но вы должны помнить об общем формате. Также помните о различиях между неформальной и формальной перепиской. Вот что вам нужно знать.

Как написать лучшее слайд-шоу для писем

Шаги

Часть 1 из 5. Основы электронной почты

Шаг 1. Настройте адрес электронной почты

Если у вас еще нет адреса электронной почты, вам нужно будет зарегистрироваться у поставщика услуг электронной почты, прежде чем продолжить. К счастью, есть много бесплатных интернет-провайдеров электронной почты, у которых вы можете бесплатно получить адрес электронной почты. Некоторые из самых популярных:

Gmail
Hotmail
Почта Яху

Шаг 2. Нажмите «Написать» или «Создать»

Прежде чем вы сможете написать электронное письмо, вам нужно будет открыть новое пустое окно сообщения, чтобы написать свое электронное письмо. Точный метод зависит от используемой вами службы, но обычно в верхней части страницы есть кнопка с такие ярлыки, как «Написать», «Новое» или «Новое сообщение».

Если вы не уверены, как создать новое сообщение, проверьте страницы справки для своей службы электронной почты, чтобы узнать о нем более подробно

Шаг 3. Составьте список адресов электронной почты получателей

Вам не нужно указывать свой собственный адрес электронной почты, но вам нужно указать адрес электронной почты человека или людей, которым вы собираетесь отправить электронное письмо.

Пробела часто бывает достаточно для разделения нескольких адресов электронной почты, но некоторые службы требуют, чтобы вы разделяли несколько адресов запятой или какой-либо другой формой пунктуации. В этом случае эти инструкции должны быть указаны у вашего конкретного провайдера электронной почты.
Введите адрес электронной почты основного получателя или получателей в поле «Кому:». Под основным получателем обычно понимается любой, кому письмо предназначено или адресовано в теле письма.
Введите другие адреса электронной почты в поле «Копия:». Это поле «копия». Получатель должен быть указан в поле «CC:», если в электронном письме они не упоминаются напрямую, а относятся к чему-то, о чем следует знать.
Используйте поле «BCC:», чтобы скрыть адреса электронной почты. Если вы не хотите, чтобы получатели электронного письма видели список адресов электронной почты, на которые было отправлено сообщение, вам следует ввести эти адреса электронной почты в поле «скрытая копия».

Шаг 4. Включите информативную тему

Каждый почтовый сервис позволяет вам вводить тему или заголовок вашего электронного письма в поле «Тема».

Тема должна быть краткой, но она также должна давать получателю некоторое представление о том, о чем идет речь.
- Например, обычное электронное письмо другу может просто сказать: «Что случилось?» Однако, если вы отправляете электронное письмо с вопросом о задании, в строке темы может быть написано что-то вроде «Домашнее задание по математике».
- Точно так же вопрос к научному руководителю или профессору может быть помечен строкой темы, как «Вопрос» или «Вопрос о…», за которой следует краткая метка, описывающая рассматриваемую тему.
Обратите внимание, что сообщение без темы появится в почтовом ящике получателя с меткой «(без темы)».

Шаг 5. Напишите текст письма

Тело вашего электронного письма должно быть написано в большом текстовом поле под строкой темы.

Тело каждого электронного письма обычно должно включать приветствие, сообщение и закрытие.
Электронная почта по своей природе является быстрой, поэтому обычно следует сохранять достаточно короткую длину сообщения.

Шаг 6. Нажмите кнопку «Отправить»

После того, как вы закончите вводить письмо, проверьте его, чтобы убедиться, что нет орфографических или грамматических ошибок, и что в сообщении четко рассматривается вопрос, который вы хотели поднять. Если электронное письмо готово, нажмите кнопку «Отправить» в окне сообщения, чтобы отправить его указанным получателям.

Часть 2 из 5. Написание дружеского электронного письма

Шаг 1. Знайте, когда уместно дружеское электронное письмо

Дружеские электронные письма следует оставлять для близких, включая друзей, семью и романтических партнеров. Если сообщение носит случайный характер и вы отправляете его тому, с кем находитесь в неформальных отношениях, вы можете отправить дружеское электронное письмо.

Единственный случай, когда вы не отправите дружеское электронное письмо семье или другу, - это если вы отправите групповое электронное письмо официального характера, например, с просьбой о пожертвованиях или объявлением о продаже. Поскольку эти электронные письма, скорее всего, будут отправлены людям, с которыми вы не в случайных отношениях, вы должны направить письмо им

Шаг 2. Используйте обычную тему письма

Строка темы не является строго обязательной, но все же неплохо включить тему. Делайте это кратко, мило и по существу.

Если вы просто пишете электронное письмо, чтобы пообщаться с другом, вы можете добавить юмористическую строку темы или такую простую, как «Давно не виделись!»
Если вы пишете с какой-то целью, укажите, что это за цель. Например, если вы решили написать электронное письмо о групповой прогулке, пометьте письмо темой, в которой конкретно упоминается эта прогулка.

Шаг 3. Рассмотрите возможность обращения к получателю по имени

Для дружественного письма это не обязательно, но все же вежливый способ начать текст сообщения.

Ваше приветствие может быть таким же простым, как имя человека:

Боб
В качестве альтернативы вы также можете добавить дружеское приветствие с этим именем:
- "Привет, Боб!"
- "Привет боб,"
- "Доброе утро, Боб!"

Шаг 4. Напишите сообщение четко, но язык должен быть непринужденным

Текст сообщения должен быть легким для понимания, но тон должен быть неформальным и разговорным.

Прочтите свое электронное письмо и спросите себя, звучит ли его содержание так, как вы говорите лично. Если да, значит, у вас хороший тон для дружеского письма.
Используйте сокращения. Сокращения не являются частью формального письма, но они являются обычной частью повседневного разговора, что делает их подходящими для дружеского электронного письма.
Не стесняйтесь использовать сленг. При желании вы можете включить интернет-сленг: «thx» вместо «спасибо», «4» вместо «за», «l8r» вместо «позже» и т. Д.
Также при необходимости используйте смайлики.:)

Шаг 5. Рассмотрите возможность подписания своего имени

Как и приветствия, закрытие или подпись не являются обязательными для дружеского электронного письма, но это может быть хорошим способом завершить сообщение.

Ваше закрытие может быть таким же простым, как ваше имя:
- "Джен"
- "-Джен"
Вы также можете проявить творческий подход к завершению:
- "Позже! Джен"
- «Это письмо самоуничтожится через 3… 2… 1…»

Часть 3 из 5. Написание официального электронного письма

Шаг 1. Поймите, когда необходимы официальные электронные письма

Вам следует использовать официальный адрес электронной почты, когда вы пишете кому-то, с кем не в случайных отношениях. Сюда входят, среди прочего, руководители, коллеги, клиенты и заказчики, инструкторы, а также общественные или политические должностные лица.

Обратите внимание, что вы можете обнаружить, что строгие официальные электронные письма не требуются с кем-то, кто попадает в одну из этих категорий, после того, как вы построите рабочие отношения с этим человеком. Когда «формальное» электронное письмо становится слишком жестким, вам следует написать «полуформальное» электронное письмо.
- Тон вашего сообщения может быть немного более разговорным, но вам следует держаться подальше от интернет-сленга.
- Вы все равно должны поставить свою подпись, но, возможно, вам не нужно будет указывать всю свою контактную информацию под своим именем.

Шаг 2. Включите информативную тему

Тема должна быть краткой, но точной. Сразу переходите к делу.

Пример:
- «Вопрос для сочинения» (когда вы пишете электронное письмо профессору с просьбой предоставить подробности о задании на сочинение)
- «Заявление на получение объявления о вакансии» (при отправке электронного письма в ответ на объявление о вакансии)
- «Проблема с номером детали 00000» (при вводе электронного письма с запросом в службу поддержки или для сообщения о технической проблеме)

Шаг 3. Введите официальное приветствие

Формальное приветствие должно включать слово «Уважаемый», за которым следует имя получателя. Используйте фамилию получателя и соответствующий заголовок, а после приветствия ставьте двоеточие.

Пример:
- "Уважаемый мистер Смит:"
- "Дорогая мисс Джонс:"
- "Уважаемый доктор Эванс:"

Шаг 4. Убедитесь, что текст вашего электронного письма является кратким и точным

Ограничьте содержание вашего электронного письма несколькими абзацами, которые непосредственно касаются темы вашего электронного письма. Используйте формальный язык и убедитесь, что ваша орфография и грамматика точны.

Избегайте использования сокращений.
Не используйте интернет-сленг и смайлики.

Шаг 5. Включите соответствующее завершение

Наиболее частое завершение - «С уважением», но есть и другие, которые также могут сработать. Держите закрытие вежливо и ставьте запятую.

Другие возможные закрытия включают:
- С Уважением
- Искренне Ваш
- С наилучшими пожеланиями
- Спасибо
- С наилучшими пожеланиями

Шаг 6. При необходимости укажите контактную информацию в своей подписи

Включите свое полное имя под закрытием электронного письма. Под своим именем вы можете указать свое официальное название и любую контактную информацию, которая может пригодиться.

Ваш титул, если он у вас есть, должен включать вашу должность и название компании или учреждения, частью которого вы являетесь.
Включите как минимум свой номер телефона, номер факса и адрес электронной почты. Вы также можете указать свой почтовый адрес и URL-адрес веб-сайта.

Часть 4 из 5: особые типы дружественных писем

Шаг 1. Напишите электронное письмо другу, который уехал.

Если друг, родственник или любимый человек недавно переехал в новое место, напишите электронное письмо, чтобы отметиться, спросив, как прошел переезд, на что похож новый район и так далее.

Шаг 2. Отправьте дружеское письмо другу, который никогда не давал вам адреса электронной почты

Если вы получили адрес электронной почты случайного друга от третьего лица, важно, чтобы вы использовали свой адрес электронной почты, чтобы проверить правильность адреса и быстро выяснить, кто вы.

Шаг 3. Узнайте, как написать письмо парню.

Если вы девушка, впервые пишите электронное письмо парню, вы можете почувствовать себя немного нервным. Это особенно верно, если парень, которому вы пишете, является потенциальным материалом для влюблённых. Попробуйте написать электронное письмо, которое кажется обычным, но умным и сдержанным.

Хотя это довольно рискованный шаг, вы также можете использовать электронную почту, чтобы сказать парню, что он вам нравится

Шаг 4. Разберитесь, как написать девушке письмо по электронной почте.

Если вы парень, который впервые пишете девушке электронное письмо, задача может показаться довольно сложной. Сохраняйте хладнокровие и напишите сообщение, которое будет одновременно небрежным и хорошо составленным.

Шаг 5. Напишите кокетливое письмо

Если вы хотите быть милым и игривым с получателем электронного письма, используйте тот же язык, который вы использовали бы, чтобы флиртовать с этим человеком на самом деле. Смайлы и «объятия и поцелуи» (xoxo) тоже пригодятся.

Точно так же напишите кокетливое письмо кому-нибудь на сайте знакомств. Однако для такого письма вам нужно быть кокетливым и информативным, чтобы получатель получил хорошее представление о вас

Шаг 6. Напишите любовное письмо

В наш век цифровых технологий любовное письмо можно рассматривать как эквивалент любовного письма. Если ваш романтический партнер отсутствует, и вы хотите отправить короткую записку, в которой выражаете свою любовь, электронная почта - самый быстрый способ сделать это.

Часть 5 из 5: особые типы официальных электронных писем

Шаг 1. Подайте заявку на работу по электронной почте

Отправляя свое резюме и заявление о приеме на работу по электронной почте, вам необходимо объяснить, на какую работу вы претендуете, почему вы хотите ее и какая у вас квалификация, которая делает вас подходящим для этой работы. Вы также должны приложить свое резюме в качестве приложения.

Точно так же вы также можете написать электронное письмо с просьбой о прохождении стажировки. Опишите, какую стажировку вы ищете и как она поможет вам достичь ваших карьерных целей. Также укажите причины, по которым вас следует выбрать для прохождения стажировки.
Отправьте дополнительное электронное письмо, если вы еще не получили ответ о вакансии, на которую подали заявку.

Шаг 2. Знайте, как написать электронное письмо своему профессору

Электронное письмо профессору может показаться устрашающим, но это не сложнее, чем любое другое официальное электронное письмо. Ваш профессор, скорее всего, очень занятой человек, поэтому задавайте вопросы как можно более кратко.

Если ваш профессор знает вас достаточно хорошо, вы также можете отправить своему профессору письмо с просьбой о рекомендательном письме

Шаг 3. Напишите письмо-запрос по электронной почте

Письмо-запрос - это письмо, в котором редактору предлагается рассмотреть вопрос о принятии письменного произведения к рассмотрению для публикации. Вы должны достаточно хорошо описать рассматриваемую работу, чтобы дать редактору хорошее представление о ней.

Шаг 4. Используйте электронную почту для связи с персоналом

Если у вас есть проблемы с кадрами в вашей компании, самый быстрый способ решить эту проблему - отправить электронное письмо нужным людям из отдела кадров. Убедитесь, что в электронном письме четко указана проблема.