В век мобильных телефонов телефонный этикет в значительной степени ушел на второй план. Умение принимать сообщения по-прежнему полезно, когда вы работаете в офисе или принимаете звонки для кого-то другого. Главное - быть вежливым, все записывать и быстро доставить сообщение!
Шаги
Шаг 1. Ответьте на звонок
Человек на другом конце провода спрашивает вашего непосредственного руководителя или коллегу, которого нет за его / ее столом. Первое, что вам следует сделать, это сказать: «Он / она в данный момент недоступен. Могу я принять сообщение?» Предполагая, что они скажут «да», переходите к следующему шагу. Если они говорят «нет», пожалуйста, настаивайте, чтобы они хотя бы позволили вам помочь им. Если они вежливо откажутся, попросите человека хотя бы назвать вам свое имя и название компании; обязательно запишите их номер вне идентификатора звонка, а также дайте человеку знать, когда ему нужно повторить попытку. Просто не забудьте спросить, можете ли вы сделать что-нибудь еще - они могут захотеть перезвонить и оставить сообщение на автоответчике. Обязательно сообщите, кому звонили, кому звонили, и когда они могут попытаться ответить.
Шаг 2. Запишите все, что они говорят
Возможно, вы не думаете, что то, что они говорят, важно, но человек, для которого вы пишете сообщение, может подумать, что это так. При необходимости попросите их повторить информацию.
Шаг 3. Попрощайтесь (и «Пожалуйста», если это применимо)
Шаг 4. Передайте сообщение человеку как можно скорее или оставьте его там, где он его найдет
подсказки
- Будьте вежливы.
- Пишите аккуратным почерком.
- Убедитесь, что вы записываете не то, что нужно. Вы бы не хотели, чтобы человек, получивший сообщение, понял неверную идею.
