Хотя люди отправляют документы по факсу реже, чем раньше, вам все же может потребоваться время от времени отправлять факсы. Есть еще много веских причин для отправки факсов, особенно если вы отправляете контракты или если у получателя нет технологий или оборудования, необходимых для передачи документов каким-либо другим способом. К счастью, вы можете отправлять документы по факсу, используя факсимильный аппарат, компьютер или даже смартфон.
Шаги
Метод 1 из 3. Использование факсимильного аппарата
Шаг 1. Настройте факсимильный аппарат
Чтобы отправлять и получать факсы с помощью факсимильного аппарата, вам необходимо убедиться, что ваш факсимильный аппарат подключен к сети и подключен к стационарной телефонной линии.
- Выделенная линия рекомендуется, если вы планируете часто отправлять факсы, потому что вы не сможете использовать факсимильный аппарат и телефон одновременно.
- Вам также следует убедиться, что в вашем факсимильном аппарате есть тонер и бумага, если вы планируете получать факсы.
- Если у вас нет факсимильного аппарата дома или на работе, вы можете бесплатно отправить его из местной публичной библиотеки. Вы также можете за определенную плату отправить документы по факсу в такие магазины, как Kinko's или The UPS Store. Эти параметры работают лучше всего, если вы не планируете часто отправлять факсы.
Шаг 2. Измените настройки
Все факсимильные аппараты разные, но обычно у вас есть возможность изменить определенные настройки. Прочтите руководство пользователя, чтобы узнать больше о конкретных функциях, доступных на вашем компьютере.
- Если вы хотите точно знать, что ваш факс был передан успешно, включите настройку страницы подтверждения. Когда эта функция включена, устройство будет печатать страницу после отправки факса, что позволит вам узнать, была ли она успешно передана или нет.
- Вы также можете настроить заголовок факса, который представляет собой строку текста, которая будет отображаться в верхней части каждого отправляемого вами документа. Обычно он включает основную информацию о том, от кого пришел факс.
- Если вы планируете также получать факсы, вы можете выбрать между автоматическим или ручным режимом приема, который потребует от вас принимать каждый входящий факс.
Шаг 3. Соберите документы
Использование оригиналов документов вместо фотокопий предоставит получателю более чистый и удобный для чтения документ.
Используйте титульный лист поверх страниц, которые вы отправляете по факсу. Титульный лист должен содержать такую информацию, как имя отправителя и номер факса, имя и номер факса получателя, дату и количество страниц, включенных в факс
Шаг 4. Поместите документы в машину
Многие машины имеют как податчик бумаги, так и планшетный экран. Если у вас только одна страница, вы можете использовать любую функцию. Если у вас несколько страниц, податчик бумаги обычно работает лучше.
- При использовании устройства подачи бумаги вы можете вставить все свои страницы сразу. На вашем факсимильном аппарате должен быть значок, указывающий, в каком направлении должны быть обращены бумаги в податчике бумаги. Некоторые факсимильные аппараты также позволяют сканировать и отправлять по факсу обе стороны документа, поэтому проверьте руководство пользователя, чтобы узнать, возможно ли это на вашем аппарате.
- При использовании планшетного экрана поднимите крышку в верхней части устройства и поместите документ лицевой стороной вниз на стеклянный экран. Прежде чем продолжить, убедитесь, что документ выровнен по отметкам на экране, и закройте крышку.
Шаг 5. Введите номер факса
При вводе номера обязательно укажите код города, код страны и любые номера, которые вам нужно набрать. Вы должны ввести номер точно так же, как если бы вы звонили по номеру с телефона.
Шаг 6. Нажмите кнопку отправки
Через несколько секунд вы услышите, как аппарат начинает передавать факс, и бумага начинает подаваться в факсимильный аппарат.
Кнопка на вашем устройстве может сказать «пойти» или «отправить факс» вместо «отправить»
Шаг 7. Найдите подтверждающее сообщение
Некоторые аппараты отображают на экране сообщение, чтобы вы знали, успешно ли был передан ваш факс. Если вы настроили параметры для получения распечатанных подтверждений, ваше устройство распечатает страницу с подробным описанием статуса вашего факса.
Метод 2 из 3: отправка факсов с компьютера
Шаг 1. Выберите программу
При отправке факса с компьютера у вас будет возможность использовать программное обеспечение, установленное на вашем компьютере, или онлайн-службу.
- Некоторые операционные системы поставляются с программами, позволяющими отправлять факсы. Например, в Windows 7 есть инструмент под названием «Факс и сканирование», который позволяет отправлять факс без факсимильного аппарата.
- Чтобы использовать компьютерное программное обеспечение, вам необходимо подключить компьютер к телефонной линии. Если это невозможно, попробуйте вместо этого воспользоваться онлайн-службой.
- Доступно несколько онлайн-сервисов, в том числе MyFax, eFax и FaxZero. Некоторые из них бесплатны, некоторые требуют подписки или членства, а некоторые службы требуют оплаты за факс.
Шаг 2. Откройте программу и создайте новый факс
Каждая программа уникальна, но вы должны увидеть опцию «Создать новый факс» или что-то подобное.
Шаг 3. Прикрепите документы
Чтобы отправить документы по факсу с помощью компьютера, вам необходимо загрузить их в свое сообщение. Вы должны увидеть кнопку с надписью «загрузить документы» или что-то подобное.
- Если у вас есть электронные документы, вы можете найти их на своем компьютере и прикрепить к своему сообщению.
- Если у вас есть бумажные документы, вам понадобится сканер для их оцифровки. Если у вас нет сканера, вы также можете сфотографировать документы и отправить его себе по электронной почте или загрузить изображение прямо на свой компьютер.
Шаг 4. Введите номер факса и сообщение
Введите короткое сообщение для получателя в поле на экране, как если бы вы отправляли электронное письмо. Он будет вашим титульным листом, поэтому нет необходимости прикреплять отдельный титульный лист. Вам также необходимо будет ввести номер факса получателя в поле Кому.
Вас также могут попросить ввести код подтверждения, чтобы доказать, что вы не робот
Шаг 5. Нажмите "Отправить"
После того, как вы прикрепили свои документы, напечатали свое сообщение и ввели номер факса получателя, нажмите кнопку отправки, и все готово.
Метод 3 из 3: Использование мобильного телефона или планшета
Шаг 1. Загрузите приложение
Для телефонов и планшетов доступно множество мобильных приложений, которые позволяют отправлять факсы так же, как с компьютера. Некоторые приложения бесплатны, в то время как другие могут взимать плату. Популярные приложения включают Files Anywhere, Fax Burner и JotNot Fax.
Некоторые приложения предоставят вам временный номер факса, который может быть не идеальным, если вы планируете часто отправлять и получать
Шаг 2. Откройте приложение и выберите свой документ
Как только вы откроете приложение на своем мобильном устройстве, вам будет предложено создать новый факс. Первое, что вам нужно сделать, это выбрать документ, который вы хотите отправить по факсу.
- Если ваш документ сохранен локально на вашем устройстве, в вашей электронной почте или в облачном хранилище, таком как DropBox, вы сможете найти и загрузить свой документ из приложения.
- Если у вас есть бумажный документ, вы можете использовать свой телефон или планшет, чтобы сфотографировать его и прикрепить к сообщению.
Шаг 3. Введите номер факса и сообщение
Введите сообщение получателю, как если бы вы отправляли факс с компьютера. Обязательно введите номер факса получателя в поле Кому вашего сообщения.
Шаг 4. Нажмите "Отправить"
После того, как вы прикрепите свои документы, напечатали свое сообщение и ввели номер факса получателя, нажмите кнопку отправки, и ваш факс будет отправлен.
подсказки
- Обновите принтер до многофункционального устройства, если вы хотите иметь возможность отправлять факсы из дома или офиса без загрузки программного обеспечения, загрузки документов на веб-сайт или покупки отдельного факсимильного аппарата. Вам все равно понадобится телефонная связь.
- Если у вас есть учетная запись в онлайн-факсимильной службе, такой как RingCentral или eFax, вы можете использовать ее для отправки факсов непосредственно из Gmail. Все, что вам нужно сделать, это ввести номер факса, на который вы хотите отправить, а затем @ domainname.com в поле TO. Например, если вы используете eFax, вы должны ввести [email protected].
- Факсы иногда застревают, а страницы иногда слипаются. В этом случае вам нужно будет повторно отправить документ.
