Электронная почта, как и другие формы общения, имеет свой этикет и социальные протоколы. Если вам нужно написать электронное письмо с просьбой высказать свое мнение на работе или в школе, или в письменной рукописи, вам следует продумать формулировку, время и структуру при составлении электронного письма, чтобы сделать его максимально эффективным. Вежливость, пунктуальность и конкретность в письмах помогут получить необходимую обратную связь.
Шаги
Метод 1 из 4: Запрос обратной связи на работе
Шаг 1. Обратитесь к человеку, который лучше всех прокомментирует вашу работу
Часто это будет менеджер, который находится прямо над вами. В любом случае вам следует начать с них или с более старшего коллеги или сотрудника. У них будет опыт, чтобы помочь вам и дать вам необходимую обратную связь.
Шаг 2. Будьте вежливы и скромны в письме
Вы должны соблюдать правила, принятые в вашем офисе в отношении электронных писем. Смирение имеет большое значение для получения обратной связи, но не будьте настолько скромными, чтобы ваш начальник или менеджер думал, что вы ничего не знаете о своей работе. Скорее сформулируйте вопросы таким образом, чтобы показать ваш прогресс в проекте или задаче. Это даст начальнику понять, что вы не просто сидите сложа руки и ждете обратной связи. Также помните о следующих советах.
- Вы можете сказать: «Я работал над презентацией на завтра, когда столкнулся с проблемой с форматом - я не уверен, следую ли я стандарту компании. Прилагаю презентацию. Есть ли у вас предложения по формату? Спасибо за вашу помощь ».
- Не забудьте поблагодарить их по электронной почте.
Шаг 3. Будьте конкретны в своем запросе на отзыв
Это поможет вам избежать слишком широкой обратной связи, которая вряд ли поможет вам в вашей работе. Без необходимости избегайте вопросов «да» или «нет». Вместо этого сосредоточьтесь на определенных частях проекта, которые требуют доработки. Постарайтесь не засыпать своего начальника или коллегу сразу всеми возможными вопросами о вашей работе.
- Вы можете, например, сказать: «Я не знал, как продолжить работу с файлом Eastman. Клиент не ответил на мои электронные письма, и, поскольку это высокоприоритетное задание, я подумал, что лучше всего написать вам по электронной почте, чтобы узнать, что мне делать ».
- Если вы ищете более общую обратную связь в форме обзора или отчета, запросите это отдельно. Будьте вежливы, лаконичны и максимально конкретны - это поможет. Например, вы можете попросить отчет о вашей эффективности или креативности. Если вы запрашиваете обратную связь от тех, кто вам подотчетен, вам может потребоваться анонимный опрос.
СОВЕТ ЭКСПЕРТА
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Элисон Гарридо, PCC
Тренер на рабочем месте
Попробуйте метод KISS, когда вам нужен общий отзыв.
Модель KISS - отличный способ помочь людям дать вам уместную и действенную обратную связь. Спроси человека,"
хранить? Что я должен улучшать? Что я должен Начните? И что я должен останавливаться?"
Шаг 4. Отправьте благодарственное письмо, как только они ответят
Если в ответах говорилось, что вам нужно значительно улучшить или что ваша работа не на должном уровне, обязательно включите краткое изложение того, как вы это исправите. Прежде чем немедленно ответить, дайте себе время осмыслить эмоции.
Обязательно ответьте в течение 1-2 дней
Метод 2 из 4: просьба высказать свое мнение в школе
Шаг 1. Представьтесь
У вашего учителя могут быть сотни студентов, особенно если они профессора колледжа. Вам нужно будет указать свое имя (имя и фамилию), ваш класс и раздел. Если вы все еще учитесь в старшей школе, это может означать ваш период или временной интервал. Таким образом, вы не будете тратить время учителя на то, чтобы заставить его понять, кто вы, а он уделит больше времени нужной вам обратной связи.
Шаг 2. Сохраняйте формальность
Иногда ученики борются с этим, когда впервые пишут учителям по электронной почте. Вы можете сказать «Привет, доктор Смит» или «Уважаемая мисс Тернер». Если ваш учитель отправил вам электронное письмо, не ведите себя менее формально, чем они. Держите тон профессиональным. Вместо этого скажите: «Эй, а что ты думаешь о моей статье? Это не самое лучшее, - говорят, - я не уверен, что понимаю задание. У меня были некоторые конкретные вопросы по бумаге ».
Шаг 3. Будьте краткими
Не беспокойтесь об объяснении всего контекста ваших вопросов, если контекст не является необходимым для этих вопросов. Например, если вы запрашиваете отзыв о возможном продлении, вашему учителю может потребоваться контекст, но если вы просто пытаетесь задать вопрос о задании, не рассказывайте им историю о том, как ваша собака заставила вас опаздывать и почему вы отправляете электронное письмо сейчас (если это не совсем близко к сроку выполнения задания) или что-нибудь еще, что может не иметь отношения к текущему заданию.
Шаг 4. Не ждите, чтобы попросить отзыв до ночи перед экзаменом или сроком сдачи
Ваш учитель не только не даст вам обратную связь так близко к установленному сроку, но и будет раздражен тем, что вы ждали до последней минуты, чтобы попросить у него обратную связь. Если вы должны задать вопросы в последний момент, будьте краткими, конкретными и извиняющимися. Это повысит вероятность ответа учителя, если он вовремя увидит письмо.
Шаг 5. Используйте форматы файлов, запрошенные вашим учителем
Часто учитель сообщает вам в учебной программе, какие форматы файлов они будут принимать для заданий или по электронной почте. Например, если ваш преподаватель указывает файл.doc, не отправляйте файлы.pdf или.pages. Если вы не уверены, вы можете отправить файл.rtf или.pdf или просто спросить.
Шаг 6. Попросите отзыв о работе или экзамене, которые вы уже сдали
Вам просто нужно написать профессору по электронной почте и быть вежливым. Если у профессора есть рабочие часы, вы можете их посетить или записаться на прием. Вы можете сказать: «Уважаемый профессор Смит, я не сдал экзамен так хорошо, как ожидал. Не могли бы вы помочь мне исправить некоторые ошибки, которые я сделал, чтобы я мог лучше сдать следующий экзамен?» Ваш профессор обычно должен положительно ответить на такой запрос.
Метод 3 из 4: запрос отзыва о рукописи
Шаг 1. Сначала напишите кому-нибудь, кого вы знаете
Если вам нужна внимательная обратная связь, лучше всего ее дать кто-то из ваших знакомых, предпочтительно друг или коллега. Отправляя электронное письмо кому-то, кого вы знаете, для обратной связи, убедитесь, что вы отправляете ему электронное письмо, как обычно. Если вы обычно звоните им, вам, вероятно, следует сделать это вместо этого. Не отправляйте рукопись в первом электронном письме, если только вы не знаете, что они, скорее всего, скажут «да» (кому-то, кому вы читали рукопись, или кому-то, кому предлагали прочитать вашу).
Вы можете включить краткое описание или аннотацию, в зависимости от того, является ли человек, которому вы пишете, другом или коллегой
Шаг 2. Напишите эксперту по электронной почте
Если вам действительно нужен совет эксперта, отправьте электронное письмо знакомому эксперту и объясните свой проект и почему вам нужна обратная связь. Не будьте настойчивыми, а поблагодарите их за внимание и скажите: «Я понимаю, если у вас нет времени дать мне обратную связь». Вы даже можете спросить, знают ли они кого-нибудь, у кого есть время и опыт, который может вам помочь, если они не могут.
Шаг 3. Не отправляйте рукопись кому-либо по электронной почте
Это, скорее всего, останется без ответа, если вы специально не скажете им, что заплатите за их помощь. Если они известный автор, они вряд ли ответят на такое письмо, так как они получают тонну таких писем. Вместо этого сначала спросите своих друзей, коллег, профессоров и т. Д. Они с большей вероятностью смогут вам помочь и с большей вероятностью захотят помочь вам.
Шаг 4. Будьте конкретны в том, чего вы хотите от их отзывов
Если вам нужны только положительные отзывы, скажите им об этом. Сообщите им, хотите ли вы получить подробную обратную связь, локальную или глобальную обратную связь и хотите ли вы эстетическую, грамматическую или структурную обратную связь. Это может иметь большое значение, помогая вашему читателю понять, чего вы от него хотите.
- Положительные отзывы не должны быть неконструктивными. Если они объяснят, почему им нравится то, что им нравится, вы сможете многое узнать о своей рукописи.
- Если вы получили отрицательный отзыв, дайте себе время ответить. Если они ваши друзья, они, скорее всего, хотят только помочь. Если это профессор, как бы вы ни злились или расстраивались, вам не следует отвечать таким образом. Вместо этого поблагодарите их за помощь и двигайтесь дальше. Через некоторое время вы можете обнаружить, что отзыв был полезным, даже если способ, которым он был доставлен, был другим.
Шаг 5. Дайте читателю время ответить
Если вы запросили подробный отзыв о рукописи романа, не ждите ответа в течение дня или даже недели. Чтобы отредактировать рукопись такой длины, нужно время. Если у вас есть крайний срок, к которому вы стремитесь, сообщите об этом читателю. Вы также можете просто спросить их, могут ли они внести правки к определенной дате. Помните, что у них есть своя жизнь и обязанности.
Шаг 6. Поблагодарите их за помощь
Если это друг, вы можете купить ему подарок, например коробку шоколадных конфет, или просто вернуть услугу вовремя. Если это профессор, вы можете написать благодарственное письмо, чтобы сообщить им, что вы цените их работу и время. Если вы забудете поблагодарить своего читателя, он может почувствовать себя использованным и / или недооцененным, а также снизит вероятность того, что он поможет вам в будущем.
Метод 4 из 4: запрос отзывов клиентов
Шаг 1. Не задавайте слишком много вопросов
Клиенты завалены опросами практически всех компаний. Если вы хотите, чтобы клиент автоматически удалял ваше письмо после прочтения, задайте ему массу вопросов. Если вы хотите, чтобы покупатель был заинтересован, задайте один или два вопроса и оставьте все как есть.
Шаг 2. Задавайте открытые вопросы
Вместо вопросов типа «да / нет» задавайте вопросы, на которые можно получить более полные ответы. Вместо того, чтобы спрашивать: «Вы бы порекомендовали нас другу?», Спросите: «Как бы вы описали нас другу?» Такие вопросы дают вам больше информации в ответах, чем простой вопрос «да / нет».
Шаг 3. Сообщите клиенту, что вы быстро к нему вернетесь
Это заставляет клиента чувствовать, что его мнение не попадает в какой-то гигантский почтовый ящик, где его можно читать или не принимать во внимание. Вы также, вероятно, получите более откровенный отзыв, если они будут знать, что вы ответите.
Когда вы ответите, будьте откровенны и профессиональны. В сегодняшней вирусной интернет-культуре вы можете испортить репутацию компании за секунду, если ответите чем-то другим, кроме профессионализма и искренности
Шаг 4. Не включайте вспышку или другие медленно загружающиеся функции
Если у клиента медленное соединение, он, скорее всего, немедленно удалит письмо, когда увидит, что оно не загружается. Помните, что обратная связь часто важнее для вас, чем они.
Шаг 5. Используйте хорошо продуманный шрифт и формат
Вы хотите, чтобы ваша электронная почта выглядела чистой и профессиональной. Письмо с некачественной графикой или шрифтом без комиксов вряд ли впечатлит ваших клиентов. Вместо этого используйте стандартные шрифты, такие как Times New Roman или Arial, если вы не уверены в шрифте, и сведите лишнюю графику к минимуму.
Шаг 6. Убедитесь, что электронная почта удобна для устройств
Формат с одним столбцом более гибок, чем формат с несколькими столбцами. Вы также захотите убедиться, что ваши шрифты не слишком мелкие. Вы хотите, чтобы электронная почта отображалась на ноутбуках, телефонах и планшетах. Поскольку так много людей проверяют свою электронную почту на своих телефонах, совершенно необходимо соответствующим образом отформатировать электронную почту.
Помощь в написании электронной почты
Что нужно включить в электронное письмо с просьбой об обратной связи
Чего следует избегать в электронном письме с просьбой об обратной связи
Аннотированное электронное письмо с просьбой оставить отзыв
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Не дергайте людей за обратную связь.
- Соблюдайте почтовый этикет в соответствии с ситуацией.
- Немного смирения имеет большое значение.
