Учитывая тот факт, что каждый день отправляется и принимается более 300 миллиардов электронных писем, неудивительно, что у людей развилась «усталость от электронной почты». Вот почему так важно писать эффективные электронные письма, которые ясно и кратко излагают вашу точку зрения - вы не хотите, чтобы люди не полностью читали ваше письмо с приглашением на встречу, потому что оно слишком длинное или непонятное. Не волнуйтесь - эта wikiHow расскажет вам обо всем, что вам нужно сделать при написании электронного письма для приглашения на встречу, например, как написать четкую тему, что вы должны сказать в теле письма и как вы можете использовать календарь, чтобы упростить задачу.
Шаги
Метод 1 из 3: написание сильной темы
Шаг 1. Напишите короткую актуальную тему с датой и темой встречи
Включение этих деталей означает, что люди будут знать, когда это и что будет обсуждаться, даже не открывая электронное письмо. Например, вы можете написать: «Встреча 12/8: новые правила отчетности».
Предупреждение:
Если не указывать тему встречи, люди, вероятно, ответят, спрашивая, относится ли она к их отделу или их присутствие обязательно, поэтому обязательно укажите тему!
Шаг 2. Запросите подтверждение присутствия в теме письма
Если вам нужно знать, кто собирается прийти на встречу, попросите подтверждения в теме письма. Таким образом, они будут знать, что им нужно ответить как можно скорее, еще до того, как откроют электронное письмо. Вы можете написать: «Пятница, 10 июня, HR-собрание, пожалуйста, подтвердите как можно скорее».
Вы также можете написать: «Пожалуйста, RSVP: заседание HR 10/6»
Шаг 3. Сообщите им, если это экстренная встреча, в теме письма
Если это насущный или срочный вопрос, требующий немедленной встречи, добавьте в тему срочности. Например, вы можете написать что-нибудь вроде: «Экстренная встреча, понедельник, 31.02: кибербезопасность».
Также важно отметить тему встречи, чтобы дать им представление о том, чего ожидать
Шаг 4. Укажите, является ли посещение обязательным или рекомендуемым
Если вы работаете в большой компании, присутствие некоторых людей может не требоваться на каждой встрече. Укажите соответствующий отдел в теме письма или сообщите получателям, если они должны присутствовать. Например, вы можете написать: «Обязательное маркетинговое совещание 10/6».
Если встреча не требуется, вы можете написать: «Предлагаемая встреча 10/6 по эффективной тактике исследования»
Шаг 5. Используйте полные слова в строке темы, чтобы избежать путаницы
Сокращения могут показаться эффективными, но они не так конкретны, как полные слова, и могут вызвать путаницу. Например, «SAP» может означать «системы и обработка» или «план выборки и анализа» в зависимости от того, кто знает или не знает ваш жаргон.
Однако можно использовать общепринятые сокращения, такие как «RSVP», «HR» и «Wed»
Метод 2 из 3: создание текста электронного письма
Шаг 1. Напишите краткое дружеское вступление и небольшую заметку
Представиться необходимо, если вы работаете в большой компании или еще не знаете всех. Также важно упомянуть в этом коротком вступлении, если какие-либо документы или материалы необходимо заполнить и / или принести на встречу.
Сделайте свое вступление представительным или относящимся к работе. Например, «Здравствуйте, команда, я с нетерпением жду запуска новой программы на следующей неделе!»
Кончик:
Напомните получателям, если им нужно выполнить какие-либо задачи или взять что-нибудь с собой на встречу. Например, «В качестве напоминания принесите 4 печатных копии списка контактов вашего поставщика».
Шаг 2. Укажите дату и время встречи в отдельной строке, чтобы выделить ее
Это важная информация для людей, которые должны присутствовать на собрании, поэтому вы хотите, чтобы она была четкой и выделялась среди остального текста. Сделайте отступ на 2 строки выше и ниже и / или выделите жирным шрифтом.
- Пример: «6 октября, 10:30 - 11:45».
- Если собрание онлайн, укажите часовой пояс, чтобы люди из разных часовых поясов не пропустили его из-за недопонимания. Например, вы можете написать: «6 октября, 10:30 - 11:45 (тихоокеанское стандартное время)».
Шаг 3. Укажите местоположение после даты и времени
Сделайте так, чтобы место встречи выделялось так же, как дата и время, особенно если вы встречаетесь в новом месте, если его сложно найти или если вы знаете, что некоторые из получателей не знают это место. Для виртуальных встреч (через живой форум или видеочат) предоставьте ссылку на форум или видеозвонок для быстрого доступа.
Давая указания, будьте как можно более подробными. Например: «Пожалуйста, приходите в конференц-зал 592 в здании Тимарен (ул. 209 Никс). Комната 592 расположена на 2-м уровне здания, поэтому вам нужно подняться на лифте с первого этажа, выйти на 12 и использовать лифты на южной стороне здания (слева от вас), чтобы подняться наверх. на 59-й этаж »
Шаг 4. Расскажите о цели встречи
Сообщите получателям, чего ждет встреча. Краткая повестка дня встречи поможет им понять, какие задачи необходимо выполнить заранее. Вы можете просто указать тему (например, «Обновление кибербезопасности») или указать график:
- 10:30 - 10:45 Делитесь обновлениями статуса проекта
- 10:45 - 11:10 Сравните и выберите жизнеспособные предложения
- 11:10 - 11:30 Мозговой штурм и цели для запуска
Шаг 5. Проверьте свою электронную почту на предмет грамматических и фактических ошибок
Наиболее важные вещи, которые нужно вычитать, - это дата, время и место встречи, поэтому убедитесь, что они указаны правильно! Вы также можете вычитать свое введение, повестку дня или другие заметки, которые вы, возможно, включили, чтобы убедиться, что вы охватили все основы.
Прочтите свое электронное письмо вслух, чтобы убедиться, что ваш текст ясен и лаконичен, прежде чем отправлять его
Метод 3 из 3: Использование Outlook или встроенного календаря
Шаг 1. Нажмите «Новое собрание» на главной вкладке Outlook
Если ваша компания использует базу данных связи со встроенным календарем, например Outlook, используйте ее для настройки встречи. Обычно это предпочтительный контакт для людей, с которыми вы работаете.
Если ваша компания не использует Outlook или что-то подобное, вы можете использовать свой рабочий адрес электронной почты для отправки приглашения
Шаг 2. Выберите время и дату в окне «Помощник по планированию»
После создания новой встречи появится окно календаря. Щелкните «Помощник по планированию» и выделите доступное время и дату для встречи.
Убедитесь, что сейчас время, когда вы и предполагаемые участники доступны. В зависимости от приложения вашей компании вам может потребоваться настроить параметры просмотра, чтобы отображать расписание всех (в дополнение к вашему собственному)
Шаг 3. Добавьте участников, введя их имена или используя адресную книгу
Щелкните текстовую строку, чтобы ввести имена вручную, или прокрутите адресную книгу и выберите их имена из списка. Используйте функцию «Помощник по планированию», чтобы проверить доступность других людей.
Если люди недоступны, их имена будут выделены. Помощник даже покажет рекомендуемые временные интервалы, которые подходят вам и расписанию посетителей
Шаг 4. Установите время начала и окончания встречи
Убедитесь, что дата собрания совпадает с датой, которую вы выбрали ранее, и нажмите кнопку календаря, чтобы при необходимости внести изменения. Затем используйте стрелки раскрывающегося списка справа от списков времени, чтобы выбрать правильное время начала и окончания.
Добавление времени окончания наиболее уважительно относится к времени людей, чтобы они знали, чего ожидать, и могли планировать свою поездку на работу или работу во время встречи
Шаг 5. Нажмите «Встреча» на вкладке «Встреча» в верхней части экрана
Нажав на эту кнопку, вы вернетесь к общему экрану встречи, и вы увидите запланированную запись. Отсюда вы сможете добавить тему, местоположение и примечания.
Если вы не видите запланированную запись на экране встречи, вернитесь и повторяйте процесс, пока он не появится
Шаг 6. Будьте конкретны при вводе темы, места и примечаний
Сообщите получателям, о чем идет речь, в нескольких коротких словах (например, «Предстоящее тестирование продукта»). Укажите конкретное место и укажите маршрут, если это необычное место для встреч или если до него сложно добраться. Добавьте любые дополнительные примечания (например, любые подготовительные работы), относящиеся к собранию.
- Сообщите адрес места, даже если вы думаете, что они уже знают это.
- По завершении нажмите «Отправить».
Кончик:
Избегайте слишком общих тем, таких как «мозговой штурм», потому что это мало что скажет людям о цели встречи. Вместо этого вы можете сказать «мозговой штурм поставщиков нового продукта».
подсказки
- Корректируя электронное письмо или приглашение, делайте его кратким и по существу.
- Используйте дружелюбный профессиональный тон письма.
- Еще раз проверьте список получателей, чтобы убедиться, что все желающие приглашены.
- Введите адреса в строку «скрытая копия», если вы хотите, чтобы все адреса оставались скрытыми от получателей.
Предупреждения
- Не отправляйте приглашение или электронное письмо без даты, времени и места. Скорее всего, это расстроит ваших приглашенных, и вы получите множество ответов с просьбой предоставить эту информацию.
- Не пишите заглавными буквами, это будет истолковано как крик и является в высшей степени непрофессиональным.
