Почти каждый, кто работает, пользуется электронной почтой, но она легко может нас сбить с толку. Некоторые из нас получают гораздо больше электронных писем, чем мы можем эффективно справиться. Возможность быстро и правильно ответить на электронное письмо поможет нам сэкономить время и выглядеть более профессионально. Примечание:
Не все эти шаги и предложения работают во всех почтовых сервисах, однако все они работают в Gmail.
Шаги
Шаг 1. Понять причину, по которой люди пользуются электронной почтой
Электронная почта предназначена для общения между людьми; он предназначен для отправки текстовой и визуальной информации от одного человека другому / многим другим. Это не для:
- Хранение информации; лучше сохранить информацию в виде документа на компьютере или в облаке
- Напоминание о том, что нужно сделать; лучше используйте для этого список дел или календарь
Шаг 2. Используйте ярлыки или папки, чтобы электронные письма были организованы и не попадали в папку «Входящие»
- Используйте ярлык «продолжить» или «ответить» для вещей, которые вы должны сделать. Затем вы должны добавить их в свой дневник или список дел.
- Используйте "ожидая ответа", когда ждете кого-то другого.
- Используйте слово «срочно» для дел, которые необходимо сделать как можно скорее.
Шаг 3. Сохраните полезную информацию, затем заархивируйте письмо
- Загрузите любые вложения и сохраните файлы в нужном месте
- Затем, если вы не собираетесь отвечать на письмо, заархивируйте его.
Шаг 4. Архивируйте электронные письма, с которыми вы закончили
Не бойтесь архивирования; По сути, он перемещает электронное письмо из вашего почтового ящика в ящик «без имени» (технически он удаляет ярлык «входящие»).
- Он не исчез - вот для чего нужно удаление
- Его всегда можно найти и найти
Шаг 5. Удалите сообщения с ошибками, а затем откажитесь от подписки на их источник
Это защитит ваш почтовый ящик от ненужных и нежелательных писем.
- Удалите письма, которые вы не должны были получать
- Они больше не будут доступны для поиска или поиска после того, как они некоторое время находятся в "корзине".
- Если вы не хотите получать такое письмо снова, убедитесь, что вы отказались от подписки на его получение, просмотрев информацию об отказе от подписки в нижней части письма.
- Если вы не можете отписаться от рассылки, отметьте письмо как спам.
Шаг 6. Используйте звездочки для особых, очень важных или срочных писем
Используйте звезды экономно, потому что слишком много помеченных писем будет так же бесполезно, как и отсутствие помеченных писем.
подсказки
- Всегда помните о цели электронной почты и старайтесь не использовать ее ни для чего больше.
- Используйте электронную почту как часть своего «рабочего процесса», наряду со списком дел, календарем или дневником, а также с любыми другими полезными инструментами.
