Если вы не очень хорошо знакомы с Microsoft Excel, это может показаться сложной программой. К счастью, начать легко. Вы можете вводить данные, копировать и вставлять их из других документов и форматировать их всего за несколько щелчков мышью. Немного попрактиковавшись, вы сможете быстро вводить, редактировать и управлять данными в Microsoft Excel.
Шаги
Часть 1 из 3: Ввод и выбор данных
Шаг 1. Запустите Microsoft Excel
Вы можете найти Excel, щелкнув меню «Пуск», выбрав «Все программы», выбрав «Microsoft Office», а затем выбрав «Microsoft Excel». Excel поставляется с набором продуктов Microsoft Office, обычно поставляемых с компьютерами и ноутбуками Windows.
Пользователи Mac, которые приобрели Excel для Mac, найдут программу, расположенную в их док-станции или среди них, открыв «Finder» и выбрав «Приложения»
Шаг 2. Откройте электронную таблицу
Пустая «книга» может автоматически появиться при открытии Excel. В противном случае вы увидите «Галерею шаблонов», в которой вы можете выбрать новую пустую книгу или специально отформатированный шаблон.
Вы всегда можете открыть новую электронную таблицу, работая над другой книгой в Excel. Просто нажмите «Файл» в строке меню и выберите опцию «Новая книга»
Шаг 3. Введите данные в нужные ячейки
Вы можете вводить числа, слова, уравнения, формулы или функции в любую ячейку после выбора и щелчка по ней.
- Когда закончите с данной ячейкой, нажмите ↵ Enter или Tab ↹, чтобы автоматически перейти к следующей ячейке по горизонтали.
- Вы также можете создать новую строку в ячейке для добавления текста. Просто введите «разрыв строки», нажав Alt + ↵ Enter.
Шаг 4. Создайте заголовки для своих столбцов
Введите текст в строку 1, чтобы создать заголовки столбцов для ваших данных. Например, введите «Имя» в ячейку A1 и «Дата» в ячейку B1 и позвольте им служить заголовками столбцов для отслеживания информации об имени и дате.
Шаг 5. Создайте последовательный ряд данных
Excel может изучать закономерности, лежащие в основе ваших данных, а затем вводить данные на основе этих шаблонов, чтобы сэкономить ваше время и энергию. Начните с создания шаблона в последовательных ячейках (например, введите «Январь» в одну ячейку и «Февраль» в следующей). Затем выберите заполненные ячейки, щелкните и перетащите правый нижний угол выбранного прямоугольника, чтобы развернуть узор в новые ячейки. Excel автоматически распознает установленный вами шаблон и заполнит последующие ячейки «март», «апрель» и так далее.
Excel может распознавать многие общие шаблоны, такие как дни недели, даты с равным интервалом, последовательные числа и многие другие
Шаг 6. Выделите диапазон ячеек
Чтобы выбрать диапазон ячеек с помощью мыши (для форматирования или редактирования большего количества данных), просто щелкните начало или конец диапазона данных и перетащите курсор в желаемом направлении, чтобы выделить соответствующий текст. Существует также ряд полезных сочетаний клавиш, перечисленных ниже.
- Нажатие Ctrl и пробела расширяет выделение по всему столбцу, в котором расположена исходная ячейка.
- Нажатие ⇧ Shift и пробела расширяет выделение по всей строке, где расположена исходная ячейка.
- Нажатие Ctrl + ⇧ Shift и пробела или Ctrl + A выделит весь рабочий лист.
Шаг 7. Вставьте строку (и)
Начните с щелчка по номеру строки (это выберет всю строку). Выберите строку, над которой вы хотите разместить новую строку. Щелкните правой кнопкой мыши (Control + щелкните на Mac) и выберите «Вставить» в появившемся меню.
- Эта функция также доступна на вкладке «Главная», выбрав «Вставить» в «Ячейках», а затем «Вставить строки листа».
- Для вставки нескольких строк необходимо выбрать несколько строк над местом, в котором вы хотите разместить новые строки. Просто выберите то же количество строк, которое вы хотите вставить ниже.
Шаг 8. Вставьте столбцы
Начните с нажатия буквы столбца (это выберет весь столбец). Выберите столбец, слева от которого вы хотите разместить новый столбец. Щелкните правой кнопкой мыши (Control + щелкните на Mac) и выберите «Вставить» в появившемся меню.
- Эта функция также доступна на вкладке «Главная», выбрав «Вставить» в «Ячейках», а затем «Вставить строки листа».
- Для вставки нескольких столбцов необходимо выбрать несколько столбцов справа от места, в котором вы хотите разместить новые столбцы. Просто выберите такое же количество столбцов, которое вы хотите вставить слева.
Часть 2 из 3: Редактирование данных
Шаг 1. Скопируйте одну или несколько ячеек
После выбора ячеек, которые вы хотите скопировать, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» в появившемся меню. Или нажмите Ctrl + C (или ⌘ Command + C для пользователей Mac). Это добавит выбранные данные в буфер обмена.
Шаг 2. Вырежьте одну или несколько ячеек
После выбора ячеек, которые вы хотите вырезать, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вырезать» в появившемся меню. Или нажмите Ctrl + X (или ⌘ Command + X для пользователей Mac). Это добавит выбранные данные в буфер обмена.
Шаг 3. Вставьте одну или несколько ячеек
После выбора ячеек, в которые вы хотите вставить данные, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» в появившемся меню. Либо нажмите Ctrl + V (или ⌘ Command + V для пользователей Mac). Это вставит содержимое скопированных или вырезанных ячеек.
Если ваша ячейка содержит формулу, «Вставить» вставит формулу, а не вычисленное значение формулы. Чтобы «Вставить» значения ячеек, используйте «Специальная вставка»
Шаг 4. Вставьте значения ячеек вместо формул
Начните с выбора «Правка» на вкладке «Главная» и нажатия «Специальная вставка». Выберите «Значения» из списка атрибутов для вставки.
В зависимости от вашей версии Excel, другие параметры в «Специальная вставка» могут включать «Комментарии» (текстовые комментарии, которые могут быть добавлены к отдельным ячейкам), «Форматы» (все варианты форматирования текста) или «Все», чтобы вставить все в однажды
Шаг 5. Удалите содержимое ячейки
Просто выберите ячейку (я), в которой вы хотите удалить текст, и нажмите Del или щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить» в появившемся меню.
Шаг 6. Переместите ячейки, строки или столбцы
Выделите выбранные ячейки и активируйте «указатель перемещения» (который отображается в виде четырех направленных стрелок для пользователей Windows или значка руки для пользователей Mac). Перетащите в нужное место, чтобы заменить любые существующие данные там ячейками, которые вы решили переместить.
Шаг 7. Используйте формулу
Excel использует «формулы» для вычислений внутри ячейки и может ссылаться на другие ячейки как часть этих вычислений. Щелкните ячейку, в которую вы хотите ввести формулу, и начните с ввода «=». Теперь введите математическую формулу и нажмите «Enter». Excel отобразит результаты (а не саму формулу).
Вы также можете узнать больше о том, как вводить формулы в Microsoft Excel
Шаг 8. Ссылочные значения из других ячеек
Формулы могут ссылаться на другие ячейки и их значения. При вводе формулы просто щелкните одну ячейку или диапазон ячеек, и Excel автоматически подставит имя ячейки (например, B2, D5) в формулу. Теперь ваша формула ссылается на эту конкретную ячейку и будет постоянно извлекать из нее значение. Если значение в указанной ячейке изменится, результаты формулы также изменятся.
Вы также можете ссылаться на значения из других листов. Начните с выбора ячейки, в которой вы хотите указать значение, введите «=» в строке формул, а затем введите желаемую формулу сразу после «=». После ввода формулы просто щелкните вкладку рабочего листа, который вы хотите ссылаться, а затем выберите желаемый диапазон данных, который вы хотите ввести в формулу
Шаг 9. Отслеживайте свои изменения
Вы можете отслеживать изменения, выбрав «Инструменты» в строке меню, а затем щелкнув «Отслеживать изменения». Наконец, выберите «Выделить изменения».
Если эта опция недоступна, вы находитесь в формате только для чтения. В разделе «Отслеживать изменения» установите флажок «Отслеживать изменения при редактировании. Это также дает доступ к вашей книге». После выбора этого параметра вы можете вносить изменения и просматривать эти изменения, снова выбрав этот параметр и установив флажок рядом с «Выделить изменения»
Шаг 10. Добавьте комментарии
Это может быть полезным способом обсуждения изменений, внесенных в электронную таблицу Excel. Начните с выбора ячеек, которые вы хотите прокомментировать. Затем выберите «Вставить» в строке меню и нажмите «Вставить комментарий» в появившемся меню. Текстовое поле появится в желаемом месте и позволит вам оставить комментарий.
Шаг 11. Сохраните изменения
Выберите «Файл» в строке меню и нажмите «Сохранить». Затем нажмите кнопку раскрывающегося списка «Сохранить в» и выберите нужную папку. Если вы попытаетесь выйти из Excel до сохранения последних изменений, появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы сохранить изменения. Вы можете либо нажать «Сохранить», либо «Не сохранять» в зависимости от ваших предпочтений.
Часть 3 из 3: Форматирование данных
Шаг 1. Просмотрите ленту «Формат»
Убедитесь, что лента «Форматирование» видна, чтобы вы могли легко и быстро получить доступ к различным параметрам форматирования. Просто щелкните стрелку, направленную вниз, справа от ленты «Формат», чтобы развернуть ее. Это позволит вам настроить стиль и размер шрифта, а также сделать текст курсивом, полужирным или подчеркнутым шрифтом. Это также дает вам быстрый доступ к нескольким функциям, обсуждаемым в шагах форматирования, описанных ниже.
Щелчок правой кнопкой мыши по ячейке или группе ячеек также вызывает параметры форматирования. Щелкнув правой кнопкой мыши ячейку (я), выберите «Форматировать ячейки». Это предоставит вам несколько вариантов в отношении числа (стиля), выравнивания, шрифта, границы, узоров и защиты
Шаг 2. Оберните текст
Это приведет к тому, что текст будет обтекать и оставаться видимым в ячейке, а не заканчиваться и закрываться следующей ячейкой. Начните с выделения ячеек, которые вы хотите настроить. Затем на вкладке «Главная» посмотрите на группу кнопок «Выравнивание» и выберите параметр «Перенос текста».
Вы также можете настроить свой текст так, чтобы он соответствовал ячейкам, чтобы столбцы и строки автоматически настраивали свою ширину или высоту (соответственно) для размещения содержимого в ячейке. На вкладке «Главная» найдите группу кнопок «Ячейки» и нажмите «Форматировать». В меню «Формат» выберите «Размер ячейки» и нажмите «Автоподбор ширины столбца» или «Автоподбор высоты строки»
Шаг 3. Выровняйте текст
Это приведет к выравниванию текста по левой, правой или центральной части ячеек. Начните с выделения ячеек, которые вы хотите настроить. Затем на вкладке «Главная» выберите соответствующее выравнивание. Вы увидите три кнопки с линиями, ориентированными так, чтобы продемонстрировать сторону ячеек, в которой будет начинаться текст.
Шаг 4. Измените числовой стиль данных
Вы найдете несколько основных стилей нумерации на самой панели инструментов «Формат». Просто выберите ячейки, которые вы хотите отформатировать, а затем щелкните соответствующий числовой стиль на панели инструментов. Чтобы получить доступ к дополнительным стилям, щелкните правой кнопкой мыши выбранные ячейки, нажмите «Форматировать ячейки», а затем выберите вкладку «Число». Вы увидите множество вариантов, перечисленных в разделе «Категория».
Шаг 5. Измените цвет текста
Выберите ячейки, для которых вы хотите настроить цвет текста. Затем на панели инструментов «Формат» щелкните стрелку, направленную вниз, рядом с «Цвет шрифта». Это вариант, который выглядит как буква «А» с цветной линией под ней. Щелчок по стрелке приводит к отображению меню с различными вариантами цвета.
Шаг 6. Измените цвет фона
Выберите ячейки, для которых вы хотите настроить цвет фона. Затем на панели инструментов «Формат» щелкните стрелку, направленную вниз, рядом с «Цвет заливки». Это вариант, который выглядит как банка с краской для букв с цветной линией под ним. Щелчок по стрелке приводит к отображению меню с различными вариантами цвета.
подсказки
- Нажатие Ctrl + ⇧ Shift и соответствующей стрелки направления расширяет выделение до последней заполненной ячейки в том же столбце или строке, что и исходная ячейка.
- Нажатие Ctrl + ⇧ Shift + ⇱ Home расширяет выделение до самого начала рабочего листа.
- Нажатие Ctrl + ⇧ Shift + ⇟ PgDn расширяет выделение на текущий лист и следующий за ним лист.
- Нажатие Ctrl + ⇧ Shift + ⇞ PgUp расширяет выделение на текущий лист и предыдущий лист, который идет перед ним.
- Вы также можете вручную настроить ширину столбцов и высоту ячеек. Просто нажмите на линию, разделяющую две ячейки, и удерживайте ее, пока не появятся две противоположные стрелки. Затем перетащите эти стрелки в нужном направлении, чтобы уменьшить или расширить строку или столбец.
- Вы также можете создать условное форматирование для определенных ячеек (или категорий ячеек). На вкладке «Главная» выберите «Условное форматирование» из группы кнопок «Стили».
