Если вы какое-то время работаете, вы, вероятно, знаете, насколько важны электронные письма. Поскольку в Интернете невозможно передать тон или язык тела, очень легко неверно истолковать чье-то сообщение, когда вы видите его на экране. Продолжайте читать, чтобы узнать, как писать четкие, краткие и эффективные электронные письма в профессиональной среде.
Шаги
Метод 1 из 10: пишите электронные письма, когда можете сосредоточиться
Шаг 1. Если вы отвлеклись, письмо может быть составлено не так хорошо
Когда вам нужно написать электронное письмо, постарайтесь спокойно сесть, когда вы не думаете о миллионе других вещей. Ваш текст станет более четким, и вы сможете сосредоточиться на грамматике, тоне и общем сообщении.
- Это особенно важно, если ваша электронная почта отправляется нескольким людям.
- Пишите электронные письма в тихой комнате и уберите телефон и другие отвлекающие факторы.
Метод 2 из 10: Задайте тон своими первыми несколькими словами
Шаг 1. Ваша вступительная фраза может иметь большое влияние
Если вы хотите, чтобы ваш тон был легким и непринужденным, начните с чего-нибудь вроде: «Привет, Джессика! Надеюсь, у вас были хорошие выходные ». Если вы хотите, чтобы это было немного более профессионально, просто скажите что-нибудь вроде «Привет, Дэвид».
Старайтесь избегать чего-то слишком душного, например «Дорогой Роберт». Это кажется немного безличным
Метод 3 из 10. Делайте электронные письма короткими
Шаг 1. Многословные сообщения обычно сбивают с толку получателя
По возможности постарайтесь быть кратким и лаконичным. Делайте предложения короткими и не добавляйте слишком много деталей - если вы обнаружите, что пишете более одного или двух абзацев, вам, вероятно, следует сообщить людям информацию в видеочате или лично.
- Постарайтесь быстро перейти к делу и не писать тонны любезностей.
- Люди обычно читают электронные письма короткими очередями. Если вы добавите слишком много информации, скорее всего, часть из нее будет потеряна.
- Делайте электронные письма краткими, но старайтесь избегать грубых предложений или односложных ответов. Это может показаться немного грубым, особенно на экране компьютера.
Метод 4 из 10: четко укажите, что вам нужно
Шаг 1. Если вы что-то просите, убедитесь, что это понятно
Не ходите вокруг да около - формулируйте то, что вам нужно, четко и прямо, чтобы не было недопонимания. Если есть временная шкала, обязательно включите и ее. Тем не менее, убедитесь, что ваш тон светлый. Например:
- «Мне нужен ежемесячный отчет о проделанной работе в моем почтовом ящике к вечеру понедельника».
- «Если бы вы могли получить эту форму обратной связи ко мне к концу недели, было бы здорово».
Метод 5 из 10. Организуйте свои мысли по абзацам
Шаг 1. Это поможет людям легко читать информацию
Когда вы переходите к новой теме, отделите ее новым абзацем, чтобы ваше письмо было легко просматриваемым. Это поможет вашему читателю быстро просканировать сообщение, чтобы найти наиболее важные для него части.
Используйте такие слова, как «также», «следующий» и «наконец», чтобы начать абзацы
Метод 6 из 10. Добавьте конкретную тему
Шаг 1. Сообщите людям, о чем именно идет речь
Убедитесь, что ваша тема конкретна; например, вместо того, чтобы писать «Отчет», попробуйте что-нибудь вроде «Ежемесячный отчет по планированию: июнь 2021 года». Ваши коллеги с большей вероятностью откроют его и прочтут, если будут знать, что он для них важен и актуален.
Это также помогает уберечь ваши электронные письма от папки спама
Метод 7 из 10: исправьте опечатки
Шаг 1. Ошибки действительно могут отбросить ваше сообщение
Хотя большинство средств проверки правописания обнаруживают слова с ошибками, они не смогут обнаружить неправильный выбор слова или чье-либо имя. Вам также следует прочитать на предмет отсутствия пунктуации или грамматических ошибок, поскольку они могут заставить читателя подумать, что вам все равно. Потратьте 2–3 минуты на чтение письма, прежде чем отправлять его, чтобы убедиться, что нет явных ошибок.
В профессиональной среде очень важно правильно написать чье-то имя. Потратьте минуту, чтобы дважды убедиться, что он у вас есть, перед тем, как отправить его, чтобы избежать неловкости в будущем
Метод 8 из 10. Перечитайте электронную почту, чтобы получить тон
Шаг 1. Подумайте, как получатели прочитают ваше сообщение
Что-то вроде «Давай поговорим позже» может показаться вам невинным, но ваш коллега, читающий это, может подумать, что у него проблемы или что вы злитесь. Измените его на что-то вроде «У вас есть время поговорить позже о предстоящих изменениях в отчете?» чтобы быть немного яснее.
- Никогда не используйте в письмах заглавные буквы! Написание предложения заглавными буквами обычно воспринимается как крик на кого-то через экран компьютера.
- Вместо того, чтобы что-то вроде «Отправьте изменения до завтрашнего утра». попробуйте что-нибудь вроде: «Поскольку крайний срок - завтра днем, мне понадобятся ваши изменения к завтрашнему утру. Сообщите мне, подходит ли вам этот график ».
Метод 9 из 10. Сделайте паузу перед ответом на подстрекательское письмо
Шаг 1. Если вы получили электронное письмо, которое заставляет вас злиться, подышите на секунду
Вместо резкого ответа сосчитайте до 10 (или 1000), пока не почувствуете себя спокойно. Затем перечитайте письмо, чтобы узнать, действительно ли оно оскорбительно. Скорее всего, вы немного неверно истолковали сообщение, и на самом деле это не так уж плохо.
Если вы все еще чувствуете необходимость составить гневный ответ, подождите 24 часа, прежде чем отправлять его. Затем вернитесь к своему ответу через день, чтобы узнать, хотите ли вы его отправить или нет
Метод 10 из 10. Дайте людям возможность не сомневаться
Шаг 1. Сложно передать позитивный тон в электронном письме
Если вы прочитали что-то, что вам прислал коллега, и вы сразу же обиделись, сделайте шаг назад и перечитайте то, что они написали. Попробуйте спросить себя, есть ли другой способ интерпретации тона - действительно ли это письмо грубо или они просто резкие?
Например, кто-то может написать: «Мне нужен этот отчет к вечеру». На первый взгляд это кажется немного холодным и бесстрастным. Однако это не обязательно грубо, это просто факт и краткость
подсказки
Электронные письма часто рассматриваются как несрочные. Если вам нужен ответ прямо сейчас, попробуйте поговорить с коллегой лично или через видеочат
Предупреждения
- Несмотря на то, что смайлики и смайлики обозначают тон, не используйте их для профессионального письма.
- Не отправляйте оскорбительные или подстрекательские электронные письма, особенно людям, которых вы не очень хорошо знаете.
