Начать письмо с правильного приветствия может быть непросто. Отправляя профессиональное электронное письмо или пишите кому-то, кого вы плохо знаете, лучше всего выбрать простое и универсальное приветствие, например «Привет», прежде чем обращаться к человеку по его фамилии. Если вы пишете другу, члену семьи или кому-то еще, с кем у вас более непринужденные отношения, можно просто называть его по имени.
Шаги
Метод 1 из 4: выбор подходящего приветствия
Шаг 1. Скажите «Привет», чтобы начать свое электронное письмо на дружеской ноте
Простое «Привет», за которым следует имя человека, отлично подойдет для большинства писем. Это непринужденная и личная обстановка, но без излишней формальности или непринужденности. А поскольку он такой короткий и прямой, он не отвлечет вашего читателя и не будет выглядеть неуместным.
Вы также можете использовать «Привет» при обращении сразу к нескольким получателям, например «Всем привет»
Кончик:
«Привет» - отличное универсальное приветствие без суеты, независимо от того, предназначено ли ваше электронное письмо другу, руководителю или незнакомцу.
Шаг 2. Для более официальных сообщений нажмите «Уважаемый»
«Дорогой» - это универсальное приветствие, оно более уместно, чем «Привет», но все же имеет теплое, приятно старомодное кольцо. Это идеальный способ пригласить на переписку как с близкими, так и с людьми, которых вы не очень хорошо знаете.
Это приветствие также можно использовать для друзей и семьи
Шаг 1.
- Слово «Уважаемый» также несет в себе нотку приличия и уважения, чего не бывает в менее официальных приветствиях.
- Одним из недостатков этого средства открытия является то, что для некоторых он может показаться слишком формальным, особенно в деловой среде.
Шаг 2. Используйте анонимное приветствие, если вы не знаете имя получателя
«Приветствия» и «Для кого это может касаться» - два наиболее распространенных безобидных анонимных приветствия. Это беспроигрышный вариант для тех случаев, когда вы не уверены, кто будет читать ваше сообщение.
- Вы также можете попробовать что-нибудь двусмысленное, например: «Уважаемый сэр или мадам», хотя это может показаться немного скучным во всех электронных письмах, кроме самых официальных.
- Анонимные приветствия чаще всего используются при обращении к группам, таким как предприятия и организации, а не отдельным лицам.
Шаг 3. Напишите имя человека отдельно, если хотите перейти непосредственно к делу
Если вы не знаете, какое приветствие использовать или предпочитаете, чтобы ваше сообщение занимало центральное место, совершенно нормально указать имя получателя и оставить все как есть. Просто добавьте запятую, пропустите строку и скажите то, что хотите сказать.
- "РС. Томпсон »звучит не более или менее формально, чем« Привет, мисс Томпсон », и позволяет избежать нерешительности при выборе наиболее подходящего приветствия.
- Использование имени человека в качестве приветствия само по себе также может быть полезно в последующей переписке, когда вам не обязательно каждый раз выбирать новое приветствие.
Метод 2 из 4: обращение к получателю
Шаг 1. Назовите человека по имени, если вы его хорошо знаете
Это довольно простое правило: если вы общаетесь с кем-то по имени, вы можете использовать его имя. В противном случае рекомендуется придерживаться их фамилии, чтобы не проявить самонадеянность и не потереть их неправильно.f
Когда вы пишете хорошо известному знакомому, вы можете начать с его имени или прикрепить более непринужденное приветствие в качестве вступления (например, «Привет, Джеки»)
Предупреждение:
Никогда не называйте кого-то, кого вы не встречали, по имени, если он специально не сказал вам, что это нормально. Это просто невежливо!
Шаг 2. Называйте профессиональных и неизвестных знакомых по фамилии
Выберите подходящее приветствие (помните, что «Привет», «Дорогой» и «Приветствие» полезны в самых разных ситуациях), а затем закрепите фамилию человека. Большинство отправляемых вами электронных писем, вероятно, будут начинаться с фамилии получателя, особенно если они имеют отношение к работе.
- Если человек, которому вы пишете, - женщина, используйте префикс Ms. вместо «миссис» если только вы не знаете наверняка, что она замужем.
- Использование фамилии получателя позволяет установить вежливый и уважительный тон корреспонденции.
Шаг 3. Используйте такой термин, как «Все», когда приветствуете более одного получателя
В больших группах может быть много разных людей, и вы не хотите делать никаких предположений относительно их пола или уровня знакомства. Поскольку такие термины, как «Парни» и «Дамы и господа» можно интерпретировать как ограничивающие по признаку пола, их лучше не использовать в пользу чего-то более инклюзивного.
- Также избегайте чрезмерно случайных приветствий, таких как «ребята» или «вы».
- Выбрасывание неправильного собирательного местоимения может заставить одного из ваших читателей почувствовать себя маргинализованным или полностью проигнорированным.
Шаг 4. Назовите должность или должность человека, если это имеет отношение к вашему сообщению
В обычных обстоятельствах может показаться странным начинать электронное письмо со слов «Приветствую главного представителя службы поддержки клиентов». Однако, если позиция человека напрямую связана с причиной вашего письма, это может быть хорошим способом подготовить его к вопросу, запросу или жалобе.
- Отправляя электронное письмо в «Дирекцию по связям с общественностью», а не «г-н. Everett »сообщит получателю, что дело касается выполнения его индивидуальных обязанностей.
- Точно так же, когда вы входите в контакт с лидером организации, вы можете прервать разговор приветствием вроде «Уважаемый организатор профсоюзов Солт-Лейк-Сити».
Метод 3 из 4: как избежать распространенных ошибок при приветствии
Шаг 1. Не забывайте всегда включать приветствие
Правило номер один при написании приветствия по электронной почте - убедиться, что оно там есть. Открытие электронного письма может вызвать неприятные ощущения, когда вы столкнетесь с блоком текста без введения или личных любезностей, и вам понадобится всего несколько секунд, чтобы напечатать несколько слов, чтобы выразить цель вашего общения.
Электронное письмо без приветствия многие сочтут неполным. В результате это может плохо отразиться на вас или вашей способности эффективно общаться
Кончик:
Не зацикливайтесь на этом - если вы не знаете, что еще написать, выберите простое «Привет» и направьте свой мозг на написание остальной части электронного письма.
Шаг 2. Избегайте «Привет», если вы не близки с человеком, которому пишете
«Привет» так же непринужденно, как кажется. По этой причине это приемлемый способ отправить электронное письмо своему лучшему другу или коллеге того же ранга, но не вышестоящему руководству или кому-либо, с кем вы общаетесь впервые.
- Хотя они могут показаться безобидными, излишне неформальные приветствия, такие как «Привет», могут непреднамеренно сигнализировать о неуважении к получателю.
- Другие непринужденные формы обращения, такие как «Что случилось?» Или «Йоу», никогда не следует использовать в электронных письмах. Эти приветствия лучше использовать для обмена текстовыми сообщениями.
Шаг 3. Будьте осторожны при использовании приветствий, привязанных к конкретному времени, например «Добрый день
«Указание времени, которое вы пишете, может придать вашей электронной почте более индивидуальный вид и позволит вам лучше взаимодействовать с получателем. Однако делать это следует только в том случае, если вы уверены, что они находятся в одном часовом поясе. В противном случае вы можете выглядеть невежественным или невнимательным.
- Сказать «Доброе утро» кому-то, кто живет на другом конце света, может вызвать путаницу, особенно если ваше электронное письмо содержит информацию, чувствительную ко времени.
- Если вы настроены использовать одно из этих приветствий, не помешает потратить немного времени, чтобы увидеть, какое время (и дату!) Находится в том месте, где ваш получатель будет читать ваше сообщение.
Шаг 4. Делайте знаки препинания простыми и подходящими
Лучший способ отформатировать любое приветствие - ввести свое приветствие по выбору и имя получателя, а затем вставить запятую, чтобы их глаза переходили к тексту электронного письма. Вы можете подумать, что восклицательный знак более выразителен, но есть вероятность, что его можно будет истолковать как несовершеннолетний или непрофессиональный.
- В некоторых случаях вы также можете закончить свое приветствие двоеточием или тире для более формального или случайного эффекта соответственно.
- Слишком большое волнение может даже разозлить человека, которому вы пишете, если он не разделяет ваш энтузиазм.
Шаг 5. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя
Прежде чем нажать «отправить», дважды проверьте написание имени человека в предыдущем сообщении электронной почты или исходном документе. Невинная орфографическая ошибка - это не конец слова, но повторение одной и той же ошибки более одного раза означает, что вы недостаточно заботитесь о том, чтобы все исправить.
- Если вы столкнетесь с особенно сложным или необычным именем, посмотрите, сможете ли вы скопировать и вставить его прямо в свое электронное письмо из внешнего источника.
- Вы рискуете оттолкнуть своего читателя, неправильно написав его имя и непоследовательно.
Метод 4 из 4: создание начальной строки вашего электронного письма
Шаг 1. Сразу же укажите цель вашего электронного письма
Используйте первое предложение, чтобы точно сказать получателю, почему вы пишете. Таким образом, они не останутся висящими. Обычно это так же просто, как превращать то, что вы будете обсуждать в основной части сообщения, в центральную идею и превращать ее в краткое введение.
- Хорошим началом для вашего электронного письма может быть: «Я пишу, чтобы узнать о…» или «Я хотел узнать ваше мнение о…»
- Не утомляйте получателя длинной преамбулой или ненужной информацией. Не нужно ходить вокруг да около - просто прыгай прямо в него.
Шаг 2. Поблагодарите получателя, если вы пишете ответ
Когда вы отвечаете кому-то по поводу отправленного вам сообщения, обычно нужно немного поблагодарить. Когда вас за что-то поблагодарили, это может быть очень приятно, а небольшое выражение признательности поможет вам убедиться, что ваша переписка начинается правильно.
- Формулируя свое первое предложение, обязательно подтвердите или резюмируйте цель исходного письма, например, «Спасибо, что связались с корпорацией Acme по поводу вашего недавнего опыта» или «Спасибо, что ответили так быстро».
- Если ваша переписка не связана с бизнесом, вы можете начать с чего-то вроде: «Спасибо, что обратились к нам. Мы так давно не разговаривали!"
Шаг 3. Поприветствуйте близких людей более личной запиской
Если вы достаточно хорошо знаете своего получателя, вы можете выбрать более сентиментальный подход, проверяя его или спрашивая новости об их жизни. Личные приветствия создают интимную атмосферу и создают дружескую, сердечную динамику.
- Вы можете использовать ведущую строку, например: «Поздравляю с рождением ребенка!» или «Я только что был в Бруклине, и это вызвало у вас много хороших воспоминаний», чтобы напомнить родственнику или приятелю по офису, что они находятся в ваших мыслях.
- Убедитесь, что любые личные комментарии или вопросы, которые вы включаете, соответствуют вашим отношениям с получателем. На вопрос: «Как вам ваша новая квартира?» может напугать кого-то, кого вы встречали всего один или два раза.
Шаг 4. Поработайте с легким юмором, как привлекающий внимание ледокол
Хотя в профессиональном мире юмор часто не приветствуется, он может обеспечить момент долгожданного облегчения от унылой природы повседневного практического общения, если использовать его разумно. Большинство людей привыкли просматривать сухие, точные электронные письма, поэтому забавные поздравления могут зацепить вашего читателя и сделать его более заинтересованным.
Если вы хотите немного облегчить ситуацию, попробуйте начать с фразы вроде: «Уже пятница?» или: «Я знаю, как тебе нравится получать от меня первые сообщения с утра»
Предупреждение:
Остроумная шутка или глупая игра слов могут быть полезны для оживления бесцветных профессиональных писем, но только тогда, когда того требует ситуация.
подсказки
- Несмотря на свою краткость, приветствие - одна из самых важных частей делового электронного письма. По сути, это дает получателю первое впечатление о вас и профессиональном поведении.
- Названные или предпочтительные имена большинства людей можно найти в информации об отправителе или в самом адресе электронной почты.
- Если вы узнали имя анонимного получателя после своего первоначального письма, обязательно включайте его в последующие сообщения, чтобы подтвердить изменение и найти более личный отклик.
