База данных клиентов может избавить бизнес от большого количества бумажной работы, предоставляя единый репозиторий для ценной информации о клиентах, которая может использоваться отделами продаж, службой поддержки клиентов и даже командой бухгалтеров. Хотя можно купить программные продукты, которые предоставляют базовые форматы для этого типа баз данных, пользовательские базы данных могут быть созданы с учетом некоторых основ о форме и функциях.
Шаги
Шаг 1. Купите программу для создания базы данных
Выберите продукт, совместимый с текстовыми редакторами и другими программными инструментами, используемыми в бизнесе. Это упростит импорт или экспорт данных из других источников, что позволит избежать ввода большого количества данных во вновь созданную базу данных.
Шаг 2. Определите тип информации, которая будет храниться в базе данных клиентов
Большинство дизайнов будут включать такую информацию, как название компании, почтовый адрес, физический адрес, контактное имя, номера телефонов и факсов, а также адреса электронной почты. Дополнительные данные, такие как информация об условиях контракта, ценах и примечания о незавершенных задачах, связанных с каждым клиентом, часто включаются в данные, собранные и хранящиеся в этом типе электронных ресурсов.
Шаг 3. Рассмотрите возможные варианты использования базы данных
Наряду с предоставлением централизованного ресурса для извлечения важных данных, подумайте о том, какие типы отчетов могут быть созданы с использованием данных, или если база данных предназначена для использования в качестве ресурса при создании почтовых этикеток, списков адресов электронной почты или даже списков для использования. в факсимильной связи. Помните об этом, это поможет определить, как назвать каждое из полей, в которых будут храниться данные, и упростит процесс создания форматов отчетов, извлекаемых из этих полей.
Шаг 4. Организуйте поля данных
Создайте простой шаблон, который следует логической последовательности при вводе имен, адресов и другой контактной информации. Это упрощает переход от одного поля к другому с минимальными перерывами и завершение ввода новой записи о клиенте в разумные сроки.
Шаг 5. Установите авторизацию по каждому из полей
Это включает определение того, какие поля будут включены в форматы отчетов, а какие могут служить основой для сортировки или поиска записей в базе данных. Назначение правильных полномочий для каждого поля ускорит извлечение нужных данных, когда и по мере необходимости.
Шаг 6. Подготовьте форматы отчетов
Часто бывает достаточно нескольких основных форматов, которые можно использовать часто, хотя ключевым пользователям может быть предоставлена возможность создавать настраиваемые отчеты, которые включают поля, относящиеся к должности пользователя и уровню доступа к данным о клиентах.
Шаг 7. Установите учетные данные и права доступа
Работоспособная база данных клиентов включает возможность создавать учетные данные для входа, которые позволяют только авторизованным сотрудникам получать доступ к информации. Далее, назначение разных уровней прав гарантирует, что каждый пользователь может просматривать, изменять и вводить данные, относящиеся к его или ее должностным обязанностям, но не может просматривать другую информацию, которая может быть полезна другим сотрудникам.
Шаг 8. Просмотрите и протестируйте базу данных клиентов перед выпуском
Попробуйте использовать бета-версию с небольшой группой сотрудников, чтобы убедиться, что каждая из функций работает так, как задумано. Используйте результаты этой тестовой группы, чтобы устранить любые проблемы с производительностью, форматом и простотой использования. После того, как все проблемы будут решены и решены, окончательная версия может быть выпущена для всей компании.
подсказки
- Постарайтесь спроектировать базу данных так, чтобы было место для добавления дополнительных полей или функций по мере изменения потребностей компании. Это позволит продолжать использовать продукт в течение нескольких лет, не заменяя его на более надежный продукт.
- Нет ничего необычного в том, что для создания новой базы данных клиентов требуется длительный период времени. Даже при использовании программного обеспечения, которое позволяет легко выполнять ряд задач, могут потребоваться недели, чтобы придумать идеальный формат.
