Из этой статьи вы узнаете, как создать базу данных, используя данные из электронной таблицы Microsoft Excel, путем импорта данных непосредственно в Access, программное обеспечение для управления базами данных Microsoft, или путем экспорта данных Excel в формат, совместимый с большинством программ для работы с базами данных. Microsoft Access является частью пакета программного обеспечения Microsoft Office и доступен только для Windows.
Шаги
Метод 1 из 2: Использование Microsoft Access
Шаг 1. Откройте Microsoft Access
Это красное приложение с А. Откроется страница шаблона Access.
Access разработан для использования с Excel, поставляется вместе с Excel в Microsoft Office Professional и доступен только для Windows
Шаг 2. Щелкните Пустая база данных
Эта опция находится в верхней левой части окна.
Если вы хотите использовать другой шаблон для своей базы данных Access, выберите нужный шаблон
Шаг 3. При появлении запроса нажмите «Создать»
Эта опция находится в правом нижнем углу всплывающего окна. Ваша база данных Access откроется.
Шаг 4. Щелкните вкладку Внешние данные
Он находится в строке меню в верхней части окна Access.
Шаг 5. Щелкните Сохраненный импорт
Вы найдете это в крайней левой части Внешние данные панель инструментов. Появится раскрывающееся меню.
Шаг 6. Выберите Файл
Это в раскрывающемся меню. При выборе этого параметра открывается всплывающее меню.
Шаг 7. Щелкните Excel
Эта опция находится во всплывающем меню. При нажатии на нее открывается окно импорта.
Шаг 8. Щелкните Обзор
Он находится в верхней правой части окна.
Шаг 9. Выберите электронную таблицу Excel
Перейдите в папку, в которой находится ваша электронная таблица Excel, затем щелкните электронную таблицу Excel, которую вы хотите открыть.
Шаг 10. Щелкните Открыть
Он находится в правом нижнем углу окна.
Шаг 11. Укажите, как передать данные
Щелкните переключатель слева от одного из следующих:
- Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных - Выберите этот вариант, если вы создали новую базу данных без таблиц или если вы хотите добавить новую таблицу в существующую базу данных. Создав новую таблицу, вы можете редактировать информацию в Access.
- Добавить копию записей в таблицу - Выберите этот вариант, если вы используете существующую базу данных и хотите добавить данные в одну из таблиц в базе данных. Добавив существующую таблицу, вы можете редактировать информацию в Access.
- Свяжите с источником данных, создав связанную таблицу - Выберите этот вариант, чтобы создать гиперссылку в базе данных, которая откроет базу данных Excel в Excel. С помощью этого метода вы не можете редактировать информацию в Access.
Шаг 12. Щелкните ОК
Вы найдете это в нижней части окна.
Шаг 13. Выберите лист
В верхней части окна щелкните имя листа, который вы хотите импортировать из выбранного документа Excel.
- По умолчанию Excel создает книги с тремя электронными таблицами с пометками «Лист 1», «Лист 2» и «Лист 3». Вы можете передавать только один лист за раз; если у вас есть информация на всех трех листах, вы должны выполнить перенос на одном листе, а затем вернуться на вкладку «Внешние данные» и повторить все шаги для каждого оставшегося листа.
- Вы можете удалять, добавлять и редактировать имена этих листов в Excel, и любые внесенные вами изменения будут отображаться в базе данных Access.
Шаг 14. Щелкните Далее
Он находится в правом нижнем углу окна.
Шаг 15. Включите заголовки столбцов
Установите флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов», если на вашем листе Excel есть заголовки столбцов в верхней строке (например, А ряд).
Снимите флажок, если хотите, чтобы Access создавал заголовки столбцов
Шаг 16. Щелкните Далее
Шаг 17. При необходимости отредактируйте столбцы и поля вашей электронной таблицы
Если вы хотите импортировать все поля из электронной таблицы без изменений, пропустите этот шаг:
- Чтобы отредактировать поле, щелкните заголовок столбца, который вы хотите изменить, затем отредактируйте имя поля, тип данных и / или то, проиндексировано оно или нет.
- Если вы не хотите импортировать поле, установите флажок «Не импортировать поле (пропустить)».
Шаг 18. Щелкните Далее
Шаг 19. Установите первичный ключ для базы данных
Для достижения наилучших результатов оставьте настройку по умолчанию как есть, чтобы позволить Access установить ключ.
Вы также можете установить свой собственный ключ, установив флажок «Выбрать мой собственный первичный ключ» и введя его в поле рядом с этой опцией, или вы можете выбрать «Без первичного ключа» (не рекомендуется)
Шаг 20. Щелкните Далее
Шаг 21. Добавьте имя
Введите имя листа в поле «Импортировать в таблицу».
Пропустите этот шаг, чтобы оставить для базы данных имя по умолчанию
Шаг 22. Нажмите Готово
Эта опция находится в нижней правой части окна.
Шаг 23. Щелкните Закрыть
Он находится в правом нижнем углу окна. Это закроет окно импорта и создаст вашу базу данных.
Вы можете сначала установить флажок «Сохранить шаги импорта», если хотите, чтобы Access запомнил ваши настройки для этой базы данных
Метод 2 из 2: Использование стороннего программного обеспечения для баз данных
Шаг 1. Откройте документ Excel
Дважды щелкните документ Excel, который вы хотите преобразовать в базу данных.
Если вы еще не создали свой документ, откройте Excel, щелкните Пустая книга и создайте документ, прежде чем продолжить.
Шаг 2. Щелкните Файл
Он находится в строке меню вверху окна Excel (Windows) или вверху экрана (Mac).
Шаг 3. Щелкните Сохранить как
Вы найдете эту опцию в Файл меню.
Шаг 4. Дважды щелкните «Этот компьютер»
Он посередине страницы.
Пропустите этот шаг на Mac
Шаг 5. Выберите формат файла
Щелкните раскрывающееся поле «Тип файла» (Windows) или «Формат файла» (Mac), затем выберите один из следующих вариантов:
- Если вы используете компьютерную базу данных, щелкните значок . CSV (значения, разделенные запятыми) формат.
-
Если вы используете веб-приложение базы данных, щелкните значок . XML формат.
Если в вашем документе Excel нет XML-данных, вы не сможете выбрать XML
Шаг 6. Щелкните Сохранить
Он находится внизу окна. Это сохранит ваш документ с использованием выбранных вами настроек.
Шаг 7. Создайте новую базу данных в вашем приложении базы данных
Этот процесс будет зависеть от того, какое приложение вы используете, но обычно вы открываете приложение, нажимаете Новый (или Файл > Новый) и следуйте инструкциям на экране.
Шаг 8. Найдите кнопку «Импорт…»
Его часто можно найти, щелкнув Файл вариант, но ваше приложение базы данных может отличаться.
Шаг 9. Выберите файл Excel
Найдите и дважды щелкните файл, который вы экспортировали из Excel.
Шаг 10. Следуйте инструкциям приложения базы данных, чтобы импортировать данные
Шаг 11. Сохраните базу данных
Обычно вы можете открыть меню «Сохранить», нажав Ctrl + S (Windows) или ⌘ Command + S (Mac).
подсказки
- Существует несколько бесплатных веб-сайтов с базами данных в Интернете, которые вы можете использовать для создания базы данных, хотя вам придется зарегистрировать учетную запись в большинстве этих служб.
- Если у вас нет полнофункционального программного обеспечения базы данных, вам также может потребоваться отдельная программа для открытия файлов базы данных на ПК или Mac.
