Из этой статьи вы узнаете, как автоматизировать создание отчетов в Microsoft Excel. Для внешних данных этот wikiHow научит вас, как запрашивать и создавать отчеты из любого внешнего источника данных (MySQL, Postgres, Oracle и т. Д.) Изнутри вашего рабочего листа, используя плагины Excel, которые связывают ваш рабочий лист с внешними источниками данных.
Для данных, уже сохраненных на листе Excel, мы будем использовать макросы для создания отчетов и их экспорта в файлы различных типов нажатием одной клавиши. К счастью, Excel поставляется со встроенным записывающим устройством шагов, что означает, что вам не придется самостоятельно кодировать макросы.
Шаги
Метод 1 из 2: для данных уже в Excel
Шаг 1. Если данные, по которым вам нужно создать отчет, уже хранятся, обновляются и обслуживаются в Excel, вы можете автоматизировать рабочие процессы отчетов с помощью макросов
Макросы - это встроенная функция, которая позволяет автоматизировать сложные и повторяющиеся задачи.
Шаг 2. Откройте Excel
Дважды щелкните (или щелкните, если у вас Mac) значок приложения Excel, который имеет вид белого «X» на зеленом фоне, затем щелкните Пустая книга на странице шаблонов.
- На Mac вам, возможно, придется нажать Файл а затем щелкните Новая пустая книга в появившемся раскрывающемся меню.
- Если у вас уже есть отчет Excel, который вы хотите автоматизировать, вместо этого дважды щелкните файл отчета, чтобы открыть его в Excel.
Шаг 3. При необходимости введите данные своей электронной таблицы
Если вы не добавили метки столбцов и номера, для которых вы хотите автоматизировать результаты, сделайте это, прежде чем продолжить.
Шаг 4. Включите вкладку «Разработчик»
По умолчанию Разработчик вкладка не отображается в верхней части окна Excel. Вы можете включить его, выполнив следующие действия в зависимости от вашей операционной системы:
- Windows - Щелкните Файл нажмите Параметры нажмите Настроить ленту в левой части окна установите флажок «Разработчик» в правом нижнем углу окна (возможно, сначала вам придется прокрутить вниз) и нажмите Ok.
- Mac - нажмите Excel нажмите Предпочтения… нажмите Лента и панель инструментов, установите флажок «Разработчик» в списке «Основные вкладки» и нажмите Сохранить.
Шаг 5. Щелкните Разработчик
Эта вкладка должна теперь находиться в верхней части окна Excel. В результате в верхней части окна Excel появится панель инструментов.
Шаг 6. Щелкните Записать макрос
Это на панели инструментов. Появится всплывающее окно.
Шаг 7. Введите имя макроса
В текстовом поле «Имя макроса» введите имя для своего макроса. Это поможет вам позже идентифицировать макрос.
Например, если вы создаете макрос, который будет строить диаграмму из имеющихся данных, вы можете назвать его «Диаграмма1» или аналогичное
Шаг 8. Создайте комбинацию клавиш для макроса
Нажмите клавишу ⇧ Shift вместе с другой клавишей (например, клавишей T), чтобы создать сочетание клавиш. Это то, что вы будете использовать для запуска макроса позже.
На Mac комбинация горячих клавиш будет ⌥ Option + ⌘ Command и ваша клавиша (например, ⌥ Option + ⌘ Command + T)
Шаг 9. Сохраните макрос в текущем документе Excel
Щелкните раскрывающийся список "Сохранить макрос в", затем щелкните Эта рабочая тетрадь чтобы убедиться, что макрос будет доступен всем, кто откроет книгу.
Вам нужно будет сохранить файл Excel в специальном формате для сохранения макроса
Шаг 10. Щелкните ОК
Он находится внизу окна. Это сохранит настройки макроса и переведет вас в режим записи. Любые шаги, которые вы предпримете с этого момента до остановки записи, будут записаны.
Шаг 11. Выполните шаги, которые вы хотите автоматизировать
Excel будет отслеживать каждый вводимый вами щелчок, нажатие клавиши и параметр форматирования и добавлять их в список макросов.
- Например, чтобы выбрать данные и создать из них диаграмму, вы должны выделить свои данные, щелкнув Вставлять в верхней части окна Excel щелкните тип диаграммы, выберите формат диаграммы, который вы хотите использовать, и при необходимости отредактируйте диаграмму.
- Если вы хотите использовать макрос для добавления значений из ячеек A1 через A12, вы должны щелкнуть пустую ячейку, ввести = СУММ (A1: A12) и нажать ↵ Enter.
Шаг 12. Щелкните Остановить запись
Это в Разработчик панель инструментов вкладки. Это остановит вашу запись и сохранит все шаги, которые вы предприняли во время записи, как отдельный макрос.
Шаг 13. Сохраните лист Excel как файл с поддержкой макросов
Нажмите Файл нажмите Сохранить как и измените формат файла на xlsm вместо того xls. Затем вы можете ввести имя файла, выбрать местоположение файла и щелкнуть Сохранить.
Если вы этого не сделаете, макрос не будет сохранен как часть электронной таблицы, а это означает, что другие люди на разных компьютерах не смогут использовать ваш макрос, если вы отправите им книгу
Шаг 14. Запустите ваш макрос
Для этого нажмите комбинацию клавиш, которую вы создали как часть макроса. Вы должны увидеть, как ваша электронная таблица автоматизируется в соответствии с шагами вашего макроса.
Вы также можете запустить макрос, нажав Макросы в Разработчик вкладку, выбрав имя макроса и нажав Запустить.
Метод 2 из 2: для внешних данных (MySQL, Postgres, Oracle и т. Д.)
Шаг 1. Загрузите плагин Kloudio для Excel из Microsoft AppSource
Это позволит вам создать постоянное соединение между внешней базой данных или источником данных и вашей книгой. Этот плагин также работает с Google Таблицами.
Шаг 2. Создайте соединение между вашим листом и внешним источником данных, нажав кнопку + на портале Kloudio
Введите сведения о своей базе данных (тип базы данных, учетные данные) и выберите любые параметры безопасности / шифрования при работе с конфиденциальными данными или данными компании.
Шаг 3. После того, как вы создали соединение между вашим листом и базой данных, вы сможете запрашивать и строить отчеты из внешних данных, не выходя из Excel
Создайте свои собственные отчеты на портале Kloudio, а затем выберите их в раскрывающемся меню Excel. Затем вы можете применить любые дополнительные фильтры и выбрать частоту обновления отчета (чтобы ваша электронная таблица продаж обновлялась автоматически каждую неделю, день или даже час).
Шаг 4. Кроме того, вы также можете ввести данные в подключенный рабочий лист и обновить данные внешнего источника данных
Создайте шаблон загрузки на портале Kloudio, и вы сможете вручную или автоматически загружать изменения в своей электронной таблице во внешний источник данных.
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Загружайте плагины Excel только из Microsoft AppSource, если вы не доверяете стороннему поставщику.
- Макросы можно использовать для чего угодно, от простых задач (например, добавление значений или создание диаграммы) до сложных (например, вычисления значений вашей ячейки, создания диаграммы из результатов, маркировки диаграммы и печати результата).
- При открытии электронной таблицы с включенным макросом вам, возможно, придется нажать Включить контент в желтом баннере в верхней части окна, прежде чем вы сможете использовать макрос.
Предупреждения
- Макросы могут использоваться злонамеренно (например, для удаления файлов на вашем компьютере). Не запускайте макросы из ненадежных источников.
- Макросы будут реализовывать буквально каждый шаг, который вы делаете во время записи. Убедитесь, что вы случайно не ввели неверное значение, не открыли программу, которую не хотите использовать, или не удалили файл.
