Повторяющиеся записи могут появиться, если у вас есть несколько человек, вводящих данные в базу данных без достаточных мер безопасности. Объединение нескольких баз данных вместе также может привести к дублированию. Access предоставляет инструмент запроса для поиска дубликатов в вашей базе данных. Затем вы можете удалить или объединить их, что упростит чтение и сделает вашу базу данных более эффективной.
Шаги
Шаг 1. Узнайте, что делает данные «дублирующими»
Повторяющиеся данные не означают, что все поля идентичны. Например, клиент, который был дважды введен в базу данных, может иметь два разных идентификатора и потенциально разные варианты написания. С другой стороны, если имя общее, это могут быть два разных клиента. Вам нужно будет сравнить доступные данные и внимательно проверить каждый результат, чтобы определить, что является дубликатом, а что нет.
Шаг 2. Сделайте резервную копию вашей базы данных
Перед внесением больших изменений рекомендуется создать новую резервную копию. Таким образом вы сможете восстановить базу данных, если случайно удалите неправильные записи.
- Щелкните меню «Файл» и выберите «Сохранить как» или «Сохранить и опубликовать».
- Нажмите «Резервное копирование базы данных» в разделе «Дополнительно». Следуйте инструкциям по созданию резервной копии базы данных.
Шаг 3. Сообщите другим пользователям, что вы собираетесь внести изменения
Во избежание конфликтов данных постарайтесь убедиться, что другие пользователи не будут добавлять данные в базу данных. Это не обязательно, но может позже избавить вас от головной боли, если что-то пойдет не так.
Если можете, установите свою базу данных в эксклюзивный режим. Это предотвратит внесение каких-либо изменений другими пользователями. Щелкните меню «Файл» и выберите «Параметры», затем выберите «Параметры клиента». В разделе «Открытый режим по умолчанию» выберите «Эксклюзивный». Если у вас не так много людей, использующих базу данных, вам обычно не нужно об этом беспокоиться
Шаг 4. Откройте мастер запросов
Инструмент запроса может находить записи, содержащие повторяющееся содержимое. Процесс запуска мастера зависит от используемой версии Access:
- 2013/2010 - Щелкните вкладку «Создать», а затем щелкните «Мастер запросов».
- 2007 - Щелкните вкладку «Вставить» или «Создать» и выберите «Мастер запросов».
- 2003 - Откройте окно базы данных и выберите вкладку «Запросы». Щелкните кнопку «Новый».
Шаг 5. Выберите «Мастер поиска дубликатов запросов»
Этот запрос сравнивает поля, чтобы найти повторяющиеся записи.
Шаг 6. Выберите таблицу для поиска
Будут перечислены все таблицы в вашей базе данных. Выберите таблицу, которую вы хотите проверить на наличие дубликатов.
Для большинства повторяющихся проверок вам нужно оставить выбранным представление «Таблицы»
Шаг 7. Выберите поля, которые, по вашему мнению, содержат дубликаты
Выберите все поля, которые вы хотите сравнить на предмет повторяющихся данных. Включите достаточно полей, чтобы сделать суждение. Дубликаты возвращаются только в том случае, если поля соответствуют символу для символа. Вы можете использовать выражения для поиска частичных совпадений.
- Избегайте использования общих полей. Избегайте использования таких полей, как дата или место, чтобы уменьшить беспорядок при сравнении записей.
- Без достаточного количества полей, чтобы различать записи, или со слишком общими полями, вы получите много повторяющихся результатов.
Шаг 8. Выберите дополнительные поля для просмотра
Одно или два дополнительных поля могут помочь вам решить, действительно ли данные дублируются. Например, поле «Идентификатор заказа» поможет вам определить, являются ли два одинаковых имени отдельными записями. Включите хотя бы одно поле, чтобы помочь различить это различие и предотвратить случайную потерю данных.
Шаг 9. Создайте запрос
Вам будет предложено дать запросу имя. Нажмите «Готово», чтобы увидеть результаты.
Шаг 10. Внимательно просмотрите свои результаты
Будут отображены любые потенциальные дубликаты, основанные на ваших критериях. Просмотрите каждый из результатов и используйте свои знания о вашей компании, чтобы решить, является ли запись дубликатом. Перед удалением обязательно убедитесь, что запись является дубликатом.
Если вы не можете решить, воссоздайте запрос с дополнительным полем, которое поможет вам принять решение
Шаг 11. Удалите повторяющиеся записи
Щелкните правой кнопкой мыши левый столбец и выберите «Удалить запись», чтобы удалить дубликат. Вы можете выбрать несколько записей, чтобы удалить их все сразу.
- Возможно, вы захотите объединить некоторые данные из одной из повторяющихся записей в запись, которую вы планируете сохранить.
- Убедитесь, что вы не удалили все записи, которые появляются в списке повторяющихся результатов, иначе у вас не останется исходной записи.
