Электронная почта - это быстрый и простой способ связаться с коллегами и другими деловыми партнерами, а также эффективный инструмент для планирования всевозможных встреч. Пытаетесь ли вы назначить встречу с коллегой, начальником или совершенно незнакомым человеком, вам сначала нужно отформатировать электронное письмо, указав четкую строку темы и основной текст. После того, как вы подписались на электронную почту и отправили сообщение, подождите 3-5 дней, прежде чем отправлять последующий ответ.
Шаги
Метод 1 из 2: форматирование электронного письма
Шаг 1. В теме письма укажите, с чем вы хотели бы познакомиться
Четко укажите свою цель в теме письма, чтобы получатель сразу знал, что вы хотите с ним встретиться. Избегайте использования расплывчатых формулировок, таких как «Встреча» или «Возможное время встречи». Вместо этого используйте конкретные даты и временные рамки в строке темы, чтобы получатель сразу знал, чего ожидать.
Например, введите что-то вроде этого: «Приглашение на встречу 17.05 в 11:00»
Шаг 2. Используйте правильное приветствие в начале письма
Попробуйте использовать стандартное формальное приветствие, когда начнете писать сообщение. Если вы обращаетесь к государственному должностному лицу или другому выдающемуся человеку, которого никогда не встречали, используйте его полное название в заголовке. Если вы связываетесь с коллегой или начальником, используйте такие почетные знаки, как «Мистер», «Миссис», «Mx.» Или «Мисс». Как правило, попробуйте использовать такие приветствия, как «Дорогой», «Привет» и «Привет», в начале письма.
- Если вы обращаетесь к офису или группе, а не к отдельному человеку, используйте вместо этого «Кого это может касаться».
-
Например, если вы обращались к своему начальнику, попробуйте составить приветствие следующим образом:
«Уважаемый мистер Джексон, Я надеюсь, это электронное письмо дойдет до тебя! Я хотел связаться с вами по поводу возможной встречи ».
Шаг 3. Представьтесь, если вы встречаетесь с совершенно незнакомым человеком
Посвятите свой первый абзац краткому вступлению, если вы пишете государственному чиновнику или другому человеку, которого никогда раньше не встречали. Сосредоточьтесь на своем имени, должности и профессиональных связях, чтобы получатель знал, кто вы и почему вы обращаетесь к нему. Если вы связываетесь с кем-то, кого вы уже знаете, например, с начальником или коллегой, не чувствуйте себя обязанным включать вводный абзац.
- Ваше введение не займет много времени, чтобы прочитать.
-
Попробуйте написать что-нибудь вроде этого:
Уважаемая г-жа Аткинс, Меня зовут Сара Клемент, я работаю в приюте для животных округа Джонс.
Шаг 4. Опишите причину встречи и ее общую важность
В начале электронного письма (после вступления, если вы решили включить его) укажите тип встречи, которую вы хотите провести с получателем, и будет ли это официальное или случайное мероприятие. После того, как вы объяснили, для чего предназначена встреча, поясните, почему встреча важна для задачи, которую вы пытаетесь выполнить. Постарайтесь, чтобы объяснение было кратким, так как у получателя может быть не так много времени, чтобы прочитать ваше электронное письмо.
Например, попробуйте написать что-нибудь вроде этого: «Можете ли вы встретиться со мной на следующей неделе, чтобы обсудить предстоящую кампанию по усыновлению»? Поскольку вы в настоящее время являетесь финансовым консультантом приюта для животных, я считаю, что вы могли бы дать много информации о рабочем бюджете организации на это мероприятие »
Шаг 5. Предложите возможное место и время встречи
Попробуйте придумать место, которое хорошо известно и легко доступно получателю. Если вы работаете в том же здании или в том же месте, что и человек, которому пишете по электронной почте, подумайте, сможете ли вы встретиться во время обеденного перерыва. Если вы и получатель не живете или не работаете поблизости, попробуйте порекомендовать ресторан или другое общественное место, где вы могли бы встретиться. Кроме того, укажите несколько удобных для вас случаев, чтобы получатель мог легче сказать вам об их доступности.
- Если у вас обоих плотные графики, подумайте о том, чтобы назначить встречу по телефону или видеоконференции.
- Например, напишите что-то вроде этого: «Не могли бы вы прогуляться у приюта для животных на этой неделе? Я буду на стойке регистрации каждый день с 9 до 5 ».
Шаг 6. Попросите получателя ответить на ваше сообщение
Поскольку вы технически планируете мероприятие, вежливо попросите получателя сообщить о своей доступности. Если вы обращаетесь к особенно занятому человеку, помните, что ему может потребоваться день или два, чтобы ответить. назад.
Например, скажите что-то вроде этого: «Если бы вы могли сообщить мне, что вы свободны на следующей неделе, я был бы очень признателен!»
Шаг 7. Заканчивая электронное письмо, используйте приветливую речь
Составьте заключительное предложение, в котором перефразируется цель вашего электронного письма, чтобы получатель четко понимал цель встречи. Подпишите электронное письмо дружелюбным тоном, используя такие фразы, как «С уважением», «Спасибо» или «С наилучшими пожеланиями». После подписания оставьте подпись под своим именем, подтверждающую вашу должность или текущую карьеру.
- Обращайте внимание получателя на свой язык. Если вы разговариваете с коллегой, подпись типа «До скорой встречи» будет иметь больше смысла, чем «С уважением». Если вы связываетесь с начальником, слова «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» будут более уместными, чем обычная подпись типа «Увидимся».
-
Например, напишите что-то вроде этого:
Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время, так как хочу, чтобы эта кампания по усыновлению была максимально успешной.
Искренне, Сара Клемент
Координатор мероприятий, Приют для животных округа Джонс
Шаг 8. Включите все необходимые приложения, относящиеся к встрече
Прикрепите любые документы, электронные таблицы или другие соответствующие файлы, которые могут помочь подготовить получателя к встрече. Если вы обращаетесь к кому-то по сложной теме, включите все брошюры или листы данных, которые необходимы, чтобы помочь получателю понять тему встречи.
Например, если вы обсуждаете изменения бюджета для предстоящего мероприятия, вы можете включить электронную таблицу бюджета за предыдущий год
Шаг 9. Используйте профессиональный язык и правильную грамматику во всем письме
Проверьте свое сообщение на предмет очевидных грамматических и орфографических ошибок, чтобы окончательный вариант выглядел как можно более безупречным и чистым. Кроме того, удалите все сокращения или сленг, из-за которых сообщение кажется более случайным или трудным для понимания. Если ваш окончательный черновик выглядит и звучит не профессионально, возможно, получатель не отнесется к вашему запросу серьезно.
Хотя смайлики могут быть забавными для использования в текстовых сообщениях и обычных электронных письмах, вам не следует использовать их для приглашения на встречу
Метод 2 из 2: общение с получателем
Шаг 1. Напишите письмо с ответом, если получатель не свяжется с вами в течение 3-5 дней
Дайте получателю несколько дней, чтобы прочитать ваш запрос и ответить на него. Если вы не получите ответа в течение рабочей недели, отправьте человеку быстрое электронное письмо, чтобы напомнить ему, что вы ждете ответа. Подчеркните, что вы благодарны за возможность встретиться с ними и что вы благодарны за их время.
- Дополнительные звонки - также эффективный способ связаться с человеком, с которым вы пытаетесь встретиться.
- Например, напишите что-то вроде этого: «Я просто хотел связаться с вами по поводу моего приглашения на встречу. Когда у вас будет свободное время, не могли бы вы сказать мне, что вы готовы к встрече на следующей неделе? »
Шаг 2. Уточните особенности встречи в дополнительном электронном письме
Согласуйте график с другим человеком, когда он ответит. Обратите внимание на доступность собеседника и подтвердите время встречи в тот день, когда вы оба будете доступны. Попытайтесь подтвердить дату и время в пределах 1-2 писем, чтобы избежать путаницы и беспорядка в вашем почтовом ящике.
- Старайтесь быть максимально гибкими. Если вы обращаетесь к занятому человеку, возможно, он не сможет встретиться с вами сразу.
- Не назначайте встречу на последнюю минуту. Если получатель занят, возможно, вам не удастся договориться о дате встречи.
Шаг 3. Отправьте напоминание или подтверждение за несколько дней до встречи
Если вы хотите быть более подготовленными перед запланированной встречей, попробуйте отправить получателю электронное письмо с подтверждением в качестве напоминания. Не делайте это электронное письмо слишком длинным - вместо этого укажите день, время и место, где вы планируете встречу, чтобы еще раз убедиться, что встреча по-прежнему идет по расписанию.
-
Например, напишите что-то вроде этого:
Я просто хотел подтвердить, что мы все еще встречаемся 17 мая в 11 часов утра в приюте для животных округа Джонс.
