Помощник при отсутствии на работе в Microsoft Outlook позволяет настроить автоматический ответ, который будет отправляться людям, которые отправляют вам электронное письмо, когда вы недоступны или находитесь вне офиса. Функция «Нет на работе» доступна только для пользователей с учетной записью Microsoft Exchange; однако домашние пользователи с учетными записями, не связанными с Exchange, могут создать шаблон вне офиса и создать правило, чтобы Outlook отправлял ответ автоматически. Если вы не знаете, какая у вас учетная запись, знайте, что учетные записи Exchange чаще всего являются корпоративными или учебными. Из этой статьи вы узнаете, как настроить ответ об отсутствии на рабочем месте в Outlook как с учетной записью Exchange, так и с учетной записью, отличной от Exchange.
Шаги
Метод 1 из 4. Использование Outlook 2019-2010 и Outlook для Office 365
Шаг 1. Запустите Microsoft Outlook на вашем персональном компьютере
Вы найдете это приложение в меню «Пуск».
Шаг 2. Щелкните «Информация» на вкладке «Файл»
Вы увидите это на ленте над папкой «Входящие», а также «Домашняя страница», «Отправить / получить», «Папка», «Просмотр» и «Группы».
Шаг 3. Щелкните Автоматические ответы (Нет на рабочем месте)
Откроется диалоговое окно «Автоматические ответы».
Если этот параметр недоступен, возможно, вы используете учетную запись, отличную от Exchange. Следуйте методу, описанному в этой статье, чтобы включить автоматические ответы для учетных записей, не связанных с Exchange
Шаг 4. Установите флажок «Отправлять автоматические ответы»
” Когда вы щелкнете по полю, он будет отмечен галочкой, чтобы указать, что он включен.
Если вы хотите указать время, установите флажок рядом с «Отправлять только в течение этого временного диапазона», затем выберите время начала и время окончания. Например, если вы планируете уехать в отпуск на две недели, выберите диапазон дат, в течение которого вы будете в отпуске, чтобы автоматический ответ был активен, только пока вас нет
Шаг 5. Щелкните вкладку Внутри моей организации
Вы увидите это над большим пустым текстовым полем.
Шаг 6. Введите автоматический ответ, который вы хотите отправить людям, которые отправят вам электронное письмо из вашего офиса или компании
Шаг 7. Щелкните вкладку За пределами моей организации
Вы увидите это над большим пустым текстовым полем.
Шаг 8. Введите автоматический ответ, который вы хотите отправить людям, которые будут писать вам по электронной почте из-за пределов вашей организации
Есть раскрывающийся список для типа и размера шрифта, а также кнопки для форматирования текста в вашем сообщении
Шаг 9. Щелкните ОК
Люди, которые отправят вам электронное письмо, пока вас нет в офисе, получат автоматически созданные вами ответы. Если вы не выбрали временной диапазон, автоматический ответ будет отправляться до тех пор, пока вы не отключите эту функцию.
Метод 2 из 4. Использование Outlook 2007
Шаг 1. Запустите Microsoft Outlook на вашем персональном компьютере
Вы найдете это в меню «Пуск».
Шаг 2. Щелкните "Помощник" вне офиса "на вкладке" Инструменты"
Вы найдете вкладку «Инструменты» в меню в левом верхнем углу окна программы. Откроется диалоговое окно «Помощник об отсутствии на работе».
Если этот параметр недоступен, возможно, вы используете учетную запись, отличную от Exchange. Следуйте методу, описанному в этой статье, чтобы включить автоматические ответы для учетных записей, не связанных с Exchange
Шаг 3. Щелкните, чтобы выбрать кружок рядом с «Отправлять автоответы об отсутствии на работе»
”
Если вы хотите указать время, установите флажок рядом с «Отправлять только в течение этого временного диапазона», затем выберите время начала и время окончания. Например, если вы планируете уехать в отпуск на две недели, выберите диапазон дат, в течение которого вы будете в отпуске, чтобы автоматический ответ был активен, только пока вас нет
Шаг 4. Щелкните вкладку Внутри моей организации
Вы увидите это над большим пустым текстовым полем.
Шаг 5. Введите автоматический ответ, который вы хотите отправить людям, которые отправят вам электронное письмо из вашего офиса или компании
Шаг 6. Щелкните вкладку За пределами моей организации
Вы увидите это над большим пустым текстовым полем.
Шаг 7. Введите автоматический ответ, который вы хотите отправить людям, которые будут писать вам по электронной почте из-за пределов вашей организации
Есть раскрывающийся список для типа и размера шрифта, а также кнопки для форматирования текста в вашем сообщении
Шаг 8. Щелкните ОК
Люди, которые отправят вам электронное письмо, пока вас нет в офисе, получат автоматически созданные вами ответы. Если вы не выбрали временной диапазон, автоматический ответ будет отправляться до тех пор, пока вы не отключите эту функцию.
Метод 3 из 4: Использование Outlook 2003
Шаг 1. Запустите Microsoft Outlook на вашем персональном компьютере
Вы найдете эту программу в меню «Пуск».
Шаг 2. Щелкните "Помощник" вне офиса "на вкладке" Инструменты"
Вы найдете вкладку «Инструменты» в меню в левом верхнем углу окна программы. Откроется диалоговое окно «Помощник об отсутствии на работе».
Если этот параметр недоступен, возможно, вы используете учетную запись, отличную от Exchange. Следуйте методу, описанному в этой статье, чтобы включить автоматические ответы для учетных записей, не связанных с Exchange
Шаг 3. Щелкните, чтобы выбрать кружок рядом с надписью «В настоящее время меня нет на рабочем месте»
”
Шаг 4. Введите сообщение в текстовое поле
Люди, которые отправят вам электронное письмо, получат ваш ответ только один раз, пока вы не вернетесь в офис.
Шаг 5. Щелкните ОК
Все стороны, которые отправят вам электронное письмо, получат ваш ответ «Нет на работе» на неопределенный срок или до тех пор, пока вы не выберете «Я сейчас в офисе».
Метод 4 из 4: Использование учетных записей, отличных от Exchange
Шаг 1. Запустите Microsoft Outlook на вашем персональном компьютере
Вы найдете это в меню «Пуск».
Шаг 2. Щелкните «Новый адрес электронной почты» на вкладке «Главная»
Вы увидите вкладку на ленте над почтовым ящиком, а также «Файл», «Отправить / получить», «Папка», «Просмотр» и «Группы». Откроется пустое электронное письмо.
Шаг 3. Отредактируйте шаблон электронного письма об отсутствии на работе
Оставьте поля Кому… и Копия… пустыми.
- Введите тему сообщения электронной почты, например «Вне офиса», чтобы люди знали, что они получают от вас автоматический ответ.
- Введите ответ, который вы хотите автоматически отправлять тем, кто отправляет вам электронное письмо, в тексте сообщения электронной почты. Это сообщение будет использоваться в качестве вашего шаблона «вне офиса».
Шаг 4. Щелкните вкладку «Файл» и нажмите «Сохранить как»
Откроется диалоговое окно «Сохранить как».
Шаг 5. Щелкните Шаблон Outlook в раскрывающемся меню «Тип файла»
Шаг 6. Введите имя для шаблона сообщения и нажмите «Сохранить»
Этот шаблон теперь можно использовать всякий раз, когда вы недоступны по электронной почте в своей личной учетной записи Outlook.
Шаг 7. Щелкните вкладку Файл и щелкните Управление правилами и предупреждениями
Чтобы ваш шаблон автоматически отправлялся пользователям, пока вы недоступны, вы должны создать правило, которое предписывает Outlook автоматически отвечать на электронные письма с использованием этого шаблона.
Шаг 8. Щелкните Новое правило
Вы увидите это на вкладке «Правила электронной почты». Появится диалоговое окно мастера правил, в котором вы сможете создать правило.
Шаг 9. Щелкните, чтобы выбрать «Применить правила к сообщениям, которые я получаю
” Вы увидите это под заголовком «Начать с пустого правила».
Нажмите Следующий дважды, чтобы продолжить создание правила. Вы будете нажимать Следующий на странице с параметрами, но вы хотите оставить поля пустыми для шагов 1 и 2, чтобы ваше правило работало.
Шаг 10. Установите флажок «ответить с использованием определенного шаблона
” Вы увидите это под заголовком «Что вы хотите сделать с сообщением?»
Шаг 11. Щелкните ссылку «конкретный шаблон» на шаге 2
Появится окно.
Шаг 12. В раскрывающемся меню «Искать в» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе»
Дважды щелкните, чтобы выбрать шаблон, который вы создали ранее, чтобы использовать его в качестве автоматического ответа об отсутствии на работе
Шаг 13. Щелкните Далее
Вы перейдете к последнему этапу мастера правил, где вы можете назвать свое правило, установить исключения и просмотреть его.
Введите имя созданного правила автоматического ответа
Шаг 14. Нажмите Готово
Все пользователи, которые отправят вам электронное письмо, теперь получат автоматический ответ, созданный вами с помощью шаблона.
