Access - это менеджер реляционных баз данных, который позволяет вам импортировать одну или несколько баз данных Excel в свою систему, чтобы вы могли сопоставлять общие поля между ними или между ними. Поскольку один файл Access может содержать несколько таблиц Excel, программа также является отличным способом агрегирования или анализа больших объемов информации. Однако сначала вам нужно импортировать электронную таблицу Excel в Access. Для этого требуется всего несколько ключевых шагов.
Шаги
Часть 1 из 3: Подготовка к импорту Excel в Access
Шаг 1. Откройте обе программы на вашем компьютере
Вам нужно будет приобрести и загрузить пакет Microsoft Office, который включает как Excel, так и Access. Вы можете сделать это онлайн через сайт Microsoft.
- После загрузки программ нажмите «Пуск» в Windows и выберите «Все программы».
- Щелкните «Microsoft Office», а затем выберите «Доступ» (или «Excel») в раскрывающемся меню. Возможно, у вас уже есть электронная таблица Excel, которую вам отправил кто-то другой или которую вы скачали откуда-то еще. Наличие Office на вашем компьютере позволяет вам открывать его.
Шаг 2. Очистите электронную таблицу Excel перед ее импортом в Access
Будет проще, если вы выполните несколько простых шагов, прежде чем импортировать электронную таблицу Excel в Access. Ключевым моментом является то, что ваши данные должны быть согласованы между импортированными электронными таблицами.
- Рекомендуется убедиться, что первая строка в электронной таблице Excel содержит заголовки столбцов (или имена полей), и что они очень четкие и легкие для понимания. Например, для столбца, содержащего фамилии людей, вы можете назвать заголовок столбца / имя поля «фамилия». Будьте ясны и точны, потому что это упростит задачу сопоставления заголовков столбцов на одном листе Excel с другим.
- Access позволяет связывать общие поля между двумя или многими электронными таблицами. Допустим, у вас есть таблица Excel, содержащая информацию о заработной плате. Он включает имена и фамилии людей, адреса и зарплаты. Допустим, в качестве аргумента вы хотите сопоставить этот лист в Access со вторым листом Excel, который содержит информацию о взносах в финансирование кампании. На втором листе указаны имена, адреса и пожертвования людей. Что позволяет вам делать Access, так это сопоставлять заголовки разных столбцов друг с другом. Вы можете связать заголовки имен, например, чтобы увидеть, какие люди с одинаковыми именами появляются в обеих базах данных.
- Отсканируйте листы Excel, чтобы убедиться, что все типы данных обрабатываются одинаково, и очистите их перед импортом в Access. Это должно быть то, что Access называет «реляционным». Например, если гипотетическая электронная таблица для расчета заработной платы содержала имя, фамилию и инициалы отчества в одном столбце, а вторая электронная таблица содержала только имя и фамилию в отдельных столбцах, Access зарегистрирует это как несоответствие. Должны быть совпадающие заголовки / поля столбцов.
Шаг 3. Разделите информацию в столбце Excel
Чтобы решить эту проблему, вы можете разделить информацию в столбце Excel, чтобы она не регистрировалась ошибочно как «нет совпадений» в Access.
- Например, вы можете разделить имя на отдельный столбец, средний инициал в отдельный столбец и фамилию в отдельный столбец. Если это уже сделано таким же образом во второй электронной таблице, когда вы связываете, скажем, фамилию с фамилией в Access, она должна генерировать совпадения, когда имена совпадают.
- Чтобы разделить столбец в Excel, выделите столбец, содержащий информацию, которую вы хотите разделить. Щелкните «данные» на панели инструментов в программе Excel. Щелкните «текст в столбцы». Как правило, вы выбираете вариант «с разделителями». Нажмите "Далее.
Шаг 4. Продолжайте использовать мастер для разделения объединенных столбцов
Теперь вы готовы завершить процесс разделения объединенной информации в одном столбце на несколько столбцов.
- Выберите способ «разграничения» данных в столбце. Это означает, что каждая часть информации в столбце чем-то отделена. Наиболее распространенные варианты включают пробел, запятую или точку с запятой. Часто информация просто разделяется пробелом. Как в следующем примере: допустим, имя «Джон А. Доу» отображается в одном столбце. Имя Джон отделяется от средней буквы A пробелом. Фамилия Доу отделяется от средней буквы А пробелом. Так что выберите пробел в мастере с разделителями.
- Нажмите "Далее. Нажмите "Готово". Программа должна разбить Джона, А. и Доу на три столбца. Затем вы можете дать новым столбцам новые имена заголовков, чтобы указать тип информации, содержащейся в них (фамилия, имя и т. Д.). Перед тем, как это сделать, рекомендуется создать несколько пустых столбцов справа от данных, которые вы разделяете, потому что при этом данные будут помещены в новые пустые столбцы (вместо столбцов, которые уже содержат информацию).
Часть 2 из 3: Импорт Excel в Access
Шаг 1. Откройте программу Access на вашем компьютере
Перейдите в меню «Пуск», выберите Microsoft Office и щелкните Microsoft Access. Вам нужно открыть новую пустую базу данных Access, чтобы импортировать в нее лист Excel.
- Выберите «пустая база данных рабочего стола», чтобы создать новую базу данных в программе Access.
- Если хотите, дайте ему новое имя. Нажмите "создать".
Шаг 2. Импортируйте электронную таблицу Excel в Access
Следующим шагом является перенос электронной таблицы Excel (или нескольких) в базу данных Access.
- Нажмите «Внешние данные» на панели инструментов, когда вы войдете в диспетчер баз данных Access. Выберите «Excel». В некоторых версиях Access эту функцию можно найти, щелкнув «файл» на панели инструментов и «Получить внешние данные».
- Там, где написано «имя файла», нажмите «просмотреть». Это позволит вам найти лист Excel на вашем компьютере.
- Оставьте флажок в поле «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных». По умолчанию он будет отмечен.
- Когда вы найдете на своем компьютере электронную таблицу Excel, которую хотите импортировать, щелкните по ней. Щелкните "ОК". Вы попадете в мастер импорта Excel в Access.
Часть 3 из 3: Использование мастера для завершения процесса импорта
Шаг 1. Выполните действия мастера, который появляется в Access
Чтобы завершить процесс импорта вашей электронной таблицы, вам необходимо выполнить шаги мастера.
- Выберите рабочий лист в электронной таблице Excel, который вы хотите импортировать. Иногда это просто, потому что электронная таблица Excel представляет собой всего один лист. Однако иногда люди создают несколько страниц в одной электронной таблице Excel, что можно увидеть, щелкнув вкладки в нижней части таблицы. В этом случае вам необходимо указать мастеру Access, какую электронную таблицу вы выбираете. Нажмите "Далее.
- На следующей странице есть поле с вопросом, есть ли заголовки столбцов в первой строке листа Excel. Это означает строку в электронной таблице, которая определяет данные в каждом столбце (например, фамилию, адрес, зарплату и т. Д.). Хорошо, если вы сначала очистили свой лист Excel, чтобы убедиться, что первая строка имеет четко определенные заголовки столбцов. Затем просто убедитесь, что первая строка содержит заголовки столбцов. Это самый простой подход. Нажмите "Далее.
- Если ваша первая строка не содержит заголовков столбцов, на следующей странице вас спросят, хотите ли вы переименовать то, что называется «полями» в Access (это заголовки столбцов). Если вы еще не назвали каждое поле чем-то понятным и легко распознаваемым перед импортом (рекомендуется), вы можете сделать это здесь.
Шаг 2. Завершите процесс импорта
Осталось всего несколько шагов до процесса импорта. На следующей странице мастера спросят, хотите ли вы определить первичный ключ.
- Вы не обязаны этого делать, но можете. Первичный ключ означает, что компьютерная программа присвоит каждой строке информации уникальный номер. Это может быть полезно позже при сортировке данных. Нажмите "Далее.
- На последнем экране мастера есть пробел с именем по умолчанию. Вы можете изменить имя импортируемого листа Excel (по завершении импорта оно станет «таблицей» в Access в левой части страницы).
- Нажмите «импортировать». Щелкните "закрыть". Вы увидите свою таблицу в левой части экрана. Теперь он импортирован в Access.
- Если вы хотите связать более одного набора данных, повторите этот процесс с другой или несколькими электронными таблицами Excel. Теперь вы готовы сопоставить данные на таблицах в Access.
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
Предупреждения
- Если файл Excel относится к другой версии Office, чем Access, у вас могут возникнуть проблемы с плавным импортом файлов.
- Это невозможно переоценить: вам необходимо очистить электронную таблицу Excel перед ее импортом. Отчасти это означает анализ имеющихся у вас данных на предмет проблем.
- Всегда храните копии исходных таблиц, чтобы, если вы их испортите, можно было повторить процесс.
- Вы не можете импортировать в Access более 255 полей.
