ATTN - это краткая форма слова «внимание», которое обычно используется в электронных письмах и письменной корреспонденции для обозначения предполагаемого получателя. Лучший способ использовать ATTN в электронной переписке - это указать его в строке темы. Таким образом будет ясно, кому адресовано сообщение, и более вероятно, что ваше письмо будет прочитано правильным получателем.
Шаги
Метод 1 из 3: добавление ATTN к электронному письму
Шаг 1. Начните тему с ATTN
В некоторых случаях, например при заявлении о приеме на работу, у вас может быть только общий адрес электронной почты компании, но вы хотите привлечь внимание конкретного человека или отдела. Лучший способ сделать это - написать в теме письма «ВНИМАНИЕ: Джон Смит».
В качестве альтернативы, если вы не знаете каких-либо имен, вы можете написать «ATTN: менеджер по найму» или «ATTN: отдел маркетинга»
Шаг 2. Включите другую относящуюся к делу информацию в теме письма
Помимо привлечения внимания конкретного человека или группы людей, вам также следует включить несколько важных деталей о содержании вашего электронного письма. Это сделает его более подходящим, и он, вероятно, будет быстрее открываться и читать.
Например, вы можете сказать «ATTN: John Smith re: Content Marking Position»
Шаг 3. Когда строка темы заполнена, начинайте тело письма с ATTN
Вы также можете включить сообщение ATTN в тело электронного письма или во вложенный документ. Таким образом, вы по-прежнему сообщаете, для кого предназначено сообщение, и можете использовать строку темы исключительно для указания цели электронного письма. Это может быть необходимо, если вы отвечаете на электронное письмо и тема уже создана.
- Например, вы можете начать текст сообщения электронной почты со слов «ATTN: Sandeep Kumar».
- Вы можете включить индикатор ATTN как в тему, так и в тело письма.
Метод 2 из 3: определение того, когда использовать ATTN в электронных письмах
Шаг 1. Используйте ATTN, если у вас нет адреса электронной почты желаемого получателя
Если вам неизвестен прямой адрес электронной почты человека или отдела, с которым вам нужно связаться, вы можете отправить электронное письмо на контактный адрес, указанный на веб-сайте компании. Затем следует указать в строке темы с помощью ATTN, кому следует направить сообщение.
Шаг 2. Включите ATTN во внутреннюю коммуникацию
Используйте ATTN, когда пишете служебную записку, которая может иметь отношение к нескольким людям в вашем отделе или группе, но требует прямого внимания одного или двух человек. Таким образом, вы по-прежнему держите всех в курсе, но также расставляете приоритеты, к кому обращается сообщение напрямую.
Вы можете написать «ATTN: Мэри Смит относительно целей продаж», но отправить сообщение всему отделу продаж
Шаг 3. Укажите, что ваша электронная почта важна, используя ATTN
Вы также можете указать, что что-то требует немедленного внимания, используя аббревиатуру ATTN в строке темы. Например, вы можете написать «Для выписки по заработной плате требуется срочное ATTN».
Метод 3 из 3: как привлечь внимание к электронной почте
Шаг 1. Включите тему
Когда вы отправляете электронное письмо, очень важно, чтобы вы всегда указывали тему. Это возможность выделить свое электронное письмо, а также предоставить некоторые сведения о его содержании. Электронное письмо без темы с большей вероятностью будет удалено или потеряно в почтовом ящике либо будет раздражать получателя, потому что он будет вынужден открыть письмо, чтобы узнать, о чем оно.
Шаг 2. Строка темы должна быть короткой
В большинстве почтовых ящиков электронной почты отображается только около 60 символов из строки темы, а на мобильном телефоне отображается только около 25–30 символов. В результате вы должны сделать тему короткой и писать в первую очередь самую важную информацию.
Краткие формы, такие как «ATTN» и «RE», упрощают включение дополнительной информации в строку темы
Шаг 3. Напишите что-нибудь цепляющее
Почтовые ящики часто переполнены спамом и рекламными материалами, и многие люди удаляют электронные письма еще до того, как они открываются. Если вы пишете кому-то, кого не знаете, важно, чтобы ваше письмо выделялось. Вы можете привлечь внимание получателей, написав броскую и творческую тему.
- Вы можете написать «Я ничего от вас не хочу», если обращаетесь к тому, кем восхищаетесь, но никогда не встречались лично. Например, это может быть любимый автор или кто-то, на кого вы равняете в своей отрасли.
- В качестве альтернативы вы можете сказать: «Зарабатывайте больше, расширяя клиентскую базу». Это будет полезно, если вы хотите наладить деловые связи и хотите, чтобы ваши электронные письма открывались.
Шаг 4. Включите важные детали
Очень важно, чтобы вы всегда включали важную информацию о содержании электронного письма. Если вы пишете электронное письмо по поводу проекта в коворкинг, обязательно укажите название проекта в строке темы. Таким образом, ваш коллега будет знать, о чем идет речь, и при необходимости расставить приоритеты.
- Вы также можете сказать что-то вроде «требуется ответ». Это, вероятно, сделает вашу электронную почту более приоритетной.
- В качестве альтернативы, написание «быстрый вопрос о встрече за обедом», скорее всего, привлечет внимание, потому что это означает, что это будет легкий ответ.
