Из этой статьи вы узнаете, как выполнить слияние почты в Microsoft Office или OpenOffice.org. Слияние писем - это очень удобная функция, которая позволяет автоматически персонализировать документ для каждого получателя, которому он отправляется. Таким образом, вам не придется менять документ индивидуально для каждого получателя. Это огромная экономия времени, и это действительно просто! Приведенные ниже шаги проведут вас через весь процесс шаг за шагом.
Шаги
Метод 1 из 3: подготовка
Шаг 1. Создайте файл данных
Это может быть файл электронной таблицы, файл базы данных или даже текстовый документ с правильным форматированием. Чаще всего используются файлы электронных таблиц; в этом руководстве предполагается, что вы используете электронную таблицу.
-
В вашем файле данных должна быть вся информация, которую придется менять от копии к копии. Например, если вы пишете шаблон письма, ваш файл данных будет содержать имена и, возможно, адреса всех, кому вы собираетесь отправить письмо.
Поместите по одному элементу информации в каждую ячейку вдоль линии, чтобы каждый тип информации (имя, фамилия, имя и т. Д.) Находился в отдельном столбце
-
Сделайте разумные имена столбцов. При слиянии почты данные читаются в столбцах. Предполагается, что первая запись в каждом столбце информации является общим названием для этого типа информации, поэтому используйте имена, которые имеют для вас смысл.
Например, начните столбец с именами, набрав «имя», а затем поместите все имена под ним. Когда вас спросят, какое поле вставить в ваше письмо, вы увидите «имя» как вариант и вспомните, что содержится в этом столбце
- Пользователи Microsoft Office, которые также используют Outlook для своей электронной почты, могут при желании использовать свою адресную книгу Outlook в качестве файла данных.
Шаг 2. Сохраните файл данных
Сохраните его где-нибудь, где вы сможете легко его найти, и назовите так, как вы легко запомните.
Шаг 3. Запишите свой основной документ
Это документ, в который вы будете вставлять информацию. Например, если вы пишете шаблон письма, основным документом является письмо. Любой элемент, который будет заполняться за вас при слиянии писем (например, имена), пока следует оставить пустым.
Метод 2 из 3: слияние почты в MS Office
Шаг 1. Откройте панель задач слияния
В основном документе щелкните панель, чтобы открыть ее. Если вы его не видите, откройте меню «Инструменты» и выберите в списке «Слияние».
Шаг 2. Ответьте на вопросы MS Office
В инструменте слияния почты в Office есть несколько шагов, призванных упростить вашу жизнь за счет более точного и умного слияния файлов.
- Начните с того, что расскажите, какой документ вы пишете. Щелкните наиболее подходящий, а затем щелкните Далее.
- Скажите, какой «исходный документ» (основной документ) вы хотите использовать. Если вы выполнили эти шаги, вы сможете выбрать «использовать этот документ». Нажмите "Далее.
Шаг 3. Выберите файл для слияния
Это файл данных, который вы создали ранее. Установите соответствующий переключатель и нажмите кнопку «Далее», чтобы найти файл и подключить его к основному документу.
Если вы предпочитаете использовать адресную книгу Outlook, выберите вместо этого эту опцию
Шаг 4. Выберите, какие данные использовать
Office позволяет выбирать или отменять выбор строк информации по своему усмотрению. Это позволяет вам выбрать, какие элементы информации в файле данных вы хотите объединить в основной документ, что со временем сделает файл данных более полезным, поскольку вы будете использовать его для различных целей. Когда вы будете удовлетворены, нажмите Далее.
Данные можно отсортировать, щелкнув заголовки каждого столбца. Это может быть полезно, если вам нужно быстро просмотреть большой объем информации
Шаг 5. Вставьте поля данных
На следующей странице панели задач вам будет предложено написать документ, если вы еще этого не сделали, и будет представлен массив параметров для вставки данных из файла в документ.
-
Вставьте поле данных, поместив курсор в то место, где будет располагаться поле, а затем щелкнув соответствующую кнопку на панели задач, чтобы вставить его туда.
Вы можете удалить неуместные или повторяющиеся поля данных, нажав клавишу «Удалить», как обычную букву или цифру
-
Предустановленные параметры немного меняются в зависимости от того, какой тип документа вы сообщили Office, что пишете. Office делает все возможное, чтобы заполнить соответствующую информацию на основе предоставленных вами данных. Например, если вы пишете форму делового письма, вы можете увидеть возможность вставить блок адреса, который включает имя и фамилию каждого получателя, а также полный адрес, аккуратно организованный в несколько строк.
- Некоторые из предустановленных параметров откроют дополнительные окна для ввода соответствующей информации. Все это более или менее просто и понятно.
- Если вы используете предустановку и, похоже, не можете найти нужную информацию, нажмите кнопку с пометкой «Сопоставить поля», чтобы указать программе, какие из ваших имен полей соответствуют ее стандартным именам. Например, вы можете показать ему, что он должен использовать категорию «Фамилия» в вашем файле данных для заполнения данных «Фамилия» в блоке адреса.
- Чтобы использовать собственные поля, нажмите «Дополнительные параметры». Вы сможете увидеть имена, которые вы дали каждому столбцу, и использовать их вместо них.
Шаг 6. Проверьте свои письма
Слияние почты не будет отображать конкретную информацию в полях, которые вы применяете к своему основному документу, пока вы не распечатаете его, но Office предлагает функцию предварительного просмотра, которая позволяет вам проверить и убедиться, что информация отображается правильно в соответствии с тем, как вы разместили поля в вашем документе. Не стесняйтесь использовать его, пока не убедитесь, что все в порядке.
Шаг 7. Завершите слияние
Последний экран панели задач слияния сообщений информирует вас, что все готово и готово к печати ваших документов. Для каждого напечатанного документа будет отображаться один набор информации, и программа распечатает столько копий, сколько имеется наборов информации.
Если вы хотите внести отдельные изменения в определенные буквы, вы также можете сделать это на этом экране панели задач, сначала щелкнув «редактировать отдельные буквы»
Метод 3 из 3: слияние почты в OpenOffice.org
Шаг 1. Создайте базу данных
В OpenOffice.org файл базы данных всегда требуется для слияния почты; однако вы все равно можете сначала создать свои данные в электронной таблице.
- В основном документе откройте меню «Файл» и выберите создание нового файла базы данных.
- В появившемся окне выберите опцию «подключиться к существующей базе данных». В раскрывающемся меню выберите «электронная таблица» и нажмите «Далее».
- На следующем экране направьте OpenOffice.org на файл электронной таблицы, который вы хотите использовать. Вы можете выбрать, следует ли защищать базу данных паролем, установив флажок под местоположением файла. Когда будете готовы, нажмите «Далее».
-
На этом экране выберите, нужно ли регистрировать базу данных для облегчения доступа позже, и решите, хотите ли вы открыть файл базы данных для редактирования прямо сейчас. (Возможно, вам не придется этого делать, если вы только что создали файл электронной таблицы.) Нажмите «Готово», чтобы сохранить базу данных.
Обязательно дайте базе данных имя, которое вы легко запомните
Шаг 2. Вставьте свои поля
Теперь, когда вы связали свою информацию с базой данных, понятной OpenOffice.org, использовать эту базу данных для слияния почты несложно, если вы знаете, где искать.
- В меню «Вставка» выберите «поля», а затем «другое…» в подменю. Или вы можете ввести Ctrl-F2.
- В появившемся окне щелкните вкладку «база данных».
-
Нажмите кнопку «Обзор» в правом нижнем углу окна и найдите только что созданный файл базы данных.
После того, как вы выбрали свою базу данных, она появится в списке под названием «Выбор базы данных» в правой части окна
- В списке «Тип» в левой части окна выберите «Поля слияния писем».
- Нажмите на + рядом с вашей базой данных, и под ней должен появиться файл электронной таблицы. Нажмите на + рядом с что, и вы увидите имена полей, которые вы выбрали при создании электронной таблицы.
-
Выберите поле, которое вы хотите вставить, и нажмите «Вставить», чтобы поместить поле в основной документ.
- Не забудьте поместить курсор в то место, где вы хотите, чтобы ваше поле было вставлено, прежде чем вставлять, или вам придется вырезать и вставить, чтобы переместить его в нужное положение.
- Как и в Office, текстовые поля в основном документе обрабатываются как буквенно-цифровые символы. Вы можете перемещать их с помощью пробела и удалять с помощью клавиши удаления.
Шаг 3. Завершите слияние
Дважды проверьте каждое поле на правильность размещения. Когда вы будете готовы, распечатайте свой основной документ. При слиянии будет распечатана одна копия для каждого набора записей в файле, который вы слили с документом.
подсказки
- В программах обработки текста часто есть шаблоны, которые можно использовать для создания первичных документов.
- Обязательно разбейте поля на наиболее точные термины. Например, вы можете использовать титул любезности (мистер, миссис, мисс), имя и фамилию для имени. Это три поля для имен, поэтому используйте три отдельных столбца с одним типом поля в каждом столбце.
