Из этой статьи вы узнаете, как создать электронную таблицу адресов в LibreOffice Calc для использования при слиянии писем в LibreOffice Writer. После того, как вы создадите свою электронную таблицу и сохраните ее в надлежащем формате, вам нужно будет подключить ее к Writer, прежде чем вы сможете начать маркировать поля в своем документе. К счастью, LibreOffice Writer поставляется с инструментом для быстрого создания базы данных, который упрощает процесс.
Шаги
Часть 1 из 3: Создание электронной таблицы
Шаг 1. Откройте LibreOffice Calc
Вы найдете его в меню «Пуск» Windows или в папке «Приложения» Mac. Calc - это приложение для работы с электронными таблицами, которое очень похоже на Microsoft Excel и Google Sheets.
Шаг 2. Обозначьте заголовки столбцов
Вы захотите использовать соответствующие заголовки заголовков, такие как «Имя», «Адрес», «Состояние» и «Почтовый индекс» и т. Д. Эти метки должны находиться в отдельных ячейках в первой строке электронной таблицы.
- Может быть полезно пометить каждый столбец как можно меньшим объемом информации. Например, вместо одного столбца с именем Address вы можете использовать StreetAddress, State и Zip. Вместо одного столбца для имени вы можете указать имя и фамилию.
- Фактические столбцы заголовка должны быть персонализированы в соответствии с вашими потребностями.
Шаг 3. Заполните столбцы данными, которые нужно объединить
Каждая строка должна содержать данные по одному контакту. После ввода первого контакта в первой доступной строке введите следующий контакт в следующей строке и так далее.
Вам не нужно использовать какое-либо специальное форматирование или стили (например, полужирный шрифт), поскольку данные будут отформатированы в вашем документе слияния
Шаг 4. Сохраните файл в формате файла ODF
Формат файла ODF заканчивается расширением файла. ODS, что может показаться немного странным, но это правильно. Чтобы сохранить таблицу:
- Щелкните значок Файл меню в левом верхнем углу и выберите Сохранить как.
- Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл. Вам нужно будет запомнить это место.
- Выбирать Таблица ODF (*.ods) в раскрывающемся меню «Тип файла» или «Формат».
- Нажмите Сохранить. На этом этапе вы можете закрыть приложение Calc.
Часть 2 из 3: Подключение электронной таблицы
Шаг 1. Откройте Libre Writer
Вы найдете его в меню «Пуск» Windows или в папке «Приложения» Mac.
Не беспокойтесь о составлении письма или документа - пока вы просто подключаете адреса к Writer
Шаг 2. Откройте мастер источника адресных данных
Этот инструмент упрощает создание базы данных из вашей электронной таблицы. Сделать это:
- Щелкните значок Файл меню в верхнем левом углу.
- Нажмите Мастера в меню.
- Нажмите Источник адресных данных.
Шаг 3. Выберите «Другой внешний источник данных» и нажмите «Далее»
Это последний вариант.
Шаг 4. Нажмите кнопку «Настройки»
Появится окно «Создать источник адресных данных».
Шаг 5. Выберите «Электронная таблица» и нажмите «Далее»
Это сообщает Writer, что вы работаете с форматом электронной таблицы.
Шаг 6. Выберите созданную вами электронную таблицу и нажмите Далее
Для этого нажмите кнопку Просматривать, перейдите к электронной таблице, содержащей адреса (с расширением файла. ODS), и дважды щелкните электронную таблицу, чтобы выбрать ее.
Чтобы убедиться, что вы выбрали электронную таблицу, которую можно использовать, щелкните значок Тестовое соединение в правом нижнем углу. Вы должны увидеть сообщение о том, что соединение установлено успешно. Если вы видите ошибку, возможно, вы выбрали не тот файл или сохранили его в неправильном формате.
Шаг 7. Щелкните кнопку Готово
Теперь, когда вы подключили электронную таблицу, вы можете начать импорт данных.
Шаг 8. Нажмите Далее, чтобы продолжить
Делать нет нажмите кнопку «Назначение полей», так как она не будет работать с вашей таблицей.
Шаг 9. Назовите файл базы данных (. ODB)
Взгляните на имя файла в поле «местоположение» - по умолчанию файл называется «Addresses.odb». Вы можете оставить это имя, если хотите, или изменить его на другое - просто не забудьте оставить. ODB в конце имени файла.
- Если установлен флажок «Вставить это определение адресной книги в текущий документ», снимите его сейчас.
- Поле «Имя адресной книги» - это способ отображения этого списка адресов в других приложениях LibreOffice. Не стесняйтесь изменить это, если хотите.
Шаг 10. Нажмите Готово
Ваша электронная таблица теперь подключена к LibreOffice Writer и готова к использованию при слиянии писем.
База данных останется доступной для использования в будущих письмах или документах
Часть 3 из 3. Создание документа для слияния
Шаг 1. Откройте новый документ в LibreOffice Writer
Если вы уже создали форму письма, лист наклеек или шаблон конверта, откройте его сейчас.
Шаг 2. Откройте панель «Источники данных»
Для этого нажмите кнопку Вид меню вверху, а затем выберите Источники данных. Вы увидите значения вашей электронной таблицы адресов на панели в верхней части документа. Панель останется там, чтобы упростить вам задачу.
Шаг 3. Отформатируйте документ так, как хотите
Например, если вы пишете шаблон письма, составьте письмо так, как вы хотите, чтобы оно выглядело.
Шаг 4. Перетащите заголовки столбцов данных в соответствующие места
Заголовки столбцов данных - это серые метки над адресными данными на этой верхней панели. Например, если вы составляете букву и хотите, чтобы она начиналась с «Уважаемый (имя)», введите слово «Уважаемый», перетащите Имя заголовок столбца, в который нужно ввести имя, а затем ввести запятую.
Когда вы перетаскиваете заголовок столбца в желаемое место, он будет отображаться с треугольными скобками с обеих сторон (например:)
Шаг 5. Сохраните документ
Чтобы убедиться, что с вашей тяжелой работой ничего не случится, нажмите кнопку Файл меню и выберите Сохранить как. Файл должен быть сохранен с расширением. ODT, поэтому выберите Текстовый документ ODF (*.odt) из меню «Сохранить как тип» или «Формат».
Шаг 6. Распечатайте документ
Действия для этого зависят от того, что вы печатаете.
- Если вы печатаете бланк письма, щелкните значок Файл меню и выберите Распечатать. Вас спросят, хотите ли вы распечатать форму письма - выберите да при появлении запроса. Если вы не хотите печатать письма для всех людей в списке адресов, удерживайте Ctrl (ПК) или Командование (Mac), когда вы нажимаете те, которые хотите распечатать. Нажмите Ok, а затем распечатайте по желанию.
- Если вы создаете ярлыки, перейдите к Файл > Новый > Этикетки, выберите базу данных, таблицу и поля. Внизу выберите тип этикеточной бумаги, на которой вы печатаете (например, Avery A4), и другие дополнительные параметры изготовления этикеток, а затем нажмите Сохранить. Оттуда на Параметры вкладку, щелкните Синхронизировать содержимое, а потом Новый документ для создания листа этикеток. Затем вы можете распечатать этот документ по мере необходимости, выбрав Файл > Распечатать.
