Электронная почта по своей природе не так формальна, как написание писем. Тем не менее, у вас все равно будут времена, когда вам нужно будет более формально писать электронные письма. Подумайте, кто получатель, а затем выберите приветствие, соответствующее ситуации. Как только вы это поняли, можете переходить к форматированию приветствия и написанию вступительных предложений.
Шаги
Часть 1 из 3: рассмотрение получателя
Шаг 1. Решите, насколько формальным вам нужно быть
Даже если вы пишете «формальное» электронное письмо, насколько формальным будет это электронное письмо, зависит от человека, который его получает. Например, вы бы не использовали такой же уровень формальности при написании профессора, как при приеме на работу.
Когда вы впервые обращаетесь к кому-то, лучше быть более формальным, чем нужно, на всякий случай
Шаг 2. Найдите имя человека
Проведите небольшое исследование, чтобы найти имя человека, если вы его еще не знаете. Знание имени человека делает приветствие более привлекательным, даже если вы используете формальные приемы для электронной почты.
Шаг 3. Следуйте за человеком
Если человек уже отправил вам электронное письмо, можно скопировать его стиль приветствия. Например, если они используют «Привет» и ваше имя, можно ответить в том же стиле, используя «Привет» и имя человека при адресе электронной почты.
Часть 2 из 3: выбор приветствия
Шаг 1. Вернитесь к «Уважаемый
«Уважаемый» (за которым следует имя человека) - это старый резерв по какой-то причине. Он формальный, но не скучный, и из-за того, что он используется так часто, он часто становится невидимым в приветствии, что хорошо. хотите, чтобы ваше приветствие выделялось, потому что оно неуместно.
Шаг 2. Попробуйте «Приветствую», если вы не знаете имени человека
Приветствие - это относительно формальное приветствие, которое можно использовать в деловых письмах, особенно если вы не знаете имени человека. Однако всегда лучше узнать имя человека, если это возможно.
Вы также можете использовать «Кому это может быть интересно», если электронное письмо носит особо формальный характер и вы не знаете имени человека. Однако некоторых людей это приветствие может оттолкнуть
Шаг 3. Считайте «Привет» или «Привет» в менее формальных электронных письмах
Электронные письма, как правило, менее формальны, чем письма в целом, поэтому вы можете уйти от чего-то вроде «Привет» в несколько формальном электронном письме. Например, если вы отправляете электронное письмо своему профессору, особенно тому, с которым вы действительно общаетесь, «Привет» или «Привет» должны работать нормально.
Шаг 4. Пропустите «Привет
«В то время как« Привет »может быть приемлемым в полуформальном электронном письме,« Привет », вероятно, нет. Это очень неформальное приветствие, даже в речи, поэтому вам следует избегать его в любом типе официального электронного письма. Даже если вы знаете своего начальника довольно хорошо, например, вероятно, лучше пропустить "Привет" при отправке им по электронной почте.
Шаг 5. При необходимости используйте заголовок вместо имени
Иногда, когда вы пишете человеку, вы знаете только его титул в компании или организации. В этом случае вместо имени можно просто указать название человека, например «Уважаемый менеджер по найму», «Уважаемый комитет по найму» или «Уважаемый профессор».
Шаг 6. Добавьте почтение человека, чтобы сделать его более формальным
Если возможно, добавьте перед именем человека «мистер», «миссис», «доктор» или «профессор», чтобы сделать его более формальным. Кроме того, чтобы быть более формальным, используйте фамилию или полное имя человека, а не просто имя человека.
Часть 3 из 3: Форматирование и начало электронного письма
Шаг 1. Поместите приветствие в первую строку
В верхней строке должно быть выбранное вами приветствие, за которым следует имя человека. По возможности используйте титул для человека, например мистер, миссис или доктор, после которого укажите его имя и фамилию.
Шаг 2. Используйте запятую
Обычно после приветствия ставится запятая. В официальных письмах вы можете использовать двоеточие, но это обычно слишком формально для электронного письма, даже официального. В большинстве случаев будет достаточно запятой, хотя вы можете использовать двоеточие, если пишете сопроводительное письмо в электронном письме.
Шаг 3. Перейти к следующей строке
Приветствие идет в отдельной строке вверху, поэтому, как только вы его напишете, нажмите клавишу возврата, чтобы перейти к следующей строке. Если вы используете разрывы строк вместо отступов для создания абзацев, вам нужно оставить пустую строку между приветствием и первым абзацем.
Шаг 4. При необходимости представьтесь в первом предложении
Если вы пишете кому-то впервые, вам следует представить его, даже если вы знаете этого человека в реальной жизни. Если вы дадите человеку понять, кто вы, это побудит его продолжить чтение.
- Например, вы можете написать: «Меня зовут Джессика Хиллз, я директор по маркетингу компании XYZ». Вы также можете указать, как вы знаете этого человека: «Меня зовут Роберт Смит, я учусь в вашем классе маркетинга (маркетинг 101, который проводится по вторникам и четвергам в полдень)».
- Если вы уже знаете этого человека и писали его раньше, вы можете использовать первое предложение в качестве приветствия. Например, вы можете сказать: «Спасибо, что ответили мне так быстро» или «Надеюсь, у вас все хорошо».
Шаг 5. Ближе к делу
В большинстве официальных электронных писем нужно быстро переходить к сути. Это означает, что ваше первое или второе предложение должно указывать на причину, по которой вы пишете получателю. Не забывайте описывать свою цель как можно более кратко.
