Microsoft Excel - отличный инструмент для организации вашей информации. Вот руководство по базовой, но чрезвычайно полезной функции сортировки данных по алфавиту.
Шаги
Метод 1 из 2: сортировка по алфавиту
Шаг 1. Отформатируйте строку заголовка
Строка заголовка - это верхняя строка вашей электронной таблицы с названиями ваших столбцов. Excel иногда сортирует эту строку, считая ее частью ваших данных, особенно если ваша электронная таблица полностью текстовая. Вот несколько способов предотвратить это:
- Отформатируйте строку заголовка иначе. Например, выделите текст жирным шрифтом или сделайте его другим цветом.
- Убедитесь, что в строке заголовка нет пустых ячеек.
- Если Excel по-прежнему не справляется с сортировкой, выберите строку заголовка и используйте верхнее меню ленты, чтобы щелкнуть Главная → Редактирование → Сортировка и фильтр → Пользовательская сортировка → Мои данные имеют заголовки.
Шаг 2. Выберите столбец, который вы хотите расположить по алфавиту
Вы можете щелкнуть ячейку заголовка для этого столбца или букву над ним (A, B, C, D и т. Д.).
Шаг 3. Откройте вкладку «Данные»
Щелкните Данные в верхнем меню, чтобы просмотреть параметры данных в меню ленты над таблицей.
Шаг 4. Найдите раздел «Сортировка и фильтр»
Ленточное меню разделено на связанные области, под каждой из которых указано имя. Найдите область с надписью "Сортировка и фильтр".
Если вы не видите его в меню «Данные», попробуйте вернуться на вкладку «Главная» и найдите кнопку «Сортировка и фильтр» в разделе «Редактирование»
Шаг 5. Щелкните кнопку A → Z
Чтобы отсортировать электронную таблицу в алфавитном порядке, просто щелкните символ A → Z в разделе «Сортировка и фильтр». Это переупорядочит электронную таблицу в алфавитном порядке выбранного столбца. В большинстве версий Excel эта кнопка находится в верхнем левом углу раздела «Сортировка и фильтр».
Чтобы отсортировать его в обратном алфавитном порядке, вместо этого щелкните символ Z → A
Метод 2 из 2: сортировка по фамилии
Шаг 1. Используйте это, когда ваша электронная таблица использует полные имена в одной ячейке
Если у вас есть полные имена, перечисленные в одном столбце, в алфавитном порядке выполняется сортировка только по имени. С помощью этих инструкций вы можете сначала разделить имена на два столбца, чтобы вместо этого выполнить сортировку по столбцу с фамилией.
Шаг 2. Вставьте новый пустой столбец
Поместите это сразу справа от столбца имен.
Шаг 3. Введите формулу для имен
Введите эту формулу в верхнюю ячейку нового столбца: = ЛЕВЫЙ (A1; НАЙТИ (""; A1)) не забудьте поставить пробел между кавычками. Эта формула будет выглядеть в столбце полного имени и копировать все, что находится перед пробелом.
- При необходимости замените оба экземпляра A буквой столбца, в котором указаны полные имена.
- Замените оба экземпляра 1 номером строки, которую вы вводите.
Шаг 4. Скопируйте эту формулу во весь столбец
Щелкните заголовок этого нового столбца и скопируйте и вставьте только что введенную формулу. Вы должны увидеть, что все имена появляются в этом столбце отдельно.
Шаг 5. Создайте столбец с фамилией
Создайте новый столбец справа от столбца с именем. Скопируйте и вставьте эту формулу, чтобы заполнить столбец фамилиями:
= ПРАВО (A1; LEN (A1) -НАЙТИ (""; A1))
Шаг 6. Выполните сортировку по столбцу фамилии
Теперь вы можете отсортировать столбец с фамилией в алфавитном порядке, как описано в методе выше.
