Excel отлично подходит для таблиц данных, но как вы можете управлять им и организовывать их так, чтобы они соответствовали вашим потребностям? Инструмент «Сортировка» позволяет быстро сортировать столбцы по множеству форматов или создавать собственную сортировку для нескольких столбцов и типов данных. Используйте функцию сортировки, чтобы логически упорядочить данные и упростить их понимание и использование.
Шаги
Часть 1 из 3. Сортировка по алфавиту или числам
Шаг 1. Выберите ваши данные
Вы можете щелкнуть и перетащить, чтобы выбрать столбец, который вы хотите отсортировать, или вы можете щелкнуть одну из ячеек в столбце, чтобы сделать его активным и позволить Excel выбрать данные автоматически.
Все ваши данные в столбце должны быть отформатированы одинаково для сортировки (например, текст, числа, даты)
Шаг 2. Найдите кнопки сортировки
Их можно найти на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтр». Для быстрой сортировки вы будете использовать кнопки «AZ ↓» и «AZ ↑».
Шаг 3. Отсортируйте столбец, нажав соответствующую кнопку
Если вы сортируете числа, вы можете отсортировать их от меньшего к большему («AZ ↓») или от большего к меньшему («AZ ↑»). Если вы сортируете текст, вы можете сортировать его в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию («AZ ↓») или в алфавитно-цифровом порядке по убыванию («AZ ↑»). Если вы сортируете даты или время, вы можете отсортировать их от более раннего к более позднему («AZ ↓») или от более позднего к более раннему («AZ ↑»).
Если рядом с сортируемым столбцом есть еще один столбец данных, вас спросят, хотите ли вы включить эти данные в сортировку. Сортировкой по-прежнему будет столбец, который вы выбрали изначально, но связанные столбцы данных будут отсортированы вместе с ним
Шаг 4. Устраните неполадки в столбце, который не сортируется
Если при попытке сортировки вы сталкиваетесь с ошибками, скорее всего, виноваты проблемы с форматированием данных.
- Если вы сортируете числа, убедитесь, что все ячейки отформатированы как числа, а не как текст. Числа могут быть случайно импортированы как текст из некоторых бухгалтерских программ.
- Если вы сортируете текст, ошибки могут возникать из-за начальных пробелов или неправильного форматирования.
- Если вы сортируете даты или время, проблемы обычно возникают из-за форматирования ваших данных. Для успешной сортировки Excel по дате необходимо убедиться, что все данные хранятся в виде даты.
Часть 2 из 3: Сортировка по нескольким критериям
Шаг 1. Выберите ваши данные
Предположим, у вас есть электронная таблица со списком имен клиентов, а также города, в котором они находятся. Чтобы облегчить себе жизнь, вы хотите сначала отсортировать в алфавитном порядке по городу, а затем отсортировать каждого клиента в алфавитном порядке в каждом городе. Именно это можно сделать при создании пользовательской сортировки.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Сортировка»
Его можно найти в разделе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные». Откроется окно «Сортировка», в котором вы сможете создать собственную сортировку с несколькими критериями.
Если ваши столбцы имеют заголовки в первой ячейке, например «Город» и «Имя», обязательно установите флажок «Мои данные имеют заголовки» в верхнем левом углу окна сортировки
Шаг 3. Создайте свое первое правило
Щелкните меню «Сортировать по», чтобы выбрать нужный столбец. В этом примере сначала выполняется сортировка по городу, поэтому выберите соответствующий столбец в меню.
- Оставьте для параметра "Сортировка" значение "Значения".
- Установите порядок от «А до Я» или от «Я до А» в зависимости от того, как вы хотите сортировать.
Шаг 4. Создайте второе правило
Нажмите кнопку «Добавить уровень». Это добавит правило под первым. Выберите второй столбец (столбец «Имя» в нашем примере), а затем выберите порядок сортировки (для удобства чтения выберите тот же порядок, что и ваше первое правило).
Шаг 5. Щелкните ОК
Ваш список будет отсортирован в соответствии с вашими правилами. Вы должны увидеть города, перечисленные в алфавитном порядке, а затем имена клиентов, отсортированные в алфавитном порядке в пределах каждого города.
Этот пример простой и включает только два столбца. Однако вы можете сделать свою сортировку сколь угодно сложной и включать много столбцов
Часть 3 из 3: Сортировка по цвету ячейки или шрифта
Шаг 1. Выберите ваши данные
Вы можете щелкнуть и перетащить, чтобы выбрать столбец, который вы хотите отсортировать, или вы можете щелкнуть одну из ячеек в столбце, чтобы сделать его активным и позволить Excel выбрать данные автоматически.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Сортировка»
Кнопка «Сортировка» находится на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтр». Это откроет окно сортировки. Если у вас есть еще один столбец данных рядом с сортируемым, вас спросят, хотите ли вы включить эти данные в сортировку.
Шаг 3. Выберите «Цвет ячейки» или «Цвет шрифта» в меню «Сортировка»
Это позволит вам выбрать первый цвет для сортировки.
Шаг 4. Выберите цвет, который вы хотите отсортировать первым
В столбце «Порядок» вы можете использовать раскрывающееся меню, чтобы выбрать, какой цвет вы хотите поместить первым или последним при сортировке. Вы можете выбрать только те цвета, которые присутствуют в столбце.
Порядок сортировки по цвету по умолчанию отсутствует. Вам нужно будет определить порядок самостоятельно
Шаг 5. Добавьте еще один цвет
Вам нужно будет добавить еще одно правило для каждого цвета в сортируемом столбце. Нажмите «Добавить уровень», чтобы добавить к сортировке еще одно правило. Выберите следующий цвет, по которому вы хотите отсортировать, а затем порядок, который вы хотите отсортировать.
Убедитесь, что каждый порядок одинаков для каждого правила. Например, если вы выполняете сортировку сверху вниз, убедитесь, что в разделе «Порядок» для каждого правила указано «Сверху»
Шаг 6. Щелкните ОК
Каждое правило будет применяться одно за другим, а столбец будет отсортирован по заданным вами цветам.
подсказки
- Попробуйте отсортировать данные по-разному; эти новые перспективы могут пролить свет на различные аспекты информации.
- Если в вашей электронной таблице есть итоговые, средние или другая сводная информация под информацией, которую вам нужно отсортировать, будьте осторожны, чтобы не отсортировать и их.
