Всегда неприятно ждать ответа, будь то собеседование, деловое предложение или просто планирование с другом. Отправка дополнительного электронного письма может быть очень эффективным для получения такого ответа, особенно если вы сделаете свой запрос после разумного ожидания и напишете его четко, кратко и уважительно. Чтобы еще больше повысить свои шансы на успех, выполняйте как можно больше «работы ног», чтобы облегчить задачу получателю.
Шаги
Метод 1 из 3: выбор того, когда и куда отправлять дополнительные сведения
Шаг 1. Подождите не менее 3 рабочих дней, чтобы отправить ответ
Не существует универсального правила, как долго вам следует ждать, прежде чем отправлять повторное электронное письмо. Хорошее эмпирическое правило - 3 рабочих дня, если ваше контактное лицо не указало конкретную дату, когда оно ответит. В этом случае подождите не менее 1 рабочего дня после этой даты.
- Например, если человек сказал, что ответит до или во вторник 19-го числа, подождите как минимум до среды 20-го, чтобы ответить.
- Для последующих действий собеседования обычно лучше подождать не менее 5 рабочих дней.
- При отслеживании в личном качестве необязательно считать только рабочие дни (то есть пропуск выходных и праздничных дней).
- Не думайте о худшем - например, о том, что вы не получили работу или что они не заинтересованы в вашем деловом предложении, - только потому, что вы не получили быстрого ответа. Ваше контактное лицо может быть очень занято!
Шаг 2. Отправьте электронное письмо напрямую своему контактному лицу
Конечно, это всегда относится к личным электронным письмам и, как правило, это лучшая стратегия для дальнейших деловых контактов. Если человек предоставил вам свою контактную информацию или пригласил вас связаться с ним, всегда отправляйте сообщение непосредственно ему (и только им).
- Если человек не предоставил вам свою контактную информацию или не пригласил вас связаться с ним, отправьте электронное письмо указанному контактному лицу (например, помощнику по административным вопросам или координатору набора). В строке темы запросите, чтобы сообщение было направлено тому человеку, с которым вы имели дело ранее.
- Если вы ранее связались с этим человеком по электронной почте, используйте те же адреса электронной почты «кому» и «от», что и раньше.
Шаг 3. Отправьте в общей сложности не более двух последующих писем
Достаточно сложно определить, когда следует отправлять последующие действия, так что насчет последующих действий после последующих действий? Если ваше первое последующее обращение осталось без ответа, подождите как минимум 1-2 рабочих дня, чтобы отправить второе обращение. Если это второе сообщение остается без ответа, либо прекратите следить, либо свяжитесь с кем-нибудь еще в компании.
- Хотя вы можете создать новое последующее сообщение, если хотите, также можно отправить то же сообщение, что и исходное последующее сообщение, но добавить примечание вверху следующего содержания: «(Том: Я отправил это продолжение во вторник, и я очень хочу получить от вас ответ относительно бизнес-возможности, которую мы обсуждали в прошлый четверг. Спасибо, Ян) »
- Как правило, не беспокойтесь (о том, что не получите работу и т. Д.), Если вам нужно отправить одно повторное сообщение. Немного волнуйтесь, если вам нужно отправить 2 повторных сообщения. Начните немного беспокоиться, если вы не получите ответа после второго наблюдения!
Шаг 4. Предупредите потребность в ответе, отправив письмо с благодарностью
Всегда вежливо отправить благодарственное письмо на следующий день после любой деловой встречи, особенно, но не только, собеседования, а также после многих сценариев личных контактов. Если вы добавите повторное упоминание в это спасибо, вы сможете стимулировать ответ, не отправляя отдельное последующее сообщение через несколько дней.
- Письмо с благодарностью может иметь почти тот же формат и содержание, что и дополнительное электронное письмо, только с немного большим пространством, выделенным для благодарности человеку, и немного меньшими затратами на запрос ответа.
- Однако это не считается «официальным» продолжением, поэтому при необходимости вы все равно можете отправить до 2 «реальных» повторных обращений!
Метод 2 из 3: форматирование дополнительных писем
Шаг 1. Ссылайтесь непосредственно на свое предыдущее контактное лицо в теме письма
Если ваша тема сообщения расплывчата или неактуальна, ваше последующее сообщение может оказаться непрочитанным или брошенным в корзину. Тщательно подбирайте слова, чтобы тема сразу и явно соответствовала вашему взаимодействию с получателем.
- Одна из стратегий состоит в том, чтобы добавить «RE:» к описанию вашего предыдущего взаимодействия, чтобы оно читалось как продолжение этого события: «RE: Интервью в пятницу, 23 сентября в 11:00».
- Другой вариант - указать свое имя, краткое и прямое описание и причину вашего электронного письма: «Терри Регула, продолжение интервью, 23 сентября».
- Никогда не предполагайте, что человек узнает ваш адрес электронной почты и откроет сообщение. Используйте тему письма в своих интересах.
Шаг 2. Назовите получателя в своем приветствии и поблагодарите его в своем заключении
В то время как вы можете быть достаточно неформальным для личного последующего электронного письма, деловое продолжение должно уравновешивать уважительную формальность и знакомство, вызванное вашим предыдущим взаимодействием. В большинстве случаев, например, вы можете приветствовать человека по имени, если он представился как «Джо Селмон» или сказал: «Зовите меня Барб».
- Ваше приветствие обычно может выглядеть следующим образом: «Дорогой Джо» или «Дорогая Барб», если вы не считаете, что уместна более строгая форма: «Дорогой мистер Селмон» или «Уважаемый доктор Беннет».
- В заключение поблагодарите их в последний раз и используйте свои имя и фамилию: «Спасибо, Стив Карауэй».
Шаг 3. Используйте не более 3-4 абзацев, каждый по 2-3 предложения
Когда дело доходит до написания дополнений, переходите к сути и делайте это быстро! Это не означает написание всего одного предложения, но это означает создание упрощенного электронного письма без лишнего контента. Создайте компактные, чистые абзацы по следующим (или подобным) строкам:
- Приветствие
- Пункт 1: благодарность и четкое заявление, которое вы продолжаете.
- Пункт 2: краткое изложение деталей вашего контакта.
- Пункт 3: быстрое подтверждение вашего интереса или желания.
- Пункт 4: заявление о том, что вы «с нетерпением ждете» обновлений или что они «будут признательны».
- Закрытие
Шаг 4. Предоставьте получателю всю необходимую информацию
Убедитесь, что другой человек должен делать как можно меньше, чтобы дать вам продолжение. Единственная причина, по которой они еще не ответили вам, вероятно, потому что они были заняты. Так что, если им придется просмотреть свои заметки или файлы, чтобы получить информацию о вашем предыдущем взаимодействии, они с большей вероятностью решат, что и сейчас не стоит их времени возвращаться к вам.
- Если у вас было интервью, укажите конкретную дату и время, название должности и либо краткое изложение интервью, либо выбранный анекдот или эпизод из него. Например: «Я пишу в продолжение нашего интервью в прошлый понедельник, 23 числа в полдень. Вы, наверное, помните, что мне так хотелось поговорить о должности менеджера по продажам, что я чуть не пролил кофе на ваш стол! »
- Убедитесь, что вы предоставили четкую информацию для каждой формы контакта, которую вы хотите, чтобы у них была возможность использовать: электронная почта, телефон / текст, почта и т. Д.
Метод 3 из 3: быть ясным, кратким и уважительным
Шаг 1. Поблагодарите получателя и заявите, что вы следите за ним с самого начала
Не прячьте тот факт, что вы пишете продолжение в середине письма. Вместо этого сразу же дайте человеку понять, почему вы обращаетесь к нему, и покажите ему некоторую признательность, пока вы это делаете!
Попробуйте что-нибудь вроде этого: «Еще раз спасибо, что нашли время встретиться со мной в прошлый четверг. Я пишу, чтобы дополнить эту встречу и ваши мысли по моему предложению"
Шаг 2. Снова ограничьте свое взаимодействие и быстро подтвердите свой интерес
Напомните этому человеку о вашем предыдущем контакте, особенно в деловом сценарии, когда вы знаете, что другой человек провел много собеседований, встреч и т. Д. Убедитесь, что они сразу вспомнят, кто вы и что обсуждали.
Например: «Было приятно представить мой план по оптимизации ваших операций по выставлению счетов, и я надеюсь, что вы разделяете мой энтузиазм по поводу совместной работы над его реализацией»
Шаг 3. Будьте прямыми и вежливыми, а не настойчивыми, извиняющимися или пассивно-агрессивными
Не стыдитесь продолжения! Если вы делаете это вежливо и уважительно, это хорошо, если вы подтверждаете свой интерес и свое желание знать, где вы находитесь. Помните, что вы не обязаны отвечать на ваших условиях, однако делайте запрос, а не требование.
- Используйте такой тон: «Я с нетерпением жду, чтобы услышать, что я нахожусь в отношении позиции по работе с сообществом».
- Не будьте настойчивы: «Вы обещали ответ до вчерашнего дня, и мне нужно получить ответ как можно скорее».
- Также не будьте пассивно-агрессивными: «Думаю, я не получил работу, потому что ты так и не вернулся, но я хотел бы получить подтверждение».
Шаг 4. Покажите и скажите получателю, что вы цените его время
Использование четкой темы и сразу переход к сути письма демонстрирует уважение к времени собеседника. Также неплохо сказать один или два раза в сообщении, что вы цените время, которое они уделяют вам. Преувеличивать лесть не обязательно и даже не полезно, но проявление некоторого уважения всегда увеличивает ваши шансы на быстрый ответ.
- Например: «Я знаю, что вы очень заняты в это время года, и ценю время, которое вы потратили на общение со мной».
- Или: «Еще раз спасибо, что нашли время ответить на мои вопросы в прошлый четверг. У меня еще одна быстрая просьба.
- Если человек был слишком занят, чтобы ответить вам, показать и сказать ему, насколько вы цените его время, - отличный способ убедить его ответить!
