Если ваша работа требует, чтобы вы связались с клиентами по телефону, скорее всего, вы обнаружите, что оставляете много голосовых сообщений. Но что именно нужно сказать после звукового сигнала? Пытаться вспомнить всю важную информацию, которую вам нужно донести, может изматывать нервы, в результате чего важные детали упускаются из виду. Оставьте безрассудные, импровизированные сообщения, придумав систему для голосовой почты. Просматривая в уме быстрый контрольный список, вы можете убедиться, что предоставили всю информацию, которую нужно передать получателю, и повысить свои шансы на обратный звонок.
Шаги
Часть 1 из 3: Самостоятельная идентификация
Шаг 1. Используйте правильный тон голоса
Как только вы начнете записывать свое сообщение, говорите четким и четким голосом. Не бормотайте и не говорите слишком быстро. Изо всех сил старайтесь казаться заинтересованным и энергичным, чтобы привлечь внимание слушателя. Даже если получатель вас не видит, ваш общий тон будет слышен по телефону, поэтому убедитесь, что вы передаете правильный тон.
- Излагайте все, что говорите. Плохой прием может исказить ваш голос и стать причиной прерывания разговора. Даже обычный речевой голос может запутаться по телефону.
- Качество вашего голоса должно соответствующим образом отражать манеру разговора. Например, это нормально выглядеть взволнованным, когда вы оставляете голосовое сообщение, чтобы поздравить своего племянника с окончанием средней школы. Однако, если вы выражаете соболезнования скорбящему другу, говорите торжественно и уважительно.
Шаг 2. Назовите свое имя
Первым делом назовите получателю свое имя. Таким образом, человек, которому вы звоните, сразу узнает, кто вы. Простое «это (ваше имя)» подойдет в большинстве ситуаций или более вводное «меня зовут (полное имя)», если человек, которому вы звоните, не встречал вас раньше. Друзья и родственники узнают вас без дальнейшей идентификации. Если это профессиональный звонок, у них будет имя, которое будет ассоциироваться с голосом и сообщением, что поможет открыть более личную линию общения.
- Этот шаг кажется само собой разумеющимся, но звонящие часто забывают о нем, когда их ставят на место.
- Если у вас есть название должности или описание себя, которое может оказаться полезным для получателя при последующем звонке, укажите его после своего имени, например: «Меня зовут доктор Холдсворт, старший радиолог в Sacred Heart Medical Center» или «Это Глория Карпентер, я мама Хлои из школы».
Шаг 3. Оставьте свой номер телефона
Назовите свой номер телефона сразу после своего имени. Большинство вызывающих абонентов дожидаются окончания голосового сообщения, чтобы сообщить свою контактную информацию, но если получатель не улавливает ее с первого раза, ему придется снова прослушать все сообщение. Не забывайте говорить медленно и произносите слова, оставляя свой номер телефона, чтобы он был понятным.
- Простой способ предложить свой номер телефона в начале сообщения - это сказать что-то вроде «это (ваше имя), мой номер (ваш номер телефона)» или «меня зовут (имя), звонит с (номер). »
- Несмотря на широкое распространение функций идентификации вызывающего абонента, всегда рекомендуется оставлять свой номер телефона на тот случай, если у человека, которому вы звоните, не сохранен ваш номер или вы просите его перезвонить по другому добавочному номеру.
Шаг 4. Установите соединение
При прослушивании бизнес-сообщений голосовой почты или сообщений от неизвестных отправителей люди начинают проявлять подозрительность или незаинтересованность, если они не знают, кто вы и почему вы звоните. Утешите их, упомянув общего друга или рекомендации, которые предоставили вам их номер. Опять же, это делает звонок более личным. Голосовая почта будет казаться менее агрессивной, и вы с большей вероятностью получите ответ.
- Попробуйте сделать короткое вступление, которое подскажет слушателю, например: «Я получил ваш номер от Пэт, который сказал, что вы заинтересованы в продаже своей лодки».
- Даже если вы не совершаете деловой звонок, установление соединения может помочь вашему получателю более комфортно. «Это Боб, ваш сосед с другой стороны улицы» более представительно, чем «Это Роберт Хендерсон».
Счет
0 / 0
Часть 1 Викторина
Если вы оставляете сообщение другу или родственнику, как вам следует представиться?
С вашим именем.
Точно! Если вы звоните кому-то, кто вас хорошо знает, они смогут идентифицировать вас по вашему имени. Оставить свое полное имя члену семьи или другу будет звучать жестко и неловко. Читайте еще один вопрос викторины.
Только с вашей фамилией.
Попробуйте снова! Если вы не называете своих друзей своей фамилией, странно представлять себя таким образом в голосовом сообщении. И многие из членов вашей семьи, вероятно, имеют одинаковую фамилию, так что это не поможет им идентифицировать вас. Угадай еще раз!
С вашим полным именем.
Не совсем! Вы должны оставить свое полное имя, если оставляете голосовое сообщение кому-то, кого никогда не встречали. Но члену семьи или другу не нужно ваше полное имя, чтобы идентифицировать вас. Угадай еще раз!
На самом деле, вам не нужно называть свое имя тому, кто вас хорошо знает.
Не обязательно! Помните, что разговор по телефону искажает ваш голос. Поэтому даже люди, которые хорошо вас знают, могут не узнать ваш голос по телефону. Выберите другой ответ!
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 2 из 3: Заявление о своем бизнесе
Шаг 1. Заранее подумайте о том, что вы собираетесь сказать
Прежде чем оставлять голосовое сообщение, четко представляйте, что вы собираетесь сказать. Это не должно быть большой проблемой, если вы звоните с определенным намерением, но если вы услышите гудок на другом конце и будете знать, что они записываются, многие абоненты могут потерять поле зрения. Разбейте информацию на маркеры и ударьте по каждому, прежде чем повесить трубку.
- Для голосовых сообщений, которые являются особенно неотложными или важными, подумайте о том, чтобы заранее написать приблизительный сценарий.
- Если вы поймали себя на том, что теряете время, просто сосредоточьтесь на том, чтобы назвать свое имя, номер обратного звонка и причину звонка в нескольких словах.
- Представьте, что вы отправляете голосовое сообщение, чтобы поддержать романтический интерес по поводу вчерашнего свидания. Мысленное изложение вашего сообщения перед записью может означать разницу между тем, чтобы сойтись холодным, спокойным и собранным и заикаться, нервничать.
Шаг 2. Сделайте свое сообщение кратким
Ограничьте голосовое сообщение 20-30 секундами. Редко будет случай, когда голосовая почта должна быть длиннее. Вы не хотите утомлять получателя слишком длинным, извилистым вступлением или историей. Будьте лаконичны и по существу. Короткое сообщение может действительно вызвать любопытство и убедить человека перезвонить, хотя в противном случае он мог бы и не перезвонить.
- С другой стороны, если вы оставите слишком короткое голосовое сообщение, получатель может подумать, что оно неважно, и удалить его, даже не слушая. Это особенно вероятно, если вы звоните с номера, не указанного в списке.
- Смысл отправки голосовой почты - заставить кого-то перезвонить вам, а не выгружать всю информацию, которой вы собирались поделиться с ними во время разговора.
Шаг 3. Откройте самую важную информацию
Переходите к делу и четко укажите причину своего звонка. Если вы просто касаетесь базы, так и скажите; если у вас есть коммерческое предложение, или вы завершаете сделку, или подтверждаете встречу, сообщите об этом получателю. Ваш слушатель быстро потеряет интерес и может удалить сообщение, если вы не сообщите ему о своей цели заранее.
- У вас очень мало времени, чтобы донести свою точку зрения. Если вы будете ходить вокруг да около, ваш слушатель может отказаться от сообщения, прежде чем он получит какую-либо важную информацию.
- Гораздо лучше сообщить сложные новости, такие как «папа в больнице», в упор и использовать оставшуюся часть сообщения, чтобы утешить и объяснить, чем танцевать вокруг темы и заставлять вашего слушателя волноваться.
Шаг 4. Будьте индивидуальны и органичны
Не поддавайтесь желанию перейти на неестественный, универсальный «телефонный голос». Просто будьте вежливы, будьте самим собой и говорите естественно. Люди могут сказать, когда кто-то пытается им что-то продать или уйти определенным образом, и они с гораздо большей вероятностью подскажут вам время суток, если почувствуют, что вы подходите к ним на равных.
Похоже, что вы читаете сценарий, у слушателя сложится впечатление, что он - всего лишь еще один звонок, который вам нужно сделать
Счет
0 / 0
Часть 2 Викторина
Сколько информации вы должны предоставить во время голосовой почты?
Как можно меньше, например, ваше имя и номер.
Неа! Не пытайтесь хранить тайну в голосовой почте, особенно если вы звоните с неуказанного номера. Если вы слишком загадочны, человек, которому вы звоните, может просто удалить вашу голосовую почту как неважную. Выберите другой ответ!
Достаточно, чтобы объяснить, почему они должны вам перезвонить.
Верный! Будьте лаконичны, но дайте человеку, которому вы звоните, достаточно информации, чтобы понять, почему вы звонили. Они с большей вероятностью перезвонят вам, если вы не слишком сдержанны и не слишком разговорчивы. Читайте еще один вопрос викторины.
Всю информацию, которую вы дали бы, если бы они взяли трубку.
Не совсем! Голосовые сообщения не заменяют полноценный разговор. Если вы говорите более 20 или 30 секунд, человек, которому вы звонили, скорее всего, заскучает или рассердится, и он, вероятно, не перезвонит вам. Выберите другой ответ!
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Часть 3 из 3: выход
Шаг 1. Задайте конкретный вопрос или просьбу
Завершая свое сообщение, уточните, почему вы хотите, чтобы получатель перезвонил вам. Задайте им точный вопрос или сделайте запрос, который побудит их взять трубку. Если они остались в замешательстве или не уверены в ваших намерениях после прослушивания вашей голосовой почты, значит, она не выполнила свою работу.
- Попробуйте такие фразы, как «дайте мне знать, как вам понравился рецепт, который я вам послал» или «мне интересно услышать ваши идеи по поводу этого предложения».
- Люди более мотивированы связываться, когда вы выделяете их с просьбой, чем если вы просто говорите «перезвоните мне».
Шаг 2. Повторно укажите свое имя и контактную информацию
Завершите свое сообщение, еще раз сообщив слушателю свое имя и номер телефона. Повторите свой номер телефона дважды, чтобы они не ошиблись с цифрой или не смогли ее записать. Не забудьте также указать любую информацию, которая может оказаться полезной, когда получатель ответит на ваш звонок, например, когда вы будете и когда не будете на связи, а также лучшее время дня для звонка.
- Называть свой номер телефона более двух раз в конце разговора - это чрезмерно и даже может быть истолковано как грубость.
- Вы также можете назвать свою фамилию по буквам, если звонящий никогда не встречался с вами раньше.
- Вам не нужно беспокоиться об этом шаге, если ваше сообщение носит случайный характер для друга или родственника.
Шаг 3. Избегайте длинных концовок
Когда пришло время положить трубку, не теряйте время и не затягивайте сообщение без нужды. Если это не личный звонок любимому человеку, незачем желать кому-то прекрасного дня. Чем дольше длится голосовая почта, тем меньше внимания будет уделяться получателю, поэтому постарайтесь не потерять фокус в конце. Поблагодарите их за уделенное время и оставьте следующий этап общения на их усмотрение.
- Дружественные закрытия, такие как «Я с нетерпением жду вашего ответа», более теплые и, следовательно, более эффективные, чем обычные, коммерческие, такие как «хорошего дня».
- Не повторяйте и не резюмируйте свое сообщение в конце. Если получателю нужно снова услышать определенную деталь, он может воспроизвести ее позже.
Счет
0 / 0
Часть 3 Викторина
Сколько раз вы должны произнести свой номер телефона в конце сообщения голосовой почты?
Нет, если вы сказали это в начале сообщения.
Не совсем! Да, вы должны указать свой номер в начале голосового сообщения. Но даже в этом случае есть вероятность, что человек пропустил его в первый раз, поэтому лучше повторить его в конце сообщения. Нажмите на другой ответ, чтобы найти правильный…
Один раз
Закрывать! Однозначно лучше сказать свой номер в конце сообщения, чем не говорить его вообще. Но в идеале вы должны повторить это несколько раз, чтобы убедиться, что человек это понял. Выберите другой ответ!
Дважды
Ага! В самом конце сообщения повторите свой номер дважды. Это идеальное число, чтобы убедиться, что человек слышит его правильно, не производя впечатление навязчивого или грубого. Читайте еще один вопрос викторины.
Три раза
Почти! Вам не нужно указывать свой номер три раза в конце голосового сообщения. Человек, которому вы звоните, получит ваш номер с меньшим количеством повторений, чем этот. И что еще хуже, повторение этого три раза или больше может показаться грубым. Попробуйте другой ответ…
Хотите еще викторин?
Продолжайте проверять себя!
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Подумайте о случаях, когда вам приходили сообщения голосовой почты, которые заставляли вас думать «чего хочет этот человек?» Оставьте тот вид голосовой почты, который хотите получать.
- Укажите свой адрес электронной почты или другой способ связи в дополнение к номеру телефона, если это необходимо для вашего взаимодействия с получателем.
- Улыбка! Это происходит даже по телефону.
- Не забудьте указать дату, если вы делитесь конфиденциальной информацией.
- Если вы звоните по конфиденциальной теме, ограничьте количество информации, которую вы включаете в голосовую почту, на случай, если ее подслушают другие.
- В случае чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия используйте исходящее сообщение голосовой почты, чтобы сообщить людям, что с вами все в порядке.
Предупреждения
- Если вы пытаетесь заставить кого-то перезвонить вам, не вспоминайте прошлые неудачные попытки звонка. Это может вызвать у вас раздражение, и им будет менее комфортно общаться с вами.
- В профессиональных обстоятельствах вы всегда должны оставлять голосовое сообщение, если человек, которому вы звоните, не отвечает. Наличие нескольких пропущенных вызовов без сообщений голосовой почты снижает важность вашего бизнеса.
