Вы можете использовать учетные записи ресурсов для планирования и бронирования оборудования, помещений и услуг, приглашая их на мероприятия по электронной почте в Microsoft Outlook. Учетные записи ресурсов делают резервирование инструментов на рабочем месте простым и организованным процессом. Если определенный ресурс уже зарезервирован на определенное время, учетная запись может быть настроена на автоматическое принятие или отклонение запросов планирования. Вот несколько шагов, как создать учетную запись ресурса в Microsoft Outlook.
Шаги
Метод 1 из 3. Создайте для ресурса учетную запись электронной почты. Дайте своему ресурсу адрес электронной почты и описательное имя ресурса; например, «Телевидение» или «Северный конференц-зал»
Метод 2 из 3: создание учетной записи ресурса в Microsoft Outlook 97
Шаг 1. В меню «Инструменты» нажмите «Параметры»
Шаг 2. Щелкните вкладку «Электронная почта»
В разделе «Настройки автоматической обработки почты» выберите «Обрабатывать запросы и ответы по прибытии», затем нажмите «ОК»
Шаг 3. Щелкните «Расширенное планирование» на вкладке «Календарь»
- Выберите желаемые параметры в разделе «Обработка приглашений на встречу».
- Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.
Шаг 4. Щелкните вкладку «Делегаты»
Нажмите «Добавить» и введите имя учетной записи делегата.
- В поле «Разрешение делегата» нажмите «Редактор в списке календаря» и выберите «Делегат получает копии отправленных мне сообщений о собрании», затем нажмите «ОК».
- Нажмите «Отправлять запросы на собрания и ответы только моему представителю, а не мне», затем нажмите «ОК».
Метод 3 из 3. Создайте учетную запись ресурса в Microsoft Outlook 98 и 2010
Шаг 1. Перейдите в меню «Инструменты»
Щелкните «Параметры».
Шаг 2. Щелкните «Параметры календаря», затем щелкните «Планирование ресурсов»
- Выберите желаемые параметры в разделе «Обработка приглашений на собрание», затем нажмите «ОК».
- Снимите галочку напротив «Напоминание по умолчанию» в начале раздела «Календарь».
Шаг 3. Перейдите на вкладку «Делегаты»
Нажмите «Добавить» и введите имя учетной записи делегата.
- В поле «Разрешение делегата» щелкните «Редактор в списке календаря» и выберите «Делегат получает копии отправленных мне сообщений о собрании», затем нажмите «ОК».
- Нажмите, чтобы выбрать «Отправлять запросы на собрания и ответы только моему представителю, а не мне», затем нажмите «ОК».
подсказки
- После создания ресурса обновление может занять несколько минут, в зависимости от скорости обработки вашего сервера Microsoft Exchange. Чтобы разрешить обработку, дайте локальному компьютеру простаивать не менее 30 секунд.
- Прежде чем вы сможете создать новый ресурс в Outlook, у вас уже должна быть настроена учетная запись электронной почты для делегата. Вы можете использовать существующую учетную запись электронной почты или создать специальную учетную запись для делегата.
- Вы можете настроить учетные записи ресурсов для автоматического ответа на приглашения на собрания. Это можно сделать на вкладке «Календарь» в разделе «Расширенное планирование».
- Чтобы упростить обработку нескольких ресурсов, вы можете настроить выделенный компьютер, который будет входить в учетную запись делегата в Microsoft Outlook. Таким образом, вы можете легко управлять бронированием сразу нескольких разных ресурсов.
