Изучение того, как создать табель успеваемости в Microsoft Excel, - отличный инструмент. Он предоставляет электронную таблицу данных и формул, которая минимизирует время и усилия, затрачиваемые на запись и вычисление оценок старомодными способами. Ниже приводится довольно подробное описание шагов, которые обещают освоить этот навык и принять инструмент, который будет полезен в будущих задачах анализа данных. Для использования этой статьи вам потребуются только базовые знания о том, как работать с Windows 7, XP или Vista. Вам не обязательно быть знакомым с Microsoft Excel.
Шаги
Шаг 1. Откройте Microsoft Excel
Шаг 2. Введите информацию о классе в таблицу Excel.
Шаг 3. Выберите макет Журнала успеваемости.
Шаг 4. Создайте формулы
Метод 1 из 4: откройте Microsoft Excel
Шаг 1. На главном экране нажмите «Пуск», затем перейдите в «Все программы».
Шаг 2. Щелкните левой кнопкой мыши «Все программы», откройте Microsoft Excel.
Шаг 3. Найдите в списке «Microsoft Office» и щелкните левой кнопкой мыши
Шаг 4. Нажмите «Microsoft Excel».
Чтобы упростить доступ к Microsoft Excel, щелкните и перетащите значок Excel с шага 3 на рабочий стол
Метод 2 из 4: введите информацию о классе в таблицу Excel
В целях организации вы всегда должны называть лист, который вы создаете, и включать общую информацию о классе (например, имя инструктора, название класса и / или время встреч). Этот шаг очень важен, когда вам нужно распечатать документ, сделать копии и поделиться ими. Это очень помогает правильно и эффективно определить таблицу успеваемости.
Шаг 1. Назовите лист успеваемости.
- Дважды щелкните «Sheet1» в нижней части окна Excel, «Sheet1» теперь выделен.
- Введите название листа, например: Первые часовые оценки.
-
нажмите Ввод
Шаг 2. Вставьте информацию о классе
- Щелкните ячейку A1, чтобы выделить ее
- Введите имя учителя.
- Нажмите клавишу "вниз", чтобы выбрать ячейку A2.
- Введите название класса, например: Класс по общественным наукам.
- Нажмите клавишу "вниз", чтобы выбрать ячейку A3.
- Типовое время встречи класса
- Нажмите кнопку «вниз», чтобы выбрать A4.
- Введите термин, например: осень 2012 г.
- Дважды нажмите "Enter", чтобы перейти к ячейке A6.
- «Поле имени» вверху листа показывает, какая ячейка выбрана.
Метод 3 из 4. Выберите макет журнала успеваемости
Шаг 1. Введите имена студентов.
- Важно выбрать наиболее удобный для вас макет. Знание типа записей, которые вы собираетесь сделать, поможет определить, какие столбцы вам понадобятся. Вам понадобится столбец для каждого оцениваемого задания, а также столбец с именами учащихся, общей, средней и итоговой оценками.
- Для этих данных вам понадобятся три столбца: Имя, Фамилия и столбец с количеством студентов.
-
Создание последовательного столбца чисел
- Выбрав ячейку A6, введите 1
- Нажмите клавишу вниз
- Введите число 2
- Наведите указатель мыши на ячейку A6, пока курсор не примет форму
- Щелкните и перетащите курсор из ячейки A6 в A7, теперь обе ячейки выделены рамкой вокруг них.
- Наведите указатель мыши на правый нижний угол поля, пока курсор не станет плюсом +(это называется дескриптором заполнения)
- Щелкните и перетащите, пока не будет достигнут конечный номер.
- Введите имя столбцов: выберите ячейку B5, введите имя столбца «Имя», нажмите клавишу табуляции с клавиатуры, введите фамилию, введите имена учащихся в соответствующие столбцы.
Шаг 2. Создайте оставшиеся столбцы (выполните шаги, как показано выше):
Введите оставшиеся столбцы, такие как Домашнее задание 1, Домашнее задание 2, Тест 1, Тест 2, Экзамен, Итого, Средний и Итоговый балл. Используйте клавишу табуляции для перехода от ячейки столбца к следующей.
Чтобы имена отображались в алфавитном порядке, на главной вкладке щелкните значок «Сортировка и фильтр», выберите от А до Я
Метод 4 из 4. Создание формул
Excel предоставляет список многих функций, которые можно использовать для расчета оценок. Первая функция - это функция суммы. Мы будем использовать функцию суммы, чтобы найти общую сумму оценок учащихся. Во-вторых, мы будем использовать функцию усреднения, которая переводит сумму в процент.
Шаг 1. Сумма оценок учащихся
- Выберите ячейку I 6 (ячейку непосредственно под ячейкой «Итого»).
- В меню "Формулы" выберите "Автоматическое суммирование".
- Щелкните и перетащите ячейки с D6 по H6 через строку.
- нажмите Ввод
-
Чтобы скопировать формулу во весь столбец «Итого», нажмите и перетащите маркер заполнения, пока не дойдете до ячейки I15. (это скопирует функцию в каждую строку, вычисляя общие оценки для каждого студента)
Шаг 2. Среднее значение оценок.
Чтобы найти среднее значение оценок для каждого учащегося, мы разделим сумму, указанную в столбце «Итого», на максимально возможную сумму.
(в этом примере мы предполагаем, что максимально возможное количество оценок равно 500)
- Выберите ячейку J6 (ячейку непосредственно под ячейкой со «средним» значением).
- Щелкните панель формул, чтобы ввести
- Тип = 16/500
- нажмите Ввод
- Из ячейки J6 щелкните и перетащите маркер заполнения ко всему среднему столбцу до ячейки J15.
- Чтобы отформатировать среднее значение в процентной форме, выберите столбцы с J6 по J15.
- Щелкните правой кнопкой мыши выбранный столбец
-
Выберите Формат ячеек, появится диалоговое окно.
На вкладке "Число" выберите категорию "Процент"
- Измените количество десятичных знаков по своему усмотрению
-
Щелкните ОК.
Шаг 3. Переведите вычисленные средние оценки в итоговые буквенные оценки.
Excel позволяет нам добавить функцию, которая автоматически вычисляет оценку на основе их средних значений в столбце J. Для выполнения этой функции нам понадобится ключ, который представляет собой просто таблицу буквенных оценок и соответствующие числа. Мы будем использовать образец таблицы из Excel.
- Создать ключевую таблицу
-
Выберите ячейку M7, здесь мы начнем печатать таблицу
- Введите "Среднее", это будет первый столбец.
- Нажмите клавишу табуляции
- Тип "Оценки"
- В разделе "Средний" введите баллы по шкале оценок.
-
В столбце «Оценки» введите соответствующую буквенную оценку каждой оценке.
Шаг 4. Введите формулу
Для получения буквенной оценки требуется функция ВПР, которая называется вложенной функцией. Он следует формуле:
VLOOKUPlookup_value, table_array, column_index_number, [range_lookup])
- Выберите ячейку K6
-
Начните вводить формулу = ВПР (J6, $ M $ 18: $ N $ 22, 2, ИСТИНА)
Объяснение: после скобок введите ячейку, содержащую итоговую оценку учащегося, которая в этом примере находится в ячейке J6. Вторая часть формулы включается автоматически при выборе ключевой таблицы; нажмите F4 на клавиатуре, чтобы вставить знаки доллара, которые заблокируют выбранный диапазон. Третья часть - это номер столбца из таблицы, который содержит буквенные оценки. Истина означает приблизительное совпадение со значениями столбца, ложь приведет к точному совпадению
- нажмите Ввод
- Скопируйте формулу вниз на весь столбец до ячейки K15, щелкнув и перетащив маркер заполнения из ячейки K6.
-
Повторение этого процесса позволит вам в будущем рассчитать оценки для других классов.
подсказки
- Всегда давайте своей зачетной книжке название, щелкнув вкладку «файл», выберите «Сохранить как», в окне «Сохранить как» выберите место и введите имя для документа. Нажмите «Сохранить», когда будете готовы сохранить.
- При необходимости обратитесь к обширному меню «Справка» Excel. Он предлагает инструменты для создания статистики данных.
- Чтобы узнать, какая операционная система установлена на вашем ПК, нажмите «Пуск», щелкните правой кнопкой мыши «Компьютер», прокрутите вниз и нажмите «Свойства», появится системное диалоговое окно с основной информацией о вашем компьютере.
- Чтобы упростить доступ к Microsoft Excel, щелкните и перетащите значок Excel с шага 3 на рабочий стол.
- Поле имени вверху, если на листе показано, какая ячейка выбрана.
Предупреждения
- Обязательно убедитесь, что уравнения, которые вы создали для своей зачетной книжки, рассчитываются правильно.
- Убедитесь, что вы постоянно сохраняете свой прогресс, чтобы не потерять информацию во время работы.
- Всегда сохраняйте резервную копию своей успеваемости и храните бумажные копии.