Документы процессов проводят читателя через логическую последовательность шагов, необходимых для успешного завершения процесса. Например, статьи wikiHow - это тип документа о процессе. Содержание документа процесса может быть сложным или простым, но вам нужно будет определить, какие шаги необходимо выполнить, логическую последовательность для этих шагов и что эта последовательность будет выполнять в случае успешного завершения. Помня об этих основах, можно создать документацию по процессу для чего угодно, от варки яйца до проведения международной маркетинговой кампании.
Шаги
Часть 1 из 3: Начало документа процесса
Шаг 1. Определите процесс
Практически все можно разбить на процесс и превратить в документ процесса. Вот некоторые примеры:
- Изготовление макаронных изделий
- Учимся водить
- Пишу письмо
- Выполнение барабанной дроби
Шаг 2. Выясните, какие ресурсы понадобятся вашим читателям
Подумайте обо всех ресурсах, которые потребуются вашим читателям для завершения процесса, который вы хотите описать. Понимание задействованных ресурсов пригодится при принятии решения о том, как описать каждый из шагов. Некоторые примеры необходимых ресурсов включают:
- Приготовление макарон: вода, макароны, соль, кастрюля, дуршлаг, нагревание, время
- Обучение вождению: автомобиль, учитель, время (обучение и практика), знание правил дорожного движения
- Написание письма: навыки письма и правописания, бумага, ручка или карандаш
- Исполнение барабанной установки: барабанная установка, барабанные палочки, некоторый опыт игры на барабанах, время
Шаг 3. Учитывайте свою аудиторию
Прежде чем двигаться дальше, вам следует подумать о том, кто ваша аудитория и что они уже знают о вашем предмете. Эти знания могут помочь вам определить, какую информацию вам нужно включить, а какую информацию вы можете пропустить.
Например, если вы пишете технологический документ о том, как приготовить макароны для широкой аудитории, которая может знать, а может и не знать, как готовить, тогда вы, вероятно, захотите определить такие термины, как «al dente», и описать, что означает « прокатывающееся кипение »
Шаг 4. Создайте заголовок
Каждый документ процесса должен иметь четкое название, объясняющее, какой процесс вы детализируете. Чтобы определить, как вы должны называть свой документ процесса, подумайте о том, что вы хотите, чтобы ваши читатели научились делать. Например, вы можете назвать свой рабочий документ «Приготовить пасту», «Научиться водить машину» или «Написать письмо».
Используйте императивную форму для заголовка и шагов. Документ процесса должен начинаться с глагола в настоящем времени, например, «приготовить», «приготовить», «научиться» или «написать». Вы должны продолжать использовать это время для описания этапов вашего процесса
Шаг 5. Используйте введение, чтобы привлечь читателей
Введение в ваш технологический документ даст вам возможность объяснить, что этот документ будет предлагать, а также привлечет внимание вашего читателя. Во введении рекомендуется создать ощущение срочности, чтобы читатель захотел продолжить чтение. Попробуйте создать проблему для своих читателей, а затем предложите ее решить.
Например, представляя технологический документ, в котором объясняется, как приготовить макароны, вы можете сказать что-то вроде: «Приготовление макаронных изделий может показаться легким, но макароны легко пережарить или недоварить. Это проблема, потому что слишком жевательная или слишком мягкая паста может быть неаппетитной, независимо от того, какой соус вы ее добавите. Но если вы сделаете макароны правильно, то ваша паста будет такой же впечатляющей, как и ваш соус »
Часть 2 из 3: Описание вашего процесса
Шаг 1. Разбейте процесс
Подумайте о вещах, которые должны произойти в рамках процесса, который вы пытаетесь описать. Запишите как можно больше частей процесса, чтобы начать. Эта стратегия предварительного написания называется «листинг». Постарайтесь разбить процесс на небольшие, простые для понимания шаги. Например, если вы хотите объяснить, как приготовить пасту, вы можете записать:
- Достаньте горшок и наполните его водой.
- Поставьте кастрюлю на плиту и включите сильный огонь.
- Убирайся макароны.
- Добавьте макароны в воду.
- Слегка убавьте огонь.
- Готовьте в течение времени, указанного на упаковке.
- Слейте пасту на дуршлаг в раковине.
Шаг 2. Расставьте шаги по порядку
Как только у вас будет базовый список шагов, которые нужно будет выполнить вашим читателям, просмотрите их и убедитесь, что они в порядке. Подумайте, имеет ли смысл сделать один из ваших шагов раньше или позже в последовательности.
- Например, если вы описываете процесс приготовления макарон, вы можете подумать, имеет ли смысл говорить читателям, чтобы они достали макароны до или после того, как вода нагреется.
- Если процесс, который вы описываете, является чем-то довольно сложным или вы можете обойтись, не задумываясь, то вам, возможно, придется потратить больше времени на обдумывание логики ваших действий. Например, если вы опытный барабанщик, пытающийся описать, как играть барабанную дробь, то вам, возможно, придется сесть за свою барабанную установку и сыграть несколько барабанных роликов.
- Выполняя шаги в своем процессе, думайте о том, что происходит первое, второе, третье и т. Д. Сравните эту последовательность со своим списком шагов.
Шаг 3. Определите, нужна ли вам дополнительная информация
Подумайте о процессе еще раз и попытайтесь определить, отсутствует ли какая-либо информация в процессе. Постарайтесь определить, нужно ли что-нибудь сделать читателям, прежде чем они смогут выполнить один из ваших шагов.
- Например, вы можете посоветовать своим читателям установить таймер при добавлении пасты в воду. Или вы можете посоветовать читателям проверить кусок макарон, прежде чем слить воду из кастрюли.
- Попробуйте прочитать свои шаги другу, чтобы узнать, не пропустили ли вы что-нибудь. Не вдавайтесь в подробности написанного, просто прочитайте свои шаги другу и попросите совета.
Шаг 4. Расширяйте свои шаги
После того, как вы разработали четкую последовательность своих шагов, вам нужно будет расширить каждый из них. Каждый шаг в вашем документе процесса должен включать полезную информацию, чтобы помочь вашим читателям понять, как выполнить каждый из шагов. Постарайтесь быть максимально подробными.
Например, когда вы советуете читателям достать горшок и наполнить его водой, вам нужно будет сказать, какой тип считывателей следует использовать и сколько воды следует добавить в горшок. Вы можете посоветовать читателям использовать большую кастрюлю, чтобы приготовить макароны, и налить в нее 12 чашек воды
Шаг 5. Приведите примеры
Примеры могут помочь вашим читателям получить более четкое представление о том, как делать то, что может быть трудно понять. Попробуйте использовать примеры, которые вашим читателям будет легко понять, и объясните, как этот пример соотносится с процессом, который вы описываете.
Например, если вы пытаетесь объяснить читателям, как крепко держать палочку, чтобы сыграть барабанную дробь, вы можете использовать пример удерживания карандаша, чтобы описать, какое давление требуется. Читатели смогут понять, как держать ручку или карандаш, и использовать эти знания, чтобы помочь им правильно держать палочку
Шаг 6. Предложите совет по устранению неполадок
Подумайте о типичных ошибках, которые люди допускают, пытаясь завершить этот процесс, и убедитесь, что вы исправили эти типичные ошибки в своем документе. Вы можете найти способ включить эту информацию в один из ваших шагов или предоставить эту информацию в конце документа.
Например, возможно, причина того, что многие люди в конечном итоге переваривают макароны, заключается в том, что они забывают установить таймер. Или, возможно, многие люди борются с барабанной дробью, потому что они слишком крепко держат свои барабанные палочки
Часть 3 из 3: Завершение работы над документом
Шаг 1. Включите переходы там, где это необходимо
Переходы - это слова, которые помогают улучшить текст вашего письма. Переходы могут помочь вам прояснить, когда читатели должны что-то делать в вашем процессе. Например, вы можете посоветовать своим читателям установить таймер ПЕРЕД тем, как добавить макароны в кипящую воду. Или вы можете посоветовать своим читателям надеть прихватки для духовки, а ЗАТЕМ перелить пасту на дуршлаг в раковине. Некоторые другие хорошие слова перехода, которые можно использовать в документе процесса, включают:
- следующий
- после
- первый
- последний
- также
Шаг 2. Упростите свой язык
При описании процесса для большой аудитории важно убедиться, что слова, которые вы используете, достаточно просты для понимания большинством людей. Использование большого количества жаргона (технического языка) может затруднить читателям понимание инструкций. Найдите минутку, чтобы прочитать свои инструкции и найти способы упростить язык.
Если вам нужно использовать специальное слово для описания вашего процесса, убедитесь, что вы определили его для своих читателей. Например, если вы описываете, как приготовить пасту, вам нужно будет объяснить, что означает «al dente»
Шаг 3. Протестируйте процесс
Важно убедиться, что описанный процесс можно успешно выполнить, следуя вашим инструкциям. Постарайтесь завершить описанный вами процесс, выполняя каждый шаг в том порядке, в котором вы их разместили, и используя только ту информацию, которую вы указали.
- Во время тестирования процесса постарайтесь определить любую информацию, которая отсутствует или что-то, что может быть непонятно вашим читателям.
- Попросите кого-нибудь еще протестировать ваш процесс. Если кто-то еще протестирует ваш процесс, это может обеспечить еще большую точность вашего технологического документа. Попросите друга или члена семьи использовать ваши шаги для завершения описанного вами процесса.
Шаг 4. Отформатируйте документ
В зависимости от того, как вы планируете использовать документ процесса, вам может потребоваться его форматирование. Например, если ваш технологический документ предназначен для форматирования как эссе в стиле MLA для задания в классе, вам нужно будет просмотреть рекомендации вашего инструктора и убедиться, что ваш документ им соответствует. Если вы используете свой документ для веб-сайта, вам нужно будет отформатировать его в соответствии с вашими потребностями.
