Хотя вы можете защитить отдельные файлы PDF с помощью паролей, это может стать излишне сложным, если вы отправляете много файлов. С помощью Adobe Acrobat вы можете создать так называемый конверт безопасности. Это PDF-файл, который может содержать множество различных файлов в виде вложений. Все эти вложения будут защищены одним паролем.
Шаги
Шаг 1. Откройте инструмент Security Envelope в Acrobat Pro
Процесс для этого немного отличается в зависимости от того, какую версию вы используете. Вы не можете создавать защитные конверты в бесплатном Acrobat Reader.
- XI и DC - щелкните меню «Инструменты» в правой части окна и выберите «Защита» → «Дополнительные параметры» / «Дополнительная защита» → «Создать защитный конверт».
- X и старше - нажмите кнопку «Безопасность» на панели инструментов и выберите «Создать защитный конверт». Если вы не видите кнопку «Безопасность», откройте меню «Дополнительно» и выберите «Безопасность» → «Создать защитный конверт».
Шаг 2. Добавьте файлы для отправки в конверте
Ваш текущий открытый PDF-файл будет добавлен автоматически, и вы сможете добавить любые другие файлы, которые захотите. Добавляемые файлы не обязательно должны быть PDF-файлами; вы можете добавлять документы Word, электронные таблицы Excel и другие типы файлов.
Нажмите кнопку «Добавить файл для отправки» и найдите файлы, которые вы хотите добавить. Чем больше файлов, тем больше размер файла конверта безопасности
Шаг 3. Выберите шаблон конверта
Acrobat поставляется с тремя различными шаблонами конвертов, из которых вы можете выбирать, и вы можете загрузить больше в Интернете. Если вы используете Mac, у вас может не быть шаблонов для выбора. В этом случае выполните следующие действия:
- Откройте папку «Приложения» и щелкните правой кнопкой мыши Adobe Acrobat.app.
- Выберите «Показать содержимое пакета», а затем перейдите в / Applications / Adobe Acrobat DC / Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Скопируйте шаблоны в более удобное место, например в папку «Документы».
- Вернувшись в окно «Создать защитный конверт», нажмите «Обзор» и выберите новое расположение шаблона.
Шаг 4. Выберите способ отправки конверта
Вы можете отправить его немедленно, и ваш почтовый клиент откроется после того, как конверт будет создан. Если вы решите отправить его позже, Acrobat создаст файл конверта в формате PDF, что позволит вам отправить его так, как вы хотите.
Как правило, лучше выбрать отправку файла позже
Шаг 5. Установите флажок «Показать все политики» и выберите «Зашифровать паролем»
" Это позволит вам добавить пароль в конверт. Вам не будет предложено создать пароль, пока процесс не будет завершен.
Вы можете выбрать защиту с помощью сертификатов, но это более сложный процесс, требующий создания зашифрованных сертификатов как для вас, так и для получателя. Это более безопасно, чем пароль, поскольку только владелец сертификата может открыть файл, но сбивает с толку большинство людей, которым вы пытаетесь отправить файл. Придерживайтесь паролей, если только вы не пользуетесь очень строгими мерами безопасности или конфиденциальности
Шаг 6. Введите информацию об отправителе
Вам будет предложено ввести информацию об отправителе, которую Acrobat будет использовать для заполнения шаблона. Вы можете установить флажок «Больше не показывать» после заполнения, чтобы сохранить его для будущих конвертов.
Шаг 7. Проверьте настройки и нажмите «Готово»
" Это откроет окно настроек пароля.
Шаг 8. Установите флажок «Требовать пароль для открытия документа»
Это позволит вам ввести свой пароль.
Шаг 9. Создайте пароль для конверта
Более новые версии Acrobat будут оценивать надежность вашего пароля по мере его ввода. Вам будет предложено ввести его еще раз, чтобы подтвердить.
Шаг 10. Выберите вашу совместимость (необязательно)
Большинство пользователей могут оставить Acrobat 7.0 для максимальной совместимости. Если вы знаете, что ваш получатель использует Acrobat 6.0, вы можете выбрать это вместо этого. Если вы знаете, что они используют XI или новее, вы можете выбрать это для усиленного шифрования пароля.
Защитные конверты несовместимы с версией 5.0 или более ранней
Шаг 11. Завершите процесс создания
Вы будете предупреждены, что настройки не вступят в силу, пока вы не сохраните файл.
Шаг 12. Нанесите последние штрихи на конверт
После завершения процесса создания вы увидите свой защитный конверт. вы можете просматривать и редактировать поля, а также вводить соответствующую информацию. Вы можете включить инструкции для получателя в поле «Кому», но убедитесь, что вы не указываете здесь пароль.
Шаг 13. Сохраните файл
Когда вы закончите, сохраните файл на свой компьютер. Он будет сохранен как обычный файл PDF. После сохранения файла вы можете отправить его кому угодно в виде вложения электронной почты или загрузить в службу облачного хранилища, и им потребуется пароль для его открытия.
