Вы можете подумать, что только школьные учителя должны беспокоиться о посещаемости, но на самом деле это также важная бизнес-практика. Как для малого, так и для крупного бизнеса точные данные о посещаемости могут многое рассказать об эффективности, прибыльности и удовлетворенности сотрудников. Благодаря современным технологиям существует множество способов записи посещаемости сотрудников и эффективного использования данных.
Шаги
Метод 1 из 3: Сбор данных о посещаемости
Шаг 1. Используйте простую электронную таблицу, только если у вас небольшой бизнес
Если у вас 5 или меньше сотрудников, а возможно, даже 10 или меньше, использование очень простого метода учета посещаемости может сработать для вас. Например, вы можете отслеживать посещаемость и часы в электронной таблице Microsoft Office или Google Docs или даже полагаться на бумажные таблицы. Однако выберите более продвинутые параметры отслеживания, если у вас более 5-10 сотрудников.
- Независимо от размера вашего бизнеса, всегда используйте четкую систему для записи посещаемости и часов. Не доверяйте своей памяти или словам сотрудников, когда пытаетесь следить за происходящим!
- Если вы предпочитаете электронные таблицы на бумаге, поищите в Интернете шаблон для печати, который соответствует вашим потребностям.
Шаг 2. Создайте шаблон Office или Docs, чтобы упростить работу с электронной таблицей
И Microsoft Office, и Google Docs предлагают дополнительные шаблоны, предназначенные для записи посещаемости и рабочего времени сотрудников. По сравнению с обычной электронной таблицей этот параметр может упростить для ваших сотрудников ввод часов, а вам - отслеживать и анализировать данные.
Хотя этот вариант более эффективен, чем обычная бумажная или электронная таблица, его все же лучше оставить малым предприятиям - возможно, тем, у кого есть до 20 сотрудников
Шаг 3. Закажите ведение документации по контракту, если это экономично и по времени
Для многих предприятий, как малых, так и крупных, лучший способ зафиксировать посещаемость - заплатить за это кому-то другому! В большинстве случаев ваши сотрудники будут вводить данные о посещаемости и часах на веб-портале или в приложении, а подрядчик будет размещать данные и предоставлять вам регулярные отчеты на их основе.
Некоторые компании взимают фиксированную ставку в зависимости от уровня сотрудников - например, 20 долларов США в месяц для до 10 сотрудников, в то время как другие взимают плату за каждого сотрудника. Сравните затраты, функции и услуги при выборе сторонней компании, чтобы отслеживать посещаемость и часы работы ваших сотрудников
Шаг 4. Управляйте ведением документации внутри компании, только если у вас есть ИТ-ресурсы
Как средняя или крупная компания, вам может быть неудобно вести учет, возможно, по финансовым соображениям или соображениям безопасности. Для отслеживания посещаемости и рабочего времени 100, 1 000 или даже 10 000 сотрудников требуется надежный ИТ-отдел, который может разработать и поддерживать необходимую инфраструктуру для сбора, хранения и анализа данных. Ваши ИТ-отделы и отдел кадров также должны уметь хорошо работать вместе!
Тщательно оцените затраты и преимущества ведения учета самостоятельно по сравнению с заключением контракта с третьей стороной для этого
Метод 2 из 3: отслеживание посещаемости с помощью технических специалистов
Шаг 1. Попросите сотрудников «смахивать» и «выходить» своими удостоверениями личности
По сути, это современная версия, когда сотрудники «входят» и «выходят» с помощью перфокарт. Преимущество заключается в том, что данные отправляются непосредственно в вашу внутреннюю или стороннюю инфраструктуру хранения документации для хранения и анализа.
Станции с смахивающими карточками лучше всего работают с сотрудниками, которые придерживаются одного места и работают в обычные часы в течение своего обычного рабочего дня, например, с офисными работниками, учителями или фабричными рабочими
Шаг 2. Используйте биометрические данные или видео, чтобы ограничить «удары напарника» на сканерах удостоверений личности
Хотя отследить опоздание или отсутствие напарника - так называемое «напарничество» - было проще с перфокартами, по-прежнему можно было провести за них идентификатор напарника и достичь той же цели. Если вас беспокоит, что это проблема ваших сотрудников, подумайте об инвестициях в такие устройства, как видеокамеры или биометрические сканеры, чтобы повысить безопасность и точность ваших станций считывания карт.
- Биометрические сканеры, которые обычно требуют авторизации отпечатков пальцев, можно использовать вместе со сканерами удостоверений личности.
- Установка камер видеонаблюдения на станциях с смахивающими картами может помочь вам выявить подозреваемых «перфораторов».
Шаг 3. Отслеживайте часы работы сотрудников вне офиса с помощью мобильного приложения
Карточки смахивания не подходят для сотрудников, которые работают из дома или из разных мест. Вместо этого предложите им «вбивать» и «выходить» с помощью приложения, установленного на их служебном или личном телефоне. Во многих случаях им просто нужно нажать кнопку, чтобы запустить и остановить текущие часы, которые отслеживают их посещаемость и часы.
Если ваша компания уже передает ведение документации третьей стороне, этот тип приложения может быть включен как часть пакета. В этом случае данные о посещаемости, вводимые вашими сотрудниками самостоятельно, должны легко интегрироваться в ваш общий учет
Шаг 4. Рассмотрите возможность отслеживания местоположения и времени по GPS для сотрудников, которые много путешествуют
Этот тип системы отслеживания хорошо работает, если у вас есть сотрудники, которые путешествуют между определенными местами в течение своего рабочего дня. GPS их рабочих телефонов будет отслеживать, когда они находились в определенных рабочих зонах, что, в свою очередь, может использоваться для определения их общего рабочего времени.
GPS-слежение является дополнительной функцией некоторых приложений «табло». Эта функция определенно лучше всего подходит для использования с рабочими телефонами, поскольку отслеживание сотрудников на их личных телефонах может показаться слишком похожим на «старшего брата»
Метод 3 из 3: Работа с данными о посещаемости
Шаг 1. Подсчитайте цифры, чтобы увидеть, как проблемы с посещаемостью влияют на ваш бизнес
Ведение точных записей посещаемости сотрудников позволяет рассчитать, как положительные и отрицательные модели посещаемости влияют на вашу прибыль. В свою очередь, вы можете использовать эти данные для повышения эффективности своего рабочего места и стратегии управления персоналом.
Некоторые быстрые вычисления могут, например, дать вам «коэффициент заболеваемости» - количество отсутствий на 100 сотрудников за определенный период времени. Подобные точки данных, такие как «уровень неактивности» и «уровень серьезности», также могут быть использованы для определения экономического воздействия посещаемости и отсутствия
Шаг 2. Признайте сотрудников, которые соблюдают надлежащие процедуры посещаемости
Небольшое положительное подкрепление может иметь большое значение! Используйте собранные данные, чтобы идентифицировать сотрудников с выдающимися записями о посещаемости. Дайте им общественное признание, похвалу и, возможно, награды - даже несколько подарочных карт или небольшой бонус могут помочь воодушевить других последовать их примеру.
Помните, что «хорошая посещаемость» не обязательно означает, что сотрудник никогда не пропускает работу. Это также означает, что нужно внимательно относиться к тому, чтобы брать отпуск, например, уведомляя его перед тем, как взять выходной, или оставаться дома, пока они восстанавливаются после болезни
Шаг 3. Прежде чем принимать меры, познакомьтесь с сотрудником, у которого есть проблемы с посещаемостью
Всякий раз, когда ваши данные идентифицируют сотрудника с проблемой посещаемости, не переходите сразу к дисциплинарным мерам или увольнению. Вместо этого встретитесь с ними (и представителем отдела кадров или аналогичным лицом), чтобы обсудить проблему. Составьте письменный план действий, который дает сотруднику четкое руководство и ориентиры для достижения ожидаемой посещаемости.
Например, вы можете иметь дело с преданным сотрудником, который пытается решить некоторые насущные проблемы дома. В этом случае вы можете внести некоторые изменения в расписание или рабочую нагрузку вместо того, чтобы поспешно уволить ценного работника
Шаг 4. Тщательно перемещайтесь по бюрократической ленте при наказании или увольнении работника
Всегда соблюдайте четкую и последовательную процедуру при наложении дисциплинарных мер на сотрудника с проблемами посещаемости, особенно перед его увольнением. В идеале вас должен проконсультировать юрисконсульт, специализирующийся на трудовом законодательстве. В противном случае то, что кажется обычным выстрелом, может привести к дорогостоящему судебному разбирательству.
