Если у вас заканчивается место в электронной почте IBM Notes, но вы не готовы удалить электронные письма, рассмотрите возможность их архивирования. Архивирование электронных писем означает копирование сообщений в другое место на вашем компьютере. Узнайте, как заархивировать IBM Notes, чтобы освободить место в учетной записи при сохранении исходных писем. Это также помогает вашему компьютеру и программному обеспечению работать с максимальной производительностью.
Шаги
Шаг 1. Ограничьте размер почтового файла
Держите размер вашего почтового файла менее 500 МБ. (Некоторым организациям может потребоваться более строгое ограничение, например 200 МБ.)
- Проверьте свой размер данных, перейдя в Файл, База данных, Свойства. В Lotus 8 перейдите в «Файл», «Приложения», «Свойства».
- Щелкните вкладку «i». Число после «Disk Space» показывает, сколько данных у вас в настоящее время хранится в IBM Notes.
Шаг 2. Изучите предустановленные настройки вашей организации
Если вы используете IBM Notes для учебы или работы, возможно, там уже есть настройки архива. Это помогает организациям контролировать количество электронных писем на пользователя, а также общую производительность компьютеров в организации. Если настройки архива уже заданы, поговорите со специалистом по техническим системам, чтобы узнать, можно ли их изменить.
Шаг 3. Определите желаемые настройки архива
Вы можете заархивировать все электронные письма IBM Notes или выбрать определенные. Вам также нужно будет решить, как часто вы хотите архивировать IBM Notes.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Перейдите в Действия, Архив, Настройки.
- Перейдите на вкладку «Критерии» и убедитесь, что выбран вариант «По умолчанию для последнего изменения».
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
- Убедитесь, что критерии включены.
Шаг 4. Запланируйте автоматические архивы
Планирование автоматических архивов обеспечивает регулярное и последовательное архивирование. Это также экономит ваше время.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Перейдите в Действия, Архив, Настройки.
- Перейдите на вкладку Расписание. Убедитесь, что выбрано «Планирование архивирования».
- Выберите подходящее время и день, когда ваш компьютер должен архивировать файлы.
Шаг 5. Заархивируйте IBM Notes вручную
Даже если вы запланировали автоматическое архивирование, вы все равно можете архивировать вручную в любое время.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Откройте письмо или папку, которую хотите заархивировать.
- Перейдите в Действия, Архивировать, Архивировать сейчас.
- Нажмите Да, чтобы заархивировать в соответствии с вашими предопределенными настройками.
Шаг 6. Заархивируйте с помощью метода перетаскивания
Это просто еще один способ вручную заархивировать IBM Notes.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Откройте письмо или папку, которую хотите заархивировать.
- Выберите соответствующее сообщение (я).
- Перетащите сообщение (я) в требуемый архив на панели навигации.
Шаг 7. Просмотрите заархивированные сообщения
Несмотря на то, что вы заархивировали электронное письмо, время от времени вам может потребоваться доступ к нему. Ваш архивный файл будет имитировать папки, которые вы создали в своей учетной записи IBM Notes. Все останется организованным так, как вы это задумали.
- Откройте соответствующее приложение (Почта).
- Щелкните Архивировать на панели навигации.
- Выберите соответствующий архив (т. Е. По умолчанию для последнего изменения).
подсказки
- Создавайте резервные копии важных писем. Если у вас есть важные электронные письма в IBM Notes, обязательно скопируйте их в другое место, например на компакт-диск или DVD-диск. Это дает вам дополнительную копию на случай, если что-то случится с сервером, или копию, хранящуюся на вашем персональном компьютере.
- Удаляйте старые и ненужные сообщения, особенно если они содержат вложения. Это также поможет уменьшить размер данных и повысить производительность вашего компьютера.
