Вы написали отличное электронное письмо, но когда приходит время писать заключительные заявления, вы просто не знаете, что сказать. Это совершенно нормально. Поиск четкого и лаконичного способа завершить электронное письмо может быть неприятным, но не невозможным. Все, что вам нужно сделать, это добавить краткое изложение ваших точек зрения, предложить дружеское завершение и подписаться, указав правильное слово или фразу.
Шаги
Метод 1 из 3: завершение официального электронного письма
Шаг 1. Подтвердите цель написания
В этом нет необходимости для коротких писем или быстрых ответов на чей-то вопрос. Однако, если вы написали длинное электронное письмо или имеете дело с несколькими темами или проблемами, добавьте краткое заключительное предложение, чтобы резюмировать вашу информацию или запрос.
Если, например, вы подаете заявление о приеме на работу, вы можете указать информацию о своих полномочиях и опыте. Затем вы можете резюмировать свое электронное письмо, написав: «Исходя из моего прошлого и опыта, я считаю, что буду отличным кандидатом на эту должность»
Шаг 2. Добавьте заключительную строку
Одним предложением завершите свое электронное письмо выражением благодарности или просьбой о контакте. Если вы обращаетесь к кому-то другому, вы можете написать: «Спасибо за уделенное время» или «Я с нетерпением жду встречи с вами». Если вы кому-то отвечаете, вы можете закончить словами: «Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас возникнут дополнительные вопросы».
Точное закрытие, которое вы должны использовать, зависит от темы вашего электронного письма. Просто не забывайте, что ваше заключение должно быть коротким, вежливым и актуальным для вашей электронной почты
Шаг 3. Выберите подписку
При завершении официального электронного письма всегда ожидаются подписи. Завершая официальное электронное письмо, вы должны выбрать вежливое и уважительное подписание. Попробуйте завершить, например, «С уважением», «С уважением», «Спасибо» или «С наилучшими пожеланиями».
- Избегайте использования сокращений и сокращений. Всегда лучше записывать полные слова в официальной подписи.
- Старайтесь избегать слишком близких или официальных закрытий. Такие подписи, как «С любовью», слишком личны для официального электронного письма, в то время как «С уважением» уместны только при обращении к правительственным чиновникам.
Шаг 4. Введите свое полное имя
Когда вы заканчиваете официальное электронное письмо, вы всегда хотите использовать свое имя и фамилию. Вы не знаете, сколько людей по имени Джон или Лиза знает получатель. Добавление вашей фамилии поможет им вспомнить вас быстрее и четче.
Метод 2 из 3. Завершение неформального письма
Шаг 1. Укажите причину прекращения письма
Перед тем, как выйти, аккуратно завершите свое электронное письмо быстрым заключительным словом. Он должен быть дружелюбным и не содержать много деталей. Предложение вроде: «В любом случае, мне нужно попасть в книгу!» это прекрасное заключительное замечание.
Шаг 2. Поддерживайте связь
Добавьте краткое заявление, чтобы ваш получатель знал, что вы хотите получить от него ответ. Написание «Дайте мне знать, если вам еще что-нибудь понадобится» или «Я не могу дождаться, чтобы узнать, чем вы занимались», - это дружелюбно и непринужденно.
Шаг 3. Подпишитесь
Завершение неформального электронного письма может быть гораздо более случайным, чем формального. В зависимости от получателя подписки могут включать:
- Любовь
- Ваше здоровье
- Увидимся
- Ваш
- до свидания
Шаг 4. Подпишите свое имя
В неформальном электронном письме обычно не нужно подписывать свое полное имя. Получатель уже знает, кто вы. Вполне допустимо просто подписать свое имя.
Если вы пишете кому-то из своих близких, вы также можете использовать псевдоним. Если друзья или члены семьи называют вас псевдонимом, может быть весело и дружелюбно использовать его, когда вы подпишетесь
Метод 3 из 3: Использование блока подписи
Шаг 1. Решите, нужна ли подпись
Если вы отправляете личное письмо, подпись не требуется. Блок подписи включает информацию, включая вашу должность, вашу контактную информацию и информацию о вашей компании или организации. Не беспокойтесь о включении этой информации, если вы отправляете неформальное или личное электронное письмо. Вместо этого просто подпишите свое имя.
- Часто ваша компания или организация потребуют подписи, и они сообщат вам, какая информация им нужна. Спросите свою компанию, есть ли у них стандартизированный блок подписи, который они хотят, чтобы вы использовали.
- Если ваша компания не предоставляет стандартный блок подписи, вы также можете скопировать блокировку от кого-то еще в вашей организации и заменить его контактные данные своими.
Шаг 2. Добавьте свою информацию
Ваш блок подписи должен включать в себя несколько основных вещей. Как минимум, он должен содержать ваше имя и фамилию, вашу должность, номер телефона и адрес электронной почты. Вы также можете включить логотип вашей компании или организации, веб-сайт и ссылки на социальные сети, такие как LinkedIn, YouTube и Facebook..
- Если у вашей компании или организации нет стандартного формата подписи, следуйте этой основной процедуре: сначала укажите свое имя, а затем заголовок на следующей строке. Затем добавьте свой адрес электронной почты и номер телефона и поместите информацию о своей компании или группе в последнюю очередь.
- Постарайтесь, чтобы ваша подпись была короткой и простой. Используйте три или четыре строки текста. Добавьте логотип вместо того, чтобы вводить название своей компании, и используйте серию значков социальных сетей вместо ввода URL-адресов.
- Не включайте слишком много информации из социальных сетей. Ссылки должны вести на информацию о вашей компании в социальных сетях. Если у вашей компании нет учетных записей в социальных сетях, обычно нецелесообразно связывать свои собственные учетные записи, если это прямо не указано.
Шаг 3. Сохраните подпись для повторного использования
Большинство почтовых клиентов, включая Gmail и Outlook, позволяют сохранить подпись, чтобы вы могли добавить ее одним щелчком мыши, а не печатать. Проверьте настройки своей электронной почты, чтобы настроить подпись.
