Из этой статьи вы узнаете, как создать индексную страницу для документа Microsoft Word. Microsoft Word поставляется со встроенным инструментом индексирования, который может автоматически создавать индекс на основе выбранных вами записей. Все, что вам нужно сделать, это использовать инструмент «Отметить запись», чтобы отметить каждое слово или фразу, которые вы хотите добавить в указатель. Термины в вашем индексе могут указывать на определенные страницы в документе или перекрестные ссылки на другие проиндексированные записи.
Шаги
Часть 1 из 3: Отметка ваших записей
Шаг 1. Откройте документ Microsoft Word
MS Word позволяет добавлять указатель к любому документу независимо от его длины, стиля или тематики. Прежде чем вы сможете добавить индекс в свой документ, вам нужно будет просмотреть каждую страницу, чтобы отметить термины, которые вы хотите включить в индекс.
Шаг 2. Выберите слово или группу слов для указателя
Вы можете выбрать слово или фразу, выделив их мышью.
Шаг 3. Щелкните вкладку Ссылки
Он находится на панели инструментов в верхней части Word.
Шаг 4. Щелкните кнопку Отметить запись
В зависимости от вашей версии слова этот значок обычно появляется на панели инструментов с надписью «Указатель». Это значок листа бумаги со знаком минус и плюс.
Шаг 5. Измените способ отображения слова или фразы в указателе
Вы увидите выбранное слово или фразу в поле «Основная запись» вверху окна. На данный момент именно так это слово или фраза будут отображаться в создаваемом вами указателе. Если вы хотите изменить формулировку, регистр букв или другие параметры, вы можете сделать это, отредактировав текст в поле «Основная запись».
Если вы хотите изменить начертание, размер, стиль или цвет шрифта этой записи в своем индексе, вы можете сделать это здесь. Просто выделите слово или фразу в «Основной записи», щелкните правой кнопкой мыши выделенную область и выберите Шрифт. Внесите любые изменения в шрифт, а затем нажмите Ok.
Шаг 6. Добавьте подстатью (необязательно)
Думайте об основных записях как об отдельных строках в вашем индексе. Подстатьи появится под своей основной записью в индексе. Может быть полезно просмотреть документ и сначала создать основные записи, а затем вернуться и добавить подстатьи.
- Например, если вы выбрали слово «фамилии» и планируете проиндексировать все фамилии в документе, вы можете добавить пометку каждой фамилии в документе с помощью основной записи «Фамилии», а затем указать саму фамилию в качестве подстатьи.
- Вы также можете добавить запись третьего уровня, которая появится под подстатьей в указателе. Для этого просто введите двоеточие после подстатьи, а затем введите запись третьего уровня.
Шаг 7. Выберите место, указанное в записи указателя
Когда Word создает индекс на основе ваших отмеченных записей, он просто перечисляет номер страницы в записи, которую вы выбрали по умолчанию. Например, если вы выделили слово «Фамилии» на странице 2, в указателе будет указана «страница 2» в качестве местоположения записи Фамилии. Это потому, что «Текущая страница» выбрана по умолчанию в разделе «Параметры».
- Если вы предпочитаете, чтобы выбранная запись ссылалась на другую запись (вспомните, когда вы видите «См. Также» в указателе), выберите «Перекрестная ссылка», а затем введите имя другой записи рядом с «См.».
- Если вы хотите, чтобы запись указывала на диапазон страниц, а не на одну страницу, вам необходимо создать закладку для этого диапазона страниц. Если у вас есть закладка, выберите «Диапазон страниц», а затем выберите закладку в раскрывающемся меню.
Шаг 8. Отформатируйте номера страниц в своем индексе
Под заголовком «Формат номера страницы» выберите, следует ли отображать номера страниц в Жирный и / или Курсив по мере необходимости.
Шаг 9. Щелкните Отметить, чтобы сохранить новую запись
Эта кнопка пометит выделенный термин и добавит его в ваш указатель с соответствующим номером страницы, диапазоном или перекрестной ссылкой.
-
После отметки записи в указателе маркеры абзацев немедленно включатся, и вы увидите выбранное слово или фразу в своем документе, заключенные в фигурные скобки со специальным форматированием, примерно так:
{XE "entry"}
- Если вам слишком сложно увидеть документ в этом формате, вы можете вернуться к стандартному представлению, щелкнув значок Дом вкладка, а затем щелкнув символ абзаца ¶ на панели инструментов.
- Если вы хотите отметить все вхождения одного и того же слова или фразы в документе, вы можете щелкнуть пометить все кнопку внизу. Это добавит номер страницы для всех экземпляров этого слова или фразы к его записи в указателе.
Шаг 10. Продолжайте отмечать записи
Окно «Отметить запись указателя» остается открытым после того, как вы отметите запись, что позволяет легко перейти к следующей записи, которую вы хотите отметить. Чтобы продолжить, выделите другой термин в документе, а затем щелкните окно «Отметить запись указателя», чтобы добавить его в поле «Основная запись». После настройки этой записи по своему вкусу щелкните отметка чтобы сохранить его и перейти к следующему.
-
Отметив ваши основные записи, пройдите и отметьте все подстатьи или записи третьего уровня. Это как-то неловко:
- Выделите слово или фразу, которую хотите включить в подстатью. Используя наш пример с фамилией, предположим, что вы создали основную запись для Фамилии и хотите добавить фамилию «Вильямс» в список фамилий в индексе. Начните с выделения первого экземпляра «Williams» в вашем документе.
- Затем щелкните окно Пометить запись указателя. Это добавляет «Вильямс» в поле «Основная запись» (на данный момент).
- Введите или вставьте подстатью (в нашем примере Williams) в поле подстатьи.
- Замените текст в поле «Основная запись» на название основной записи (в нашем примере - «Фамилии»).
- Отредактируйте любые детали и нажмите отметка (или пометить все).
Часть 2 из 3: Вставка страницы индекса
Шаг 1. Щелкните курсором мыши в том месте, где вы хотите разместить указатель
В большинстве случаев вам нужно разместить индекс в конце документа - просто прокрутите вниз и щелкните первую пустую строку под существующим содержимым.
Шаг 2. Щелкните вкладку Вставка
Он находится в верхней части Word.
Шаг 3. Вставьте разрыв страницы, чтобы индекс находился на отдельной странице (необязательно)
Обычно вы хотите, чтобы ваш индекс отображался на отдельной странице в конце документа. Чтобы это произошло, щелкните значок Вставлять вкладка и выберите Разрыв страницы на панели инструментов, чтобы добавить новую страницу в свой индекс.
Шаг 4. Щелкните вкладку Ссылки
Он находится в верхней части Word.
Шаг 5. Нажмите кнопку «Вставить указатель»
Эта кнопка находится рядом с Отметить запись на панели инструментов Ссылки. Откроется окно с названием «Указатель».
Шаг 6. Выберите тип индекса
Вы можете выбрать С отступом или Вбежать в правом верхнем углу окна. Читателям будет легче ориентироваться в индексе с отступом, тогда как индекс для выполнения будет занимать гораздо меньше места на странице.
По мере внесения изменений в указатель вы всегда будете видеть предварительный просмотр в поле «Предварительный просмотр» в верхнем левом углу этого окна
Шаг 7. Выберите количество столбцов
По умолчанию ваш индекс будет отображаться в двух столбцах, но вы можете выбрать другое число, щелкнув стрелки вверх или вниз рядом с полем «Столбцы».
Если щелкнуть стрелку вниз достаточное количество раз, значение изменится на «Авто», что автоматически изменит номера столбцов в соответствии с объемом содержимого в указателе
Шаг 8. Выберите дизайн указателя из меню «Форматы»
Это раскрывающееся меню находится под изображением предварительного просмотра. Выберите любой дизайн в раскрывающемся меню, чтобы настроить внешний вид индекса.
- Вы также можете создать свой собственный дизайн, выбрав Из шаблона и щелкнув Изменить кнопку в правом нижнем углу. Это позволяет настраивать шрифты, интервалы и стиль для всех записей и подстатьей, чтобы создать свой собственный формат дизайна.
- Если вы хотите, чтобы номера страниц выравнивались справа, а не сразу после каждой записи, установите флажок «Выровнять номера страниц по правому краю».
Шаг 9. Нажмите ОК, чтобы сохранить индекс
Это создает индекс, содержащий все записи, которые вы отметили в своем документе. Вы можете использовать этот указатель для поиска страниц, на которых важные термины и концепции упоминаются в вашем тексте.
Часть 3 из 3: Редактирование записи указателя
Шаг 1. Щелкните вкладку «Главная»
Он находится в верхней части Word. Если вы обнаружили ошибку в индексе, например неправильное написание или неправильный термин, вы можете исправить ошибки вручную, а затем обновить индекс с помощью инструмента «Обновить индекс».
Шаг 2. Прокрутите до ошибки, которую хотите исправить
Во-первых, если вы не находитесь в режиме просмотра абзаца, щелкните значок Дом вкладка, а затем щелкните значок абзаца ¶ чтобы отобразить их. Затем прокрутите до записи «XE» для записи, которую вы хотите исправить. Помните, что все проиндексированные ссылки начинаются с «XE» и заключены в фигурные скобки, которые вы видели ранее.
Шаг 3. Внесите изменения
-
Измените текст внутри кавычек:
Если текст неверен, исправьте его сейчас, отредактировав содержимое кавычек.
-
Удалить запись:
Если вы хотите полностью удалить запись из указателя, выделите все поле ввода указателя (включая фигурные скобки) с помощью мыши, а затем нажмите кнопку на клавиатуре. Удалить ключ.
- Вы можете щелкнуть значок абзаца на вкладке «Главная», когда закончите, чтобы отключить маркеры абзаца.
Шаг 4. Прокрутите вниз и щелкните свой индекс
Теперь, когда вы внесли изменения в индекс, вам нужно обновить его. Щелчок по индексу выбирает его для обновления.
Шаг 5. Нажмите клавишу F9 на клавиатуре
В зависимости от вашей клавиатуры вам может потребоваться нажать Fn клавишу, а также использовать клавишу F9. Это обновит индекс, чтобы отразить ваши изменения.
Если это не сработает, щелкните использованная литература вкладку, а затем щелкните Обновить индекс на панели инструментов.
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Пометка записей указателя автоматически включает Показать все непечатаемые символы вариант. Вы можете отключить это в любое время, щелкнув значок абзаца на вкладке «Главная».
- Если вы отметили в документе больше записей после вставки указателя, и они не отображаются автоматически, щелкните указатель и нажмите кнопку F9 клавишу на клавиатуре.
