Если вам нужно ненадолго покинуть офис или вы планируете уехать в отпуск, вы можете сообщить людям, которые присылают вам электронные письма, что вас нет. Если у вас есть учетная запись Exchange, Outlook поставляется со встроенными функциями. Если у вас нет учетной записи Exchange, вы все равно можете автоматически отвечать на электронные письма, создав несколько правил. Следуйте этому руководству, чтобы настроить автоматические ответы, независимо от того, есть у вас учетная запись Exchange или нет.
Шаги
Метод 1 из 4: Outlook 2010/2013
Шаг 1. Включите автоматические ответы
Выберите папку Exchange. Выберите папку из вашего хранилища сообщений. У вас должна быть выбрана папка Exchange, чтобы увидеть параметр «Автоматические ответы». Откройте меню автоматических ответов (нет на рабочем месте). Вы можете найти его, щелкнув вкладку «Файл», а затем выбрав вкладку «Информация».
Шаг 2. Настройте свои ответы
В меню «Автоматические ответы» установите флажок «Отправлять автоматические ответы». Вы можете настроить время активности помощника, установив флажок и указав диапазон времени и дат.
Шаг 3. Напишите свои ответы
Для писем, отправленных с вашего сервера обмена, используйте вкладку «Внутри моей организации». Для ответов на электронные письма, полученные от кого-либо еще, используйте вкладку Вне моей организации. Когда вы будете удовлетворены своими ответами, нажмите ОК.
Шаг 4. Отключите автоматические ответы
Если вы установите диапазон дат для автоматических ответов, помощник автоматически завершит работу, когда диапазон дат истечет. Если вы не указали диапазон, он будет продолжаться до тех пор, пока вы не откроете меню «Автоматические ответы» и не выберете «Не отправлять автоматические ответы».
Метод 2 из 4: Outlook 2007
Шаг 1. Включите Office Assistant
Щелкните вкладку Инструменты. В меню «Инструменты» выберите «Ассистент вне офиса». Установите флажок «Отправлять автоответы об отсутствии на работе». Вы можете настроить время активности помощника, установив флажок и указав диапазон времени и дат.
Шаг 2. Напишите свои ответы
Для писем, отправленных с вашего сервера обмена, используйте вкладку «Внутри моей организации». Для ответов на электронные письма, полученные от кого-либо еще, используйте вкладку Вне моей организации. Когда вы будете удовлетворены своими ответами, нажмите ОК.
Шаг 3. Отключите помощника «Нет на рабочем месте»
Если вы установите диапазон дат для своих автоматических ответов, помощник автоматически завершит работу, когда диапазон дат истечет. Если вы не указали диапазон, он будет продолжаться до тех пор, пока вы не откроете меню «Автоматические ответы» и не выберете «Не отправлять автоответы при отсутствии на рабочем месте».
Метод 3 из 4: Outlook 2003
Шаг 1. Включите Office Assistant
В меню «Инструменты» выберите «Ассистент вне офиса». Установите флажок «В настоящее время меня нет на рабочем месте».
Шаг 2. Напишите свои ответы
В поле с надписью «Автоответчик только один раз каждому отправителю со следующим текстом:» введите ответ, которым вы хотите ответить.
Шаг 3. Добавьте правила
Вы можете добавлять в Ассистента правила, например пересылать сообщения от определенных отправителей другому получателю. Нажмите кнопку «Добавить правило…», чтобы настроить собственное правило. Например, вы можете создать правило, которое будет пересылать почту от определенного клиента вашему партнеру, чтобы важные электронные письма не пропадали, пока вас нет.
Шаг 4. Отключите помощника при отсутствии на рабочем месте
Помощник об отсутствии на работе будет продолжать работу, пока вы не откроете меню автоматических ответов и не выберете «Не отправлять автоматические ответы об отсутствии на работе».
Метод 4 из 4: отправка автоответчика без учетной записи Exchange
Шаг 1. Создайте свой шаблон
Без учетной записи Exchange параметры автоматического ответа недоступны. По-прежнему можно настроить автоматический ответ, используя шаблон и несколько правил. Начните с создания нового электронного письма. Это будет шаблон для вашего автоматического ответа.
- Выберите тему, кратко объясняющую ситуацию. Например, «Не на работе до». Вы также можете написать слова «автоответчик» в теме, чтобы получатель сразу знал, что ответ автоматизирован.
- Напишите короткое сообщение. В теле письма напишите общее сообщение, которое можно применить ко всем, кто его получит. Сообщите получателю, как с вами связаться или с кем еще связаться.
Шаг 2. Сохраните ваш шаблон
Когда вы будете довольны сообщением, нажмите «Сохранить как…». В раскрывающемся меню «Тип файла» выберите «Шаблон Outlook». Это сохранит файл как шаблон, который загружается в Outlook.
Шаг 3. Создайте правила
Чтобы автоответчик работал правильно, вам нужно будет определить некоторые правила для автоматизации процесса. В Office 2003/2007 откройте меню «Сервис» и выберите «Правила и предупреждения». В Office 2010/2013 перейдите на вкладку Файл, выберите Сведения, а затем щелкните Правила и предупреждения. Это откроет меню правил электронной почты.
- Щелкните кнопку New Rule. Вам будет предложено выбрать шаблон. В разделе «Начать с пустого правила» выберите «Проверять сообщения при их получении». Нажмите "Далее.
- Определите, на какие сообщения будут отвечать. Если вы хотите отвечать на каждое сообщение, которое вы получаете в свой почтовый ящик, установите флажок «где мое имя в поле« Кому »». Вы можете сузить его, обозначив конкретные рассылки или электронные письма с конкретными словами в теме или теле. Нажмите Далее после того, как сделаете свой выбор.
- Загрузите свой шаблон. В следующем окне выберите поле «ответить с использованием определенного шаблона», чтобы загрузить ранее созданное сообщение. Щелкните ссылку в описании поля для «определенного шаблона». Откроется диалоговое окно с вопросом, где искать шаблоны. Выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе». Откройте сообщение, которое вы создали ранее.
- Установите свои исключения. После загрузки шаблона вы можете определить случаи, когда вы не хотите, чтобы ответ отправлялся, например, определенному получателю или для определенных типов сообщений. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите «Далее».
- Назовите свое правило. Прежде чем вы сможете закончить, вам нужно будет указать имя для вашего правила. Используйте что-нибудь, что легко запомнить, чтобы вы могли быстро отключить правило в будущем. Установите флажок «Включить это правило», чтобы активировать правило, затем нажмите «Готово».
Шаг 4. Отключите правило
Вернувшись в офис, вы можете отключить правило, снова открыв меню «Правила и предупреждения». Выберите созданное вами правило «Нет на работе» из списка активных правил, а затем нажмите кнопку «Удалить».
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Организация обычно определяется как ваша компания и включает людей, у которых есть учетная запись Exchange Server в вашей системе электронной почты.
- В главном окне Outlook появится меню «Инструменты». Главное окно - это то же окно, которое появляется при запуске Outlook, и включает в себя меню «Файл», «Правка», «Просмотр», «Перейти», «Инструменты», «Действия» и «Справка». В окнах, где вы создаете или просматриваете такие элементы, как сообщения электронной почты, контакты или задачи, нет меню «Инструменты».
- Когда установлен флажок Автоответить людям за пределами моей организации, вкладка Вне моей организации отображается (Вкл.) Рядом с названием вкладки.
- Контакт должен существовать в папке контактов сервера Exchange. Если контакт существует только в папке, которая является частью файла личных папок (.pst), сообщение автоответчика отправлено не будет.
