Хотя эта программа не известна как программа-календарь, вы можете использовать Excel для создания календаря и управления им. Доступно множество шаблонов календаря, которые вы можете настроить по своему вкусу, что будет намного быстрее, чем пытаться отформатировать календарь самостоятельно. Вы также можете взять список событий календаря из электронной таблицы и импортировать их в свой календарь Outlook.
Шаги
Метод 1 из 2: использование шаблона Excel
Шаг 1. Создайте новый документ Excel
Когда вы щелкаете вкладку «Файл» или кнопку «Office» и выбираете «Создать», вам будет показано множество различных шаблонов на выбор.
- Для определенных версий Excel, таких как Excel 2011 для Mac, вам нужно будет выбрать «Создать из шаблона» в меню «Файл» вместо «Создать».
- Создание календаря на основе шаблона позволит вам создать пустой календарь, который вы можете заполнить событиями. Он не преобразует ваши данные в формат календаря. Если вы хотите преобразовать список данных Excel в календарь Outlook, см. Следующий раздел.
Шаг 2. Найдите шаблоны календаря
В зависимости от версии Office, которую вы используете, может быть раздел «Календари», или вы можете просто ввести «календарь» в поле поиска. В некоторых версиях Excel на главной странице будет выделено несколько шаблонов календаря. Если они соответствуют вашим потребностям, вы можете использовать их или можете искать все различные шаблоны календарей, доступные в Интернете.
Вы можете уточнить свой поиск в зависимости от ваших потребностей. Например, если вам нужен академический календарь, вы можете вместо этого поискать «академический календарь»
Шаг 3. Установите в шаблоне правильные даты
После загрузки шаблона вы увидите новый пустой календарь. Дата, скорее всего, будет неправильной, но обычно вы можете изменить это с помощью меню, которое появляется при выборе даты.
- Процесс будет немного отличаться в зависимости от используемого вами шаблона. Обычно вы можете выбрать отображаемый год или месяц, а затем нажать кнопку ▼, которая появляется рядом с ним. Это отобразит параметры, из которых вы можете выбрать, и календарь настроится автоматически.
- Обычно вы также можете установить день начала недели, выбрав его и выбрав новый.
Шаг 4. Проверьте наличие подсказок
Во многих шаблонах есть текстовое поле с советами, которые могут проинформировать вас о том, как изменить даты или настроить другие параметры для шаблона календаря. Вам нужно будет удалить эти текстовые поля подсказок, если вы не хотите, чтобы они отображались в вашем печатном календаре.
Шаг 5. Отрегулируйте визуальные эффекты, которые вы хотите изменить
Вы можете настроить внешний вид любого элемента, выбрав его и внося изменения на вкладке «Главная». Вы можете изменить шрифт, цвет, размер и другие параметры точно так же, как и любой другой объект в Excel.
Шаг 6. Введите свои события
После того, как ваш календарь настроен правильно, вы можете начать вводить в него события и информацию. Выберите ячейку, в которую хотите добавить событие, и начните вводить текст. Если вам нужно поставить более одного предмета в один день, возможно, вам придется проявить творческий подход к расстановке интервалов.
Метод 2 из 2: импорт списка Excel в календарь Outlook
Шаг 1. Создайте новую пустую электронную таблицу в Excel
Вы можете импортировать данные из Excel в свой календарь Outlook. Это может значительно упростить импорт таких вещей, как графики работы.
Шаг 2. Добавьте правильные заголовки в вашу электронную таблицу
Будет намного проще импортировать ваш список в Outlook, если ваша электронная таблица будет отформатирована с правильными заголовками. Введите следующие заголовки в первую строку:
- Тема
- Дата начала
- Начальное время
- Дата окончания
- Время окончания
- Описание
- Место нахождения
Шаг 3. Введите каждую календарную запись в новую строку
Поле «Тема» - это название мероприятия, которое отображается в вашем календаре. Вам не нужно вводить что-то в каждое поле, но вам понадобится как минимум «Дата начала», а также «Тема».
- Убедитесь, что вы вводите дату в стандартном формате ММ / ДД / ГГ или ДД / ММ / ГГ, чтобы Outlook мог правильно ее прочитать.
- Вы можете организовать мероприятие, которое продлится несколько дней, используя поля «Дата начала» и «Дата окончания».
Шаг 4. Откройте меню «Сохранить как»
После того, как вы закончите добавлять события в свой список, вы можете сохранить его копию в формате, который может быть прочитан Outlook.
Шаг 5. Выберите «CSV (с разделителями-запятыми)» в меню типа файла
Это распространенный формат, который можно импортировать в различные программы, включая Outlook.
Шаг 6. Сохраните файл
Дайте списку имя и сохраните его в формате CSV. Нажмите «Да», когда Excel спросит, хотите ли вы продолжить.
Шаг 7. Откройте календарь Outlook
Outlook поставляется с Office, и, как правило, он будет установлен, если у вас установлен Excel. Когда Outlook открыт, нажмите кнопку «Календарь» в нижнем левом углу, чтобы просмотреть свой календарь.
Шаг 8. Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Открыть и экспортировать»
" Вы увидите несколько вариантов обработки данных Outlook.
Шаг 9. Выберите «Импорт / экспорт
" Это откроет новое окно для импорта и экспорта данных в Outlook и из него.
Шаг 10. Выберите «Импортировать из другой программы или файла», а затем «Значения, разделенные запятыми»
" Вам будет предложено выбрать файл, из которого вы хотите загрузить.
Шаг 11. Нажмите «Обзор» и найдите CSV-файл, созданный в Excel
Обычно вы можете найти его в папке «Документы», если вы не изменили расположение по умолчанию в Excel.
Шаг 12. Убедитесь, что «Календарь» выбран в качестве папки назначения
Его следует выбрать, так как вы находитесь в представлении календаря в Outlook.
Шаг 13. Нажмите «Готово», чтобы импортировать файл
Ваш список будет обработан, и события будут добавлены в ваш календарь Outlook. Вы можете найти свои мероприятия в нужных местах с временем, установленным в соответствии с вашим списком. Если вы включили описания, вы увидите их после выбора события.
