Если вам нужно переместить список или таблицу данных из Word в Excel, вам не нужно копировать и вставлять каждый отдельный фрагмент информации в отдельную ячейку электронной таблицы. Правильно отформатировав документ Word, вы можете легко импортировать весь документ в Excel всего за несколько щелчков мышью.
Шаги
Метод 1 из 2: преобразование списка
Шаг 1. Разберитесь, как документ будет преобразован
Когда вы импортируете документ в Excel, определенные символы будут использоваться для определения того, какие данные попадают в каждую ячейку в электронной таблице Excel. Выполнив несколько шагов форматирования перед импортом, вы сможете контролировать внешний вид конечной электронной таблицы и минимизировать объем ручного форматирования, который вам нужно выполнить. Это особенно полезно, если вы импортируете большой список из документа Word в Excel.
Этот метод лучше всего работает, когда у вас есть список из нескольких записей, каждая из которых имеет одинаковый формат (список адресов, номеров телефонов, адресов электронной почты и т. Д.)
Шаг 2. Отсканируйте документ на наличие ошибок форматирования
Перед тем, как начать процесс преобразования, вы должны убедиться, что каждая запись отформатирована одинаково. Это означает исправление любых ошибок пунктуации или реорганизацию любых записей, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.
Шаг 3. Отобразите символы форматирования в документе Word
Отображение обычно скрытых символов форматирования поможет вам определить лучший способ разбить записи. Вы можете отобразить их, нажав кнопку «Показать / скрыть знаки абзаца» на вкладке «Главная» или нажав Ctrl + ⇧ Shift + *.
В большинстве списков будет либо один знак абзаца в конце каждой строки, либо один в конце строки и один в пустой строке между записями. Вы будете использовать метки для вставки символов, используемых Excel для различения ячеек
Шаг 4. Замените знаки абзаца между каждой записью, чтобы избавиться от лишнего места
Excel будет использовать пространство между записями для определения строк, но вам нужно пока избавиться от него, чтобы облегчить процесс форматирования. Не волнуйтесь, вы добавите его немного позже. Это лучше всего работает, когда у вас есть один знак абзаца в конце записи и один в промежутке между записями (два в ряд).
- Нажмите Ctrl + H, чтобы открыть окно «Найти и заменить».
- Введите ^ p ^ p в поле «Найти». Это код для двух знаков абзаца подряд. Если каждая запись представляет собой одну строку и между ними нет пустых строк, используйте вместо нее один ^ p.
- Введите символ-разделитель в поле «Заменить». Убедитесь, что нигде в документе не встречается этот символ, например ~.
- Щелкните "Заменить все". Вы заметите, что записи могут объединяться, но сейчас это не проблема, если ограничивающий символ находится в нужном месте (между каждой записью).
Шаг 5. Разделите каждую запись на отдельные поля
Теперь, когда ваши записи разделены и появляются в последующих строках, вы захотите определить, какие данные будут отображаться в каждом поле. Например, если каждая запись представляет собой имя в первой строке, почтовый адрес во второй строке и штат и почтовый индекс в третьей строке, вы можете
- Нажмите Ctrl + H, чтобы открыть окно «Найти и заменить».
- Удалите одну из меток ^ p в поле «Найти».
- Замените символ в поле «Заменить» на запятую,.
- Щелкните "Заменить все". Это заменит оставшиеся символы абзаца разделителем запятой, который разделит каждую строку в поле.
Шаг 6. Замените ограничивающий символ, чтобы завершить процесс форматирования
После того, как вы выполните два шага «Найти и заменить», описанные выше, ваш список больше не будет выглядеть как список. Все будет в одной строке с запятыми между каждым фрагментом данных. На этом последнем шаге поиска и замены ваши данные будут возвращены в список с сохранением запятых, определяющих поля.
- Нажмите Ctrl + H, чтобы открыть окно «Найти и заменить».
- Введите ~ (или любой другой символ, который вы выбрали изначально) в поле «Найти».
- Введите ^ p в поле "Заменить".
- Щелкните "Заменить все". Это разбивает ваши записи на отдельные группы, разделенные запятыми.
Шаг 7. Сохраните файл как обычный текстовый файл
Теперь, когда ваше форматирование завершено, вы можете сохранить документ как текстовый файл. Это позволит Excel читать и анализировать ваши данные, чтобы они попадали в правильные поля.
- Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как».
- Щелкните раскрывающееся меню «Тип файла» и выберите «Обычный текст».
- Назовите файл по своему усмотрению и нажмите «Сохранить».
- Если появится окно «Преобразование файлов», просто нажмите «ОК».
Шаг 8. Откройте файл в Excel
Теперь, когда вы сохранили файл в виде обычного текста, вы можете открыть его в Excel.
- Щелкните вкладку Файл и выберите Открыть.
- Щелкните раскрывающееся меню «Все файлы Excel» и выберите «Текстовые файлы».
- Нажмите Далее> в окне мастера импорта текста.
- Выберите «Запятая» в списке разделителей. Вы можете увидеть, как будут разделены записи, в предварительном просмотре внизу. Щелкните Далее>.
- Выберите формат данных для каждого из столбцов и нажмите Готово.
Метод 2 из 2: преобразование таблицы
Шаг 1. Составьте таблицу в Word со своими данными
Если у вас есть список данных в Word, вы можете преобразовать его в формат таблицы в Word, а затем быстро скопировать эту таблицу в Excel. Если ваши данные уже представлены в виде таблицы, переходите к следующему шагу.
- Выделите весь текст, который хотите преобразовать в таблицу.
- Щелкните вкладку «Вставка», а затем нажмите кнопку «Таблица».
- Выберите «Преобразовать текст в таблицу».
- Введите количество строк в записи в поле «Количество столбцов». Если у вас есть пустая строка между каждой записью, добавьте единицу к общей сумме.
- Щелкните ОК.
Шаг 2. Проверьте форматирование вашей таблицы
Word сгенерирует таблицу на основе ваших настроек. Еще раз проверьте его, чтобы убедиться, что все там, где должно быть.
Шаг 3. Нажмите маленькую кнопку «+», которая появляется в верхнем левом углу таблицы
Это будет видно, когда вы наводите указатель мыши на стол. Щелчок по нему выберет все данные в таблице.
Шаг 4. Нажмите
Ctrl + C для копирования данных.
Вы также можете нажать кнопку «Копировать» на вкладке «Главная».
Шаг 5. Откройте Excel
После копирования данных вы можете открыть Excel. Если вы хотите поместить данные в существующую электронную таблицу, загрузите ее. Поместите курсор в ячейку, в которой должна отображаться левая верхняя ячейка таблицы.
Шаг 6. Нажмите
Ctrl + V чтобы вставить данные.
Отдельные ячейки из таблицы Word будут помещены в отдельные ячейки в электронной таблице Excel.
Шаг 7. Разделите оставшиеся столбцы
В зависимости от типа импортируемых данных вам может потребоваться дополнительное форматирование. Например, если вы импортируете адреса, город, аббревиатура штата и почтовый индекс могут находиться в одной ячейке. Вы можете настроить их автоматическое разделение в Excel.
- Щелкните заголовок столбца, который вы хотите разделить, чтобы выделить весь столбец.
- Выберите вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Преобразовать текст в столбцы».
- Нажмите «Далее»>, а затем выберите «Запятую» в поле «Разделители». Если вы используете приведенный выше пример, это отделит город от аббревиатуры штата и почтового индекса.
- Нажмите Готово, чтобы сохранить изменения.
- Выберите столбец, который еще нужно разделить, и повторите процесс, выбрав «Пробел» вместо «Запятая» в качестве разделителя. Это отделит аббревиатуру штата от почтового индекса.
