Архивирование и автоархивирование - это функции Microsoft Outlook 2007, которые позволяют перемещать старые элементы в место архива через запланированные интервалы. По умолчанию Outlook 2007 автоматически архивирует элементы каждые 14 дней, но вы можете либо выбрать архивирование элементов вручную, либо настроить автоархивирование, чтобы элементы архивировались по указанному вами расписанию.
Шаги
Метод 1 из 2: архивирование файлов вручную
Шаг 1. Щелкните «Файл» в верхней части сеанса Outlook 2007 и выберите «Архивировать»
” Откроется диалоговое окно «Архив».
Шаг 2. Установите переключатель рядом с «Архивировать эту папку и все подпапки»
”
Шаг 3. Щелкните раскрывающееся меню рядом с «Архивировать элементы старше, чем» и выберите дату по вашему выбору
Все элементы старше выбранной даты будут заархивированы.
Шаг 4. Нажмите «Обзор», затем выберите, где вы хотите сохранить папку архива на вашем компьютере
Шаг 5. Щелкните «ОК»
” Все элементы в Outlook старше указанной даты теперь будут заархивированы.
Метод 2 из 2: настройка автоархивации
Шаг 1. Нажмите «Инструменты» в верхней части сеанса Outlook 2007 и выберите «Параметры»
” Откроется диалоговое окно "Параметры".
Шаг 2. Щелкните вкладку «Другое», затем щелкните «Автоархивирование»
”
Шаг 3. Установите флажок рядом с «Запускать автоархивирование каждые», затем выберите, как часто вы хотите, чтобы элементы автоматически архивировались в раскрывающемся меню
По умолчанию Outlook 2007 сканирует старые элементы каждые 14 дней.
Шаг 4. Установите галочки рядом с одним или несколькими из следующих параметров в зависимости от ваших личных предпочтений:
- Запрашивать перед запуском автоархивации: эта функция отображает напоминание перед автоматическим архивированием элементов и дает вам возможность отменить этот конкретный сеанс автоархивации.
- Удалить элементы с истекшим сроком действия: эта функция позволяет Outlook автоматически удалять элементы по истечении срока их хранения.
- Архивировать или удалять старые элементы: этот параметр позволяет архивировать или удалять выбранные элементы по истечении срока их хранения.
- Показать папку архива в списке папок: если эта функция включена, папка архива отображается в левой навигационной панели Outlook, так что вы можете легко получить доступ к заархивированным элементам.
- Очистить элементы старше: этот параметр позволяет вам выбрать, когда вы хотите архивировать элементы в зависимости от возраста. Вы можете архивировать все объекты возрастом от одного дня до 60 месяцев.
- Переместить старые элементы в: эта функция позволяет вам выбрать место на вашем компьютере, в котором вы хотите хранить заархивированные элементы.
- Удалить элементы без возможности восстановления: если этот параметр включен, старые элементы автоматически удаляются без их архивирования.
Шаг 5. Щелкните «ОК»
” Теперь ваши новые настройки автоархивации будут сохранены и включены.
