Из этой статьи вы узнаете, как использовать Microsoft Word для создания счетов-фактур. Счет-фактура - это подробный список проданных продуктов или оказанных услуг, который вы можете использовать для выставления счетов своим клиентам. Самый простой способ начать - использовать один из бесплатных шаблонов счетов Microsoft, но вы также можете создать его из пустого документа.
Шаги
Метод 1 из 2: загрузка бесплатного шаблона
Шаг 1. Откройте Microsoft Word для Windows или macOS
Вы найдете его в меню «Пуск» под Microsoft Office на ПК, а в Приложения папка на Mac.
- Используйте этот метод, чтобы быстро и легко создать счет-фактуру на основе готового шаблона. Шаблоны избавят вас от необходимости решать, что включить, но их можно настроить в соответствии с вашими потребностями.
- Вы также можете скачать бесплатные шаблоны Word с сайта шаблонов Microsoft Office. Лучше не загружать шаблоны с других сайтов, так как некоторые из них могут содержать вирусы.
Шаг 2. Найдите строку поиска шаблона и выберите «Создать»
Открытие Word должно автоматически отображать экран «Новый» - на этом экране вверху отображается «Новый», а внутри отображается строка поиска с текстом «Поиск онлайн-шаблонов». Если вы не видите эту строку поиска, щелкните значок Файл меню в верхнем левом углу, затем выберите Новый чтобы поднять это.
Шаг 3. Введите счет-фактуру в строку поиска и нажмите ↵ Enter
Появится список подходящих результатов.
Шаг 4. Щелкните счет, чтобы просмотреть его
Появится увеличенная версия счета с кратким описанием.
- Если вы решите не использовать шаблон, щелкните значок Икс вверху окна, чтобы вернуться к списку.
- Вот несколько хороших и простых вариантов: Счет-фактура (вневременной) и тот, который только что называется Счет.
Шаг 5. Нажмите «Создать», чтобы использовать шаблон
Он находится в окне предварительного просмотра шаблона. Это загрузит шаблон и откроет его автоматически.
Шаг 6. Замените предварительно заполненную информацию своей собственной
Каждое поле обычно содержит текст, который поможет вам заполнить счет. Вы можете просто щелкнуть мышью перед фрагментом информации, нажать ← Backspace или Delete, чтобы избавиться от того, что там есть, и ввести свою информацию.
Помимо заполнения пустых полей, вы также можете добавить в счет дополнительные сведения, такие как логотип, дополнительное поле или специальные линии и цвета
Шаг 7. Сохраните заполненный счет
Для этого щелкните значок Файл меню выберите Сохранить как, а затем сохраните файл в желаемом месте на вашем компьютере. Создав счет, вы можете распечатать его или отправить по электронной почте своим клиентам.
Метод 2 из 2: создание счета-фактуры с нуля
Шаг 1. Откройте Microsoft Word для Windows или macOS
Вы найдете его в меню «Пуск» под Microsoft Office на ПК, а в Приложения папка на Mac.
- Используйте этот метод, если вы хотите создать счет-фактуру с нуля. Этот метод лучше всего подходит для тех, кто хорошо разбирается в функциях Word, включая создание заголовков и таблиц.
- Перед созданием собственного шаблона ознакомьтесь с некоторыми примерами онлайн-счетов, прежде чем начать. Если ваш счет предназначен для вашей компании, попробуйте выполнить поиск по вашему типу бизнеса и по словам "образец счета" для конкретных примеров (например, образец счета-фактуры от врача, образец счета-фактуры внештатного автора).
Шаг 2. Щелкните Пустой документ на экране «Новый»
Если вы не видите экран «Новый», нажмите кнопку Файл меню и выберите Новый Теперь.
Шаг 3. Создайте заголовок счета-фактуры
Заголовок, содержащий название вашей компании, контактную информацию и слово «Счет-фактура», должен появиться где-то в верхней части документа. Вы можете оформить и стилизовать эту информацию по своему усмотрению, но постарайтесь, чтобы она была простой и согласованной с другими вашими деловыми материалами.
Шаг 4. Отобразите дату (даты) счета-фактуры
Дата выставления и оплаты (если применимо) должны быть видны в верхней части документа, желательно очень близко к слову «Счет-фактура».
Чтобы быстро вставить сегодняшнюю дату, щелкните значок ВСТАВЛЯТЬ на вкладке в верхней части Word щелкните Дата и время, а затем выберите формат даты. Обязательно снимите флажок в поле «Обновлять автоматически», чтобы дата не менялась каждый раз, когда кто-то открывает файл.
Шаг 5. Пронумеруйте счет-фактуру
Каждый счет-фактура должен содержать уникальный номер (в последовательности) для ваших записей. Последовательность может быть глобальной (для всех клиентов) или для каждого клиента. Вы можете добавить это в заголовок, если хотите, но его действительно можно разместить где угодно.
Если у каждого клиента будет своя собственная последовательность нумерации счетов, вы можете включить имя клиента как часть номера (например, wikiHow1, wikiHow2, если клиент - wikiHow)
Шаг 6. Добавьте адрес или контактную информацию клиента
Перед этим поставьте слово «Кому» (или что-то подобное), чтобы было понятно, кому предъявлено обвинение.
Вы можете направить счет напрямую конкретному лицу в компании или в отдел счетов к оплате
Шаг 7. Создайте подробный список проданных продуктов или оказанных услуг
Лучший способ сделать это - создать таблицу с несколькими строками и именованными столбцами. См. Как создать простую таблицу в Microsoft Word, чтобы начать работу с таблицами.
Создайте столбцы для количества, названия или описания товара / услуги, цены / ставки за единицу и общей цены для приобретенного количества. Обязательно пометьте эти столбцы заголовками, чтобы клиент понимал расходы
Шаг 8. Отобразите общую сумму счета
Он должен появиться прямо под списком начислений, желательно жирным шрифтом, чтобы его было легко увидеть.
- Если вы взимаете налог с продаж, вы должны отобразить промежуточный итог детализированных сборов с указанием налога под ним, с процентным соотношением слева от суммы налога в долларах, а затем скорректированной общей суммой под ним.
- Еще раз проверьте свои математические расчеты, чтобы убедиться, что они точны.
Шаг 9. Укажите условия оплаты
Вы можете отобразить условия платежа над или под платежной информацией. Обычные условия оплаты: «Срок при получении», «Срок оплаты в течение 14 дней», «Срок оплаты в течение 30 дней» или «Срок оплаты в течение 60 дней».
Вы также можете разместить внизу памятку, касающуюся способов оплаты, общей информации или просто благодарности клиенту за использование ваших услуг
Шаг 10. Сохраните заполненный счет
Для этого щелкните значок Файл меню выберите Сохранить как, а затем сохраните файл в желаемом месте на вашем компьютере. Создав счет, вы можете распечатать его или отправить по электронной почте своим клиентам.
подсказки
- Сохранив документ счета-фактуры, вы можете использовать его в качестве шаблона для создания других счетов-фактур, используя параметр «Создать из существующего» при создании нового счета-фактуры. Вы также можете сохранить документ как шаблон.dot или.dotx для использования в будущем.
- Еще один способ отображения информации о счетах и общей информации - настроить ее в книге Microsoft Excel, а затем вставить ссылку на нее в счет-фактуру Word. Каждый раз, когда вы обновляете электронную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши встроенную электронную таблицу и выберите «Обновить ссылку», чтобы увидеть изменения.
