Хотя сегодня факсимильный аппарат используется не так часто, он по-прежнему является важным устройством для быстрой и эффективной передачи важных документов, форм и рукописных заметок, особенно в офисе. Факсимильный аппарат использует активную стационарную телефонную линию для отправки и получения документов, и использовать ее так же просто, как набрать номер телефона. После того, как вы правильно настроите свой факсимильный аппарат и ознакомитесь с методами отправки и получения факсов, вы сможете с легкостью отправлять документы в кратчайшие сроки!
Шаги
Часть 1 из 3: Настройка вашего факсимильного аппарата
Шаг 1. Установите факсимильный аппарат
Установите факсимильный аппарат на ровную поверхность рядом с электрическими розетками и телефонной розеткой. Убедитесь, что подача бумаги направлена наружу. Это поможет предотвратить застревание входящих факсов и отсканированных документов между стеной и устройством и их повреждение.
Шаг 2. Подключите источник питания
Подключите факсимильный аппарат к ближайшей розетке. Убедитесь, что соединение надежное и вилка правильно вставлена в розетку. После подключения факсимильного аппарата к источнику питания убедитесь, что он остается выключенным до конца настройки.
Шаг 3. Защитите телефонную линию
Факсимильный аппарат использует телефонную линию для отправки и получения данных для создания и печати документов. Они не будут работать через телефонную линию в Интернете. Убедитесь, что у вас есть активная телефонная линия и номер телефона для факсимильного аппарата, чтобы ваш аппарат мог передавать и принимать сигналы для создания документов.
При необходимости позвоните своему провайдеру кабельной и телефонной связи, чтобы настроить стационарный телефон
Шаг 4. Подсоедините телефонный кабель
Стандартный телефонный кабель следует подключить к телефонному разъему факсимильного аппарата, который обычно находится на задней панели аппарата. Другой конец шнура должен быть прикреплен непосредственно к ближайшей телефонной розетке в стене. Дважды проверьте, подключен ли шнур к устройству и к настенной телефонной розетке.
Шаг 5. Добавьте бумагу и чернила
Факс потребует запас бумаги и чернил для создания и печати входящих документов. Убедитесь, что у вас есть эти принадлежности под рукой.
- Перед тем как вставить бумагу, пролистайте стопку бумаги веером или переверните, чтобы убедиться, что они не слипаются. Это поможет предотвратить замятие бумаги.
- Каждая машина будет вмещать определенный тип, размер и количество картриджей с чернилами. Обязательно ознакомьтесь с инструкциями к устройству, чтобы решить, какие чернила лучше всего подходят для вашего устройства.
Шаг 6. Проверьте соединение
После подключения факсимильного аппарата и заправки бумаги и чернил включите аппарат и проверьте телефонное соединение. Для использования факсимильного аппарата соединение должно быть безопасным.
- Убедитесь, что стационарный телефон подключен правильно, подняв трубку факсимильного аппарата, если он доступен на вашем устройстве. Телефонная трубка должна напоминать телефон. Прислушайтесь к гудению гудка, который укажет на безопасность соединения.
- Если у факса нет приемника, вы можете подключить телефон через разъем для внешнего телефона на факсимильном аппарате. Вы должны услышать жужжащий звук гудка, если соединение установлено.
Часть 2 из 3: Отправка факса
Шаг 1. Включите машину
Перед отправкой документа убедитесь, что аппарат включен и телефонный шнур надежно закреплен. Вы можете проверить приемник на наличие гудка, чтобы убедиться в безопасности соединения.
Шаг 2. Используйте титульный лист
Титульный лист - отличный способ гарантировать, что ваш документ попадет к нужному человеку. Это особенно полезно при отправке факсов в компанию, где несколько сотрудников могут использовать одно и то же устройство. На титульном листе должно быть указано имя получателя, номер его факса и ваш номер, ваша контактная информация и количество страниц, которые получатель должен ожидать в факсе.
Включение количества страниц на титульный лист полезно для получателя, чтобы он знал, получили ли они все необходимые страницы
Шаг 3. Заказывайте документы правильно
Не забудьте добавить номера страниц и расположить страницы документа в том порядке, в котором вы хотите, чтобы они были получены. Вы же не хотите, чтобы получатель разгадывал страницы вместе. Это может вызвать путаницу и может нарушить предполагаемый смысл документа. Заказ страниц и их нумерация обеспечат оперативную передачу информации.
Шаг 4. Вставьте документы в сканер
Большинство факсимильных аппаратов требуют, чтобы вы помещали документ лицевой стороной вверх или вниз в сканерную часть факсимильного аппарата. Не существует стандартного метода для всех устройств. Большинство факсов будет указывать, какой метод использовать, с помощью легко читаемого символа на передней панели устройства.
Шаг 5. Наберите номер факса получателя
Используя клавиатуру на передней панели факса, наберите номер факса получателя, включая код города. Если вы отправляете документ по факсу за границу, вы должны вставить код страны. Если для внешнего набора используется корпоративный номер (часто «7» или «9»), не забудьте нажать эту цифру перед кодом области или страны и номером факса.
Шаг 6. Отправьте документы
После того, как вы набрали номер, большинство факсов потребует, чтобы вы нажали кнопку «отправить» или «начать», чтобы передать документ. Следите за передачей документа в случае ошибки или замятия бумаги. Когда передача документа прошла успешно, по факсу распечатывается отчет о проделанной работе или страница подтверждения. Если вы получили сообщение об ошибке, попробуйте отправить документ еще раз.
Часть 3 из 3: Получение факса
Шаг 1. Проверьте соединение
Убедитесь, что факсимильный аппарат включен. Также важно убедиться, что факсимильный аппарат подключен к источнику питания и к телефонной розетке для приема факсов. Вы можете снять трубку и прослушать гудок, чтобы убедиться в правильности соединения.
Шаг 2. Проверьте подачу бумаги и чернил
Вам может потребоваться обеспечить достаточное количество бумаги и чернил в факсимильном аппарате. Если вы получаете много документов по факсу, обязательно проверяйте эти расходные материалы почаще. В противном случае это может помешать вам получить документ полностью или задержать его получение.
Шаг 3. Слушайте мелодию звонка
При получении входящего документа факсимильный аппарат будет звонить или издавать звуковой сигнал набора номера. Аппарат настроен на автоматическую обработку этих документов, поэтому в данный момент вам не нужно ничего делать. Не нажимайте кнопки на машине в это время, иначе соединение может быть нарушено или отключено.
Шаг 4. Просмотрите документ
После того, как факсимильный аппарат успешно получит документ, он распечатает страницы в том порядке, в котором они были размещены отправителем. Просмотрите титульный лист, чтобы убедиться, что вы являетесь предполагаемым получателем и что все страницы были успешно переданы и напечатаны.
Шаг 5. Связь с отправителем
Если вы хотите подтвердить, что получили факс, или если вас беспокоит, что вы не получили всю необходимую информацию, вы можете связаться с отправителем по телефону или электронной почте. Контактная информация может быть указана на титульном листе, поэтому обратитесь к этой странице, если у вас нет под рукой информации об отправителе.
