В этой статье основное внимание уделяется тому, как напрямую сравнивать информацию между двумя разными файлами Excel. После того, как вы научитесь манипулировать и сравнивать информацию, вы можете использовать функции «Поиск», «Индексирование» и «Сопоставление» для облегчения анализа.
Шаги
Метод 1 из 4. Использование функции параллельного просмотра в Excel
Шаг 1. Откройте книги, которые нужно сравнить
Вы можете найти их, открыв Excel, нажав Файл тогда Открытым и выберите две книги для сравнения в появившемся меню.
Перейдите в папку, в которой сохранены книги Excel, выберите каждую книгу отдельно и оставьте обе книги открытыми
Шаг 2. Щелкните вкладку «Просмотр»
Открыв одну из книг, вы можете нажать на Вид вкладка в центре вверху окна.
Шаг 3. Щелкните Просмотр бок о бок
Он расположен в группе «Окно» на ленте для Вид меню и имеет два листа в качестве значка. В результате оба листа переместятся в меньшие окна, расположенные вертикально.
- Этот параметр может быть не всегда виден под Вид вкладка, если в Excel открыта только одна книга.
- Если открыты две книги, Excel автоматически выберет их в качестве документов для просмотра рядом.
Шаг 4. Щелкните «Упорядочить все»
Этот параметр позволяет изменять ориентацию книг, когда они отображаются рядом.
Во всплывающем меню вы можете выбрать, чтобы книги По горизонтали, Вертикальный, Каскад, или Плиточный.
Шаг 5. Включите синхронную прокрутку
Когда оба листа открыты, нажмите Синхронная прокрутка (расположен под Просмотр бок о бок option), чтобы упростить построчную прокрутку обоих файлов Excel для проверки наличия различий в данных вручную.
Шаг 6. Прокрутите одну книгу, чтобы просмотреть обе
После включения синхронной прокрутки вы сможете легко прокручивать обе книги одновременно и легко сравнивать их данные.
Метод 2 из 4: Использование функции поиска
Шаг 1. Откройте книги, которые нужно сравнить
Вы можете найти их, открыв Excel, нажав Файл тогда Открытым и выберите две книги для сравнения в появившемся меню.
Перейдите в папку, в которой сохранены книги Excel, выберите каждую книгу отдельно и оставьте обе книги открытыми
Шаг 2. Решите, из какой ячейки вы хотите, чтобы пользователь мог выбирать
Здесь позже появится раскрывающийся список.
Шаг 3. Щелкните по ячейке
Граница должна потемнеть.
Шаг 4. Щелкните вкладку ДАННЫЕ на панели инструментов
После того, как вы нажали на него, выберите ПРОВЕРКА в раскрывающемся меню. Должно появиться всплывающее окно.
Если вы используете старую версию Excel, панель инструментов ДАННЫЕ появится после того, как вы выберете ДАННЫЕ вкладка и отображение Проверка данных как вариант вместо Проверка.
Шаг 5. Щелкните Список в списке РАЗРЕШЕНИЕ
Шаг 6. Нажмите кнопку с красной стрелкой
Это позволит вам выбрать источник (другими словами, ваш первый столбец), который затем будет преобразован в данные в раскрывающемся меню.
Шаг 7. Выберите первый столбец вашего списка и нажмите Enter
Нажмите Ok когда появится окно проверки данных. Вы должны увидеть поле со стрелкой, которое раскрывается, когда вы щелкаете стрелку.
Шаг 8. Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить другую информацию
Шаг 9. Щелкните вкладки Вставка и Ссылка
В более старых версиях Excel вы можете пропустить щелчок по Вставлять вкладку и просто нажмите на Функции вкладку, чтобы поднять Поиск и справочная информация категория.
Шаг 10. Выберите «Поиск и ссылка» из списка категорий
Шаг 11. Найдите в списке Поиск
Когда вы дважды щелкните по нему, должно появиться другое поле, и вы можете щелкнуть Ok.
Шаг 12. Выберите ячейку с раскрывающимся списком для lookup_value
Шаг 13. Выберите первый столбец вашего списка для Lookup_vector
Шаг 14. Выберите второй столбец вашего списка для Result_vector
Шаг 15. Выберите что-нибудь из раскрывающегося списка
Информация должна автоматически измениться.
Метод 3 из 4: Использование компаратора XL
Шаг 1. Откройте браузер и перейдите на
Вы попадете на веб-сайт XL Comparator, где вы можете загрузить две книги Excel для сравнения.
Шаг 2. Щелкните Выбрать файл
Откроется окно, в котором вы можете перейти к одному из двух документов Excel, которые хотите сравнить. Обязательно выберите файл для обоих полей.
Шаг 3. Щелкните Далее>, чтобы продолжить
После того, как вы выбрали этот параметр, вверху страницы должно появиться всплывающее сообщение, информирующее вас о том, что процесс загрузки файла начался и что для обработки больших файлов потребуется больше времени. Нажмите Ok чтобы закрыть это сообщение.
Шаг 4. Выберите столбцы, которые нужно просканировать
Под каждым именем файла находится раскрывающееся меню, в котором говорится Выберите столбец. Щелкните раскрывающееся меню для каждого файла, чтобы выбрать столбец, который нужно выделить для сравнения.
Имена столбцов будут видны, когда вы щелкните раскрывающееся меню
Шаг 5. Выберите содержимое файла результатов
В этой категории есть четыре варианта с пузырьками рядом с ними, один из которых вам нужно будет выбрать в качестве рекомендаций по форматированию для вашего результирующего документа.
Шаг 6. Выберите параметры, чтобы упростить сравнение столбцов
В нижней ячейке меню сравнения вы увидите еще два условия для сравнения вашего документа: Игнорировать прописные / строчные буквы а также Игнорировать "пробелы" до и после значений. Установите флажок для обоих, прежде чем продолжить.
Шаг 7. Щелкните Далее>, чтобы продолжить
Вы перейдете на страницу загрузки документа с результатами.
Шаг 8. Загрузите сравнительный документ
После того, как вы загрузите свои книги и зададите параметры, у вас будет документ, показывающий сравнение данных в двух файлах, доступных для загрузки. Щелкните подчеркнутый кликните сюда текст в Загрузите файл сравнения коробка.
Если вы хотите провести другие сравнения, щелкните Новое сравнение в правом нижнем углу страницы, чтобы перезапустить процесс загрузки файла.
Метод 4 из 4: доступ к файлу Excel прямо из ячейки
Шаг 1. Найдите свою книгу и имена листов
-
В этом случае мы используем три примера книг, расположенных и названных следующим образом:
- C: / Compare / Book1.xls (содержащий лист с именем «Продажи 1999»)
- C: / Compare / Book2.xls (содержащий лист с именем «Продажи 2000»)
- Обе книги имеют первый столбец «A» с названием продукта и второй столбец «B» с количеством проданных за год. Первая строка - это имя столбца.
Шаг 2. Создайте книгу сравнения
Мы будем работать над Book3.xls, чтобы провести сравнение и создать один столбец, содержащий продукты, и один - с разницей этих продуктов за оба года.
C: / Compare / Book3.xls (содержащий лист с именем «Сравнение»)
Шаг 3. Разместите заголовок столбца
Только при открытом «Book3.xls» перейдите в ячейку «A1» и введите:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999'! A1
- Если вы используете другое местоположение, замените «C: / Compare \» на это местоположение. Если вы используете другое имя файла, удалите «Book1.xls» и добавьте вместо него свое имя файла. Если вы используете другое имя листа, замените «Продажи 1999» на имя вашего листа. Остерегайтесь открывать файл, на который вы ссылаетесь («Book1.xls»): Excel может изменить ссылку, которую вы добавляете, если она у вас открыта. В результате вы получите ячейку с тем же содержанием, что и ячейка, на которую вы ссылаетесь.
Шаг 4. Перетащите вниз ячейку «A1», чтобы перечислить все продукты
Возьмите его из нижнего правого квадрата и перетащите, скопировав все имена.
Шаг 5. Назовите второй столбец
В этом случае мы называем это «Разница» в «B1».
Шаг 6. (Например) Оцените разницу для каждого продукта
В этом случае, набрав в ячейке «B2»:
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Вы можете выполнить любую обычную операцию Excel с указанной ячейкой из указанного файла.
