Как можно высвободить время, организовав работу в Microsoft Outlook. Это требует дисциплины, но в основном организации программы и того, что вы делаете с инструментами.
Шаги
Шаг 1. Первое, что нужно сделать, это отключить уведомление о новом письме
Для этого откройте меню «Файл», выберите «Инструменты», затем выберите «Параметры». Откроется окно настроек. На вкладке «Настройки» нажмите кнопку «Параметры электронной почты». В открывшемся окне параметров нажмите кнопку «Дополнительные параметры электронной почты». В открывшемся окне параметров посмотрите в разделе «Когда новые элементы поступают в мой почтовый ящик». Отмените выбор всех опций.
Шаг 2. Сделайте календарь представлением по умолчанию в Outlook
Он предоставит вам представление о запланированной работе на день. Чтобы установить календарь в качестве представления по умолчанию, откройте меню «Файл», выберите «Инструменты», а затем выберите «Параметры». В окне «Параметры» выберите вкладку «Другое», затем нажмите кнопку «Дополнительные параметры». В окне «Дополнительные параметры», просмотрев раздел «Общие настройки», нажмите «Обзор». Выбранная папка откроется. В окне «Выбор папки» выберите «Календарь» и трижды нажмите «ОК».
Шаг 3. Чтобы включить задачи в окно по умолчанию, откройте меню «Файл» и выберите «Просмотр», затем выберите «Панель задач»
Шаг 4. Чтобы просмотреть только задачи, подлежащие выполнению на сегодня, откройте меню «Файл» и выберите «Просмотр», затем выберите «Представление панели задач», затем выберите «Задачи на сегодня»
Шаг 5. Запланируйте каждый день в определенное время для просмотра электронной почты
Установите 2–3 раза в день на работу со своими электронными письмами и не просматривайте их в другое время. Электронные письма отвлекают вас и мешают выполнять настоящую работу.
Шаг 6. Всякий раз, когда вы читаете электронные письма, всегда очищайте свой почтовый ящик. В конце сеанса электронной почты никогда ничего не должно оставаться. Чтобы очистить свой почтовый ящик, вы должны решить, что делать с каждым электронным письмом. У вас есть четыре варианта: Удалить, отложить, делегировать или сделать.
Шаг 7. Если вы разобрались с письмом, удалите его
Шаг 8. Чтобы отложить отправку электронного письма, создайте задачу, перетащив электронное письмо на кнопку задачи в нижнем левом углу Outlook
Задача будет создана автоматически; выберите дату и время начала, а также дату и время выполнения, затем сохраните их.
Шаг 9. Чтобы делегировать электронное письмо, создайте задачу и назначьте ее другому человеку или перешлите электронное письмо другому человеку
Шаг 10. Последний выбор - сделать то, что требует электронная почта
Если вы это сделаете, удалите его из своего почтового ящика или переместите в личную папку, где вы храните старые обработанные электронные письма.
Шаг 11. Чтобы заблокировать время в календаре, перетащите электронное письмо на кнопку календаря в нижнем левом углу Outlook
Откроется уведомление о встрече. Введите время и дату, которые вы хотите заблокировать, затем сохраните. Копия электронного письма будет приложена к уведомлению о встрече. Удалите письмо из почтового ящика или переместите в личную папку.
