Преобразование файла Excel в PDF облегчает людям открытие и просмотр файла на различных платформах, даже если у них нет Microsoft Office. PDF-файлы также легче распечатать и распространять, чем электронные таблицы Excel. Если у вас есть Microsoft Excel, вы можете легко преобразовать свою электронную таблицу в PDF, сохранив или экспортировав ее в приложении. Если у вас нет Excel, вы можете использовать Google Таблицы, инструмент на Google Диске, чтобы выполнить преобразование бесплатно.
Шаги
Метод 1 из 3. Использование Google Диска
Шаг 1. Перейдите на
Если вам нужно преобразовать электронную таблицу Excel в PDF, но у вас нет Excel, не волнуйтесь - вы можете использовать инструменты, встроенные в вашу учетную запись Google, чтобы выполнить преобразование бесплатно.
Если вы еще не вошли в свою учетную запись Google, войдите в систему, когда будет предложено
Шаг 2. Щелкните + Создать
Он находится в верхнем левом углу вашего Google Диска.
Шаг 3. Щелкните Загрузить файл
Откроется файловый браузер вашего компьютера.
Шаг 4. Выберите электронную таблицу Excel и нажмите «Открыть»
Это загрузит электронную таблицу на ваш Google Диск.
Шаг 5. Щелкните электронную таблицу Excel на Google Диске
Это открывает электронную таблицу в Google Таблицах, бесплатном редакторе электронных таблиц Google.
Шаг 6. Щелкните меню «Файл» и выберите «Загрузить»
Список вариантов загрузки расширится.
Шаг 7. Щелкните документ PDF (.pdf)
Это отобразит предварительный просмотр вашего PDF-файла в окне печати Google Таблиц.
Шаг 8. Настройте макет вашего PDF-файла
Если предварительный просмотр печати не выглядит так, как вы хотите, используйте правую панель, чтобы внести необходимые изменения, прежде чем продолжить.
- PDF-файл будет сохранен в той же ориентации, что и электронная таблица (обычно в альбомном режиме). Если вы предпочитаете портретный (вертикальный) режим, выберите Портрет в разделе «Ориентация страницы».
- При необходимости измените масштаб (размер / размер на странице) и размер поля.
- Нажмите Форматирование, чтобы выбрать, следует ли отображать линии сетки и / или заметки, настроить порядок страниц и изменить выравнивание.
- Чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы вверху и внизу страниц, нажмите Верхние и нижние колонтитулы, а затем установите флажки, чтобы выбрать, какую информацию отображать.
- Если ваша таблица содержит много данных и обрывается в непонятных местах, нажмите УСТАНОВИТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ПЕРЕРЫВЫ СТРАНИЦ в правой панели. Здесь вы можете перетащить синие линии, чтобы настроить начало и конец каждой страницы. Нажмите ПОДТВЕРДИТЬ ПЕРЕРЫВЫ в правом верхнем углу, чтобы сохранить изменения.
Шаг 9. Щелкните ЭКСПОРТ
Это синяя кнопка в правом верхнем углу. Вам будет предложено сохранить новый PDF-файл на компьютер.
Если загрузка не начинается автоматически, выберите место для сохранения PDF-файла и нажмите Сохранить чтобы скачать это.
Метод 2 из 3: Использование Excel для Windows
Шаг 1. Выберите часть электронной таблицы Excel, которую вы хотите преобразовать в PDF (необязательно)
Если есть только определенная часть файла Excel, которую вы хотите преобразовать в формат PDF, выберите ее сейчас. В противном случае переходите к следующему шагу.
Обратите внимание, что преобразование PDF не может быть легко возвращено обратно в лист Excel, но этот метод сохранит вашу исходную копию
Шаг 2. Щелкните меню Файл
Он находится в верхнем левом углу.
Шаг 3. Щелкните Экспорт в меню
Откроется панель «Экспорт».
Шаг 4. Щелкните Создать PDF / XPS
Найдите значок, который выглядит как лист бумаги с поясом.
Шаг 5. Щелкните кнопку Параметры…
Это позволит вам настроить параметры PDF-файла, который вы собираетесь создать.
Шаг 6. Выберите параметры PDF и нажмите OK
- Если вы выбрали область своей электронной таблицы для сохранения в формате PDF, выберите Выбор в разделе "Что опубликовать". Это гарантирует, что только выбранная область будет сохранена в формате PDF.
- Если вы предпочитаете сохранить весь видимый лист в формате PDF, выберите Активный лист (ы) вместо.
- Если вы хотите выбрать определенные страницы из книги для сохранения в формате PDF, используйте раскрывающиеся меню «Страницы», чтобы определить первую и последнюю страницы.
- Нажмите Ok продолжить.
Шаг 7. Выберите оптимизацию (необязательно)
Над кнопкой «Параметры» вы можете выбрать способ оптимизации PDF. Большинство людей могут придерживаться «Стандартного», если таблица не очень большая. «Минимальный размер» уменьшит размер файла большего размера до более управляемого.
Если вы хотите изменить место сохранения файла, теперь вы можете перейти к этой папке в окне
Шаг 8. Назовите файл и нажмите «Опубликовать»
Это экспортирует выбранную информацию в новый файл PDF с введенным вами именем.
Шаг 9. Просмотрите PDF-файл
По умолчанию PDF-файл открывается автоматически для вашего просмотра. Если он не открывается автоматически, просто дважды щелкните имя файла в папке, в которую вы его сохранили.
На самом деле сейчас невозможно редактировать PDF-файл, поэтому, если вам нужно внести изменения, вы захотите внести их в документ Excel, а затем создать новый PDF-файл
Метод 3 из 3. Использование Excel для Mac
Шаг 1. Убедитесь, что верхние и нижние колонтитулы на всех ваших листах одинаковые (необязательно)
Если вы используете Excel 2011 и хотите сохранить несколько листов в одном PDF-файле, на каждом листе должны быть одинаковые верхние и нижние колонтитулы. В противном случае каждый лист будет создан как отдельный документ PDF, но вы также можете легко объединить их впоследствии.
- Выберите все листы во всей книге. Для этого щелкните вкладку первого листа внизу Excel, удерживая нажатой кнопку Сдвиг ключ, а затем щелкните вкладку последнего листа, чтобы выбрать все.
- Щелкните значок Макет вкладка, а затем щелкните Верхний и нижний колонтитулы.
- Щелкните значок Настроить заголовок… а также Настроить нижний колонтитул… кнопки для редактирования верхних и нижних колонтитулов для всех листов.
Шаг 2. Выберите часть электронной таблицы Excel, которую вы хотите преобразовать в PDF (необязательно)
Если есть только определенная часть электронной таблицы, которую вы хотите преобразовать в PDF, выберите ее сейчас. В противном случае переходите к следующему шагу.
Преобразования PDF не могут быть легко преобразованы обратно в лист Excel, но этот метод сохранит вашу исходную копию
Шаг 3. Щелкните меню «Файл» и выберите «Сохранить как»
Вы также можете нажать Command + Shift + S, чтобы открыть опцию «Сохранить как».
Если вы хотите сохранить PDF-файл в новой папке, вы можете выбрать эту папку сейчас. # Введите другое имя для файла. Имя текущего файла Excel отображается в поле «Сохранить как». Вам нужно будет ввести другое имя (даже если оно немного отличается), чтобы случайно не перезаписать файл электронной таблицы
Шаг 4. Щелкните меню «Формат» или «Формат файла» и выберите PDF
Название этого меню может немного отличаться в зависимости от вашей версии Excel.
Шаг 5. Выберите, что будет включено в PDF
Внизу окна вы можете выбрать Рабочая тетрадь (чтобы преобразовать всю книгу), Простыня (чтобы сохранить только активный лист в формате PDF) или Выбор (чтобы сохранить только выбранную область в формате PDF).
Шаг 6. Нажмите "Сохранить". или Экспорт.
Вы увидите разные варианты в зависимости от вашей версии Excel.
Если заголовки не совпадают в многостраничном файле, для каждого листа будет создан отдельный файл
Шаг 7. Присоедините отдельные файлы PDF (при необходимости)
Если при сохранении файла Excel в формате PDF появилось несколько файлов PDF, их можно быстро объединить с помощью предварительного просмотра. Вот как:
- Откройте первый файл PDF, дважды щелкнув его имя в папке.
- Щелкните значок Вид меню и выберите Миниатюры.
- Щелкните последний эскиз, чтобы выбрать его. Это говорит Preview добавить следующий PDF-файл в конец текущего документа.
- Щелкните значок Редактировать меню и выберите Вставлять > Страница из файла.
- Выберите следующий PDF-файл в диапазоне и нажмите Открытым.
- Повторяйте этот процесс, пока не добавите все PDF-файлы.
- Нажмите Файл и выберите Экспорт в PDF.
