Из этой статьи вы узнаете, как очистить данные в электронной таблице Excel, когда вы используете Windows или macOS. Выполнение проверки орфографии, удаление повторяющихся данных, использование функции поиска и замены и переключение на единый формат регистра - все это может улучшить качество вашей книги.
Шаги
Метод 1 из 4. Использование проверки правописания
Шаг 1. Откройте электронную таблицу в Excel
Вы можете сделать это, дважды щелкнув файл на вашем компьютере.
Прежде чем вносить изменения в электронную таблицу, вы всегда должны убедиться, что у вас есть резервная копия
Шаг 2. Нажмите клавишу F7 на клавиатуре
Это открывает окно проверки орфографии, в котором отображается первая возможная ошибка в электронной таблице.
Шаг 3. Исправьте ошибку
Если вы хотите исправить ошибку, есть несколько способов сделать это:
- Если вы видите правильное исправление в поле «Предложения», выберите его, затем нажмите Изменять.
- Если вы знаете правильное написание, вы можете ввести исправление в поле в верхней части окна, а затем щелкнуть Изменять.
- Будьте осторожны при использовании Изменить все, так как вы можете изменить то, что не нужно было менять. Например, если вы изменили все экземпляры «from» на «form», вы можете испортить предложение, в котором нужно слово «from».
Шаг 4. Решите, что делать с правильным словом
Excel может встретить слово собственное, специализированный или сленговый термин или что-то на другом языке, не нуждающееся в исправлении. У вас есть несколько вариантов решения этой проблемы:
- Нажмите Игнорировать чтобы перейти к следующей ошибке, или Игнорировать все чтобы пропустить все вхождения этого слова.
- Нажмите Добавить в словарь чтобы Excel считал это слово / написание правильным в будущем.
Метод 2 из 4: удаление повторяющихся значений
Шаг 1. Откройте электронную таблицу в Excel
Вы можете сделать это, дважды щелкнув файл на вашем компьютере.
Прежде чем вносить изменения в электронную таблицу, вы всегда должны убедиться, что у вас есть резервная копия
Шаг 2. Щелкните вкладку Данные
Он находится в верхней части Excel.
Шаг 3. Щелкните Удалить дубликаты
Он находится в группе «Инструменты для работы с данными» на панели ленты в верхней части Excel. Появится диалоговое окно.
Шаг 4. Выберите столбцы, которые хотите проверить
Установите флажок рядом с именем каждого столбца, чтобы проверить этот столбец на наличие повторяющихся значений.
- Чтобы быстро выбрать все столбцы сразу, установите флажок «Выбрать все».
- Чтобы отменить выбор всех столбцов, установите флажок «Снять выделение со всех».
Шаг 5. Щелкните ОК
Вы увидите сообщение, в котором будет указано, сколько дубликатов было удалено. Если повторяющиеся значения не найдены, вы увидите сообщение о том, что повторяющиеся значения не были удалены.
Шаг 6. Щелкните ОК
Это закрывает окно.
Метод 3 из 4: поиск и замена текста
Шаг 1. Откройте электронную таблицу в Excel
Вы можете сделать это, дважды щелкнув файл на вашем компьютере.
- Используйте этот метод для поиска строки текста и замены ее чем-то другим.
- Прежде чем вносить изменения в электронную таблицу, вы всегда должны убедиться, что у вас есть резервная копия.
Шаг 2. Нажмите Ctrl + F. (Windows) или ⌘ Command + F (macOS).
Откроется окно «Найти и заменить».
Шаг 3. Щелкните вкладку «Заменить»
Это вторая вкладка вверху окна.
Шаг 4. Введите то, что вы ищете, в поле «Найти»
Не забудьте включить пробелы, если применимо. Кроме того, избегайте лишних пробелов до и после сроков.
- Вы можете использовать подстановочные знаки, такие как * и? в вашем поиске.
- Пример: введите s * d, чтобы найти любое слово, которое начинается с «s» и заканчивается на «d» (например, грустно, началось, пропущено).
- Пример: введите s? D, чтобы найти любое слово, которое начинается с «s», заканчивается на «d» и имеет одну букву посередине (например, sad, sid, sod).
Шаг 5. Введите заменяющий текст в поле «Заменить на»
Те же правила применяются к заменяющему тексту.
Шаг 6. Щелкните Параметры, чтобы установить дополнительные фильтры
На этом экране вы можете выбрать поиск только определенных строк, столбцов или листов в книге. Это необязательно.
Шаг 7. Нажмите «Найти далее»
Это отображает первое совпадение, если оно есть.
Шаг 8. Нажмите «Заменить», чтобы заменить поисковый запрос на заменяющий текст
Если хотите, можете нажать Заменить все для замены всех экземпляров найденного текста на заменяющий текст.
Будьте осторожны с Заменить все, так как вы можете случайно исправить то, что не требует исправления.
Метод 4 из 4: изменение регистра текста
Шаг 1. Откройте электронную таблицу в Excel
Вы можете сделать это, дважды щелкнув файл на вашем компьютере.
- Используйте этот метод, если ваши данные содержат ошибки использования заглавных букв, например все заглавные буквы, все строчные буквы или некоторые другие неправильные настройки.
- Прежде чем вносить изменения в электронную таблицу, вы всегда должны убедиться, что у вас есть резервная копия.
Шаг 2. Создайте временный столбец рядом с данными, которые вы хотите изменить
Если ваши данные содержат заголовки столбцов, обязательно введите заголовок в первую ячейку временного столбца.
Шаг 3. Введите формулу для функции case в первую ячейку
Если есть заголовок столбца, введите формулу в ячейку прямо под ним. Формула варьируется в зависимости от того, что вы хотите сделать:
- Введите = PROPER (ячейка), чтобы изменить регистр значения ячейки на правильный регистр (например, имя, порода, адрес). Замените «ячейка» первым номером ячейки, который вы хотите изменить (например, B2).
- Введите = UPPER (ячейка), чтобы изменить регистр значения ячейки на все заглавные буквы (например, ИМЯ, ПОРОДА, АДРЕС). Замените «ячейка» первым номером ячейки, который вы хотите изменить (например, B2).
- # * Введите = LOWER (ячейка), чтобы изменить регистр значения ячейки на все строчные буквы (например, имя, порода, адрес). Замените «ячейка» первым номером ячейки, который вы хотите изменить (например, B2).
Шаг 4. Нажмите ↵ Enter. или ⏎ Вернуться.
Ячейка, содержащая формулу, теперь содержит новый формат регистра для ячейки.
Шаг 5. Щелкните ячейку
Теперь ячейка выделена и окружена рамкой.
Шаг 6. Перетащите правый нижний угол поля в конец столбца данных
При этом формула применяется ко всем другим ячейкам в столбце.
