Электронная почта в настоящее время является одной из наиболее часто используемых форм связи, наряду с текстовыми сообщениями, телефонными звонками и приложениями для обмена мгновенными сообщениями. Переписка по электронной почте была настолько распространена, что многие люди забыли, как ее правильно создать. Хорошо составленное электронное письмо отражает профессионализм и искренность сообщения, которое оно передает, поэтому абсолютно необходимо знать, как отформатировать сообщение электронной почты.
Шаги
Шаг 1. Составьте тему письма
Строка темы электронного письма служит кратким изложением сути сообщения. Строка темы должна быть простой и лаконичной, чтобы получатель мог понять, о чем идет речь в вашем электронном письме, всего несколькими простыми словами.
- Например, если вы пишете кому-то о каком-то деле, не усложняйте тему письма слишком большим количеством деталей, например: «Мне нравится машина, которую вы ведете». Мне нравится его синий цвет и великолепные колеса ».
- Четко укажите свой мотив прямо в теме письма. Например: «Заинтересованный покупатель вашего синего седана».
Шаг 2. Включите правильные приветствия
Не начинайте письмо сразу с того, что вам нужно сказать. Включите распространенные приветствия, например «Приветствую» или «Добрый день». Вы же не хотели бы, чтобы к вам подошел случайный человек и сразу же заговорил с вами, даже не приветствуя вас, не так ли? То же самое и с электронной почтой.
Чтобы сделать приветствие более личным, укажите в приветствии фамилию получателя
Шаг 3. Напишите текст сообщения
В зависимости от типа сообщения, которое вы пишете, и от того, кому вы его отправляете, вы можете писать как хотите.
- Если вы пишете кому-то из своих близких, вы можете сделать свое электронное письмо личным; но если вы пишете деловое письмо, вам нужно делать это как можно более профессионально.
- Вы также должны помнить о формате вашего сообщения. Не используйте трудночитаемые стили, размеры и форматы шрифтов и избегайте использования заглавных букв. Прописные буквы в цифровом мире напоминают крик.
Шаг 4. Включите заключительное замечание
Не заканчивайте письмо там, где заканчивается сообщение. Напишите заключительное слово, например «С уважением», «С уважением» или что-нибудь, что, по вашему мнению, лучше всего подойдет к создаваемому вами электронному письму.
Заключительное слово определенно должно подходить к вашему электронному письму. Почему? Потому что, если вы пишете деловое сообщение, вы не захотите написать «С любовью ваше» в заключительном слове к письму; это было бы неуместно
Шаг 5. Добавьте подпись
Несмотря на то, что ваш адрес электронной почты уже включает ваше имя в каждом отправляемом вами электронном письме, все же рекомендуется ставить подпись вместе с каждым написанным вами сообщением. Подписи могут быть просто текстом или, если вы хотите проявить творческий подход, изображениями (например, логотипами, товарными знаками и т. Д.).
Используйте опцию «Подпись» в любой веб-почте или почтовом клиентском приложении, которое у вас есть, чтобы создать свою собственную подпись
подсказки
- Помимо форматирования сообщений электронной почты, вам также следует использовать правильно названные адреса электронной почты. Отправлять сообщения другу детства по адресу «[email protected]» - это нормально, но не такая уж хорошая идея, когда вы отправляете деловые письма своему начальнику.
- Создавая электронные письма, используйте правильный интернет-этикет. Не рассылайте спам или сообщения неизвестным контактам.
- Всегда дважды проверяйте свое сообщение электронной почты перед его отправкой, чтобы избежать отправки нескольких сообщений одному получателю. В этом случае ваши сообщения могут быть помечены как СПАМ.
