Из этой статьи вы узнаете, как использовать функцию «Слияние» в Microsoft Word. Слияние позволяет использовать электронную таблицу с контактной информацией для автоматического присвоения разных адресов, имени или другой информации каждой копии документа. Это полезно при персонализации информационных бюллетеней или заявлений, поскольку вам не нужно писать вручную имя или адрес каждого человека в верхней части каждого документа.
Шаги
Часть 1 из 3: Создание контрольного листа
Шаг 1. Откройте Microsoft Excel
Значок приложения Microsoft Excel имеет вид белого «X» на темно-зеленом фоне. Откроется страница Excel «Новый».
Если у вас уже есть контрольный лист в Excel, перейдите к импорту контактов Excel
Шаг 2. Щелкните Пустая книга
Он находится в верхнем левом углу страницы «Новое». Откроется новый пустой документ Excel.
Шаг 3. Добавьте заголовки контактов
Начиная с ячейки A1 и, двигаясь прямо оттуда, введите следующие заголовки:
- FirstName - имена ваших контактов будут помещены в этот столбец (ячейка A1).
- Фамилия - фамилии ваших контактов будут помещены в этот столбец (ячейка B1).
- Tel - в этом столбце (ячейка C1).
- StreetAddress - в этом столбце (ячейка D1).
- Город - в этом столбце (ячейка) будут указаны города проживания ваших контактов. E1).
- Штат - в этом столбце (ячейка F1).
- ZIP - Почтовые индексы ваших контактов будут помещены в этот столбец (ячейка G1).
- Электронная почта - в этом столбце (ячейка H1).
Шаг 4. Введите информацию о ваших контактах
Начиная со столбца A, ячейка 2, начните вводить контактную информацию для каждого из людей, для которых вы хотите создать слияние.
Прежде чем продолжить, убедитесь, что эта информация верна
Шаг 5. Сохраните документ
Для этого:
- Windows - Щелкните Файл нажмите Сохранить как, Двойной клик Этот ПК, щелкните место сохранения в левой части окна, введите имя документа в текстовое поле «Имя файла» и нажмите Сохранить.
- Mac - нажмите Файл нажмите Сохранить как…, введите имя документа в поле «Сохранить как», выберите место для сохранения, щелкнув поле «Где» и щелкнув папку, а затем нажмите Сохранить.
- Помните о выбранном вами месте для сохранения - вам понадобится найти электронную таблицу Excel позже.
Шаг 6. Закройте Excel
Щелкните значок Икс в правом верхнем углу Excel (Windows) или красный кружок в верхнем левом углу (Mac). Теперь вы можете перейти к созданию слияния в Microsoft Word.
Часть 2 из 3: Импорт контактов в Word
Шаг 1. Откройте Microsoft Word
Значок приложения Word выглядит как белая буква «W» на темно-синем фоне. Как и в случае с Excel, откроется страница «Создать».
Если у вас есть существующий документ Microsoft Word, в который вы хотите импортировать контакты Excel, вместо этого дважды щелкните его, чтобы открыть, и пропустите следующий шаг
Шаг 2. Щелкните Пустой документ
Это белое поле в верхнем левом углу страницы. Откроется пустой документ Microsoft Word.
Шаг 3. Щелкните вкладку Рассылки
Эта вкладка находится в верхней части окна Microsoft Word. Панель инструментов появится здесь чуть ниже ряда вкладок.
Шаг 4. Щелкните Выбрать получателей
Он находится в разделе «Начать слияние» Рассылки панель инструментов. Откроется раскрывающееся меню.
Шаг 5. Щелкните Использовать существующий список…
Вы найдете эту опцию в раскрывающемся меню. Откроется новое окно.
- Если вы когда-нибудь захотите использовать контакты Outlook, вы можете выбрать Выберите из контактов Outlook в раскрывающемся меню.
- Вы также можете ввести временный список контактной информации в Word, выбрав Введите новый список вариант. Это полезно, когда вам нужно создать лишь небольшую часть информации о контактах.
Шаг 6. Выберите контрольный лист Microsoft Excel
В левой части окна щелкните папку, в которой вы сохранили лист Excel, затем щелкните лист Excel, чтобы выбрать его.
Шаг 7. Щелкните Открыть
Он находится в правом нижнем углу окна.
Шаг 8. Подтвердите решение
Щелкните имя листа Excel во всплывающем окне, затем щелкните Ok внизу окна. Ваш лист Excel будет выбран в качестве места, из которого будут загружаться ваши контакты.
Убедитесь, что в нижней части окна установлен флажок «Первая строка данных содержит заголовки столбцов»
Часть 3 из 3: Использование слияния почты
Шаг 1. Перейдите в то место, куда вы хотите вставить контактную информацию
Найдите место, куда вы хотите вставить контактную информацию (например, верх документа), и щелкните его, чтобы поместить туда курсор.
Шаг 2. Щелкните «Вставить поле слияния»
Это опция в разделе «Записать и вставить поля» Рассылки таб. Появится раскрывающееся меню.
Возможно, вам придется щелкнуть Рассылки еще раз, прежде чем делать это.
Шаг 3. Выберите тип информации
В раскрывающемся меню щелкните имя одного из заголовков документа Excel, чтобы вставить его.
Например, вы бы щелкнули Имя в раскрывающемся меню, если вы хотите вставить тег для имен контактов.
Шаг 4. При необходимости добавьте другую информацию
Сюда могут входить адреса контактов, фамилии, номера телефонов и т. Д.
Шаг 5. Нажмите «Готово и объединить»
Это крайняя правая сторона Рассылки панель инструментов вкладки. Появится раскрывающееся меню.
Шаг 6. Выберите вариант слияния
Щелкните один из следующих вариантов:
- Редактировать отдельные документы - Открывает документ каждого получателя, что позволяет вам персонализировать документы.
- Печать документов… - Позволяет вам распечатать копию вашего документа для каждого человека, указанного в вашем контактном листе.
- Отправить сообщения электронной почты… - Позволяет отправлять документы по электронной почте. Адреса электронной почты контактов будут выбраны в качестве адресов электронной почты назначения.
Шаг 7. Следуйте инструкциям на экране
В зависимости от выбранного варианта у вас будет дополнительная форма для просмотра (например, если вы выбрали Эл. адрес, вам нужно будет ввести тему и затем щелкнуть Ok). Это завершит процесс слияния почты.
