Отправка электронных писем - это часть жизни почти каждого профессионала, студента или работающего человека, живущего сегодня. Хотя некоторые электронные письма могут показаться холодными, другие могут быть откровенно грубыми и требуют ответа. Вы можете справиться с такими письмами, сохраняя хладнокровие, отвечая после того, как составили план, и продвигаясь вперед в своей повседневной жизни.
Шаги
Часть 1 из 3: Сохраняйте спокойствие и составляйте план
Шаг 1. Подумайте, является ли электронное письмо грубым
Может быть трудно определить, грубо поступает кто-то по электронной почте, тем более что вы не можете видеть его выражение лица или слышать тон его голоса, чтобы помочь вам принять решение. Прежде чем реагировать на письмо, которое кажется вам грубым, подумайте, может ли грубость быть недопониманием.
Попробуйте прямо спросить человека, что он имел в виду, разговаривая с ним лицом к лицу или по телефону. Это может помочь предотвратить проблему из-за простого недопонимания
Шаг 2. Не отвечайте сразу
Хотя может возникнуть соблазн немедленно начать сочинять множество грубых или обидных слов в ответ на это письмо, но избегайте этого любой ценой. Вы, вероятно, пожалеете об этом позже. Вместо этого отойдите от электронной почты, закройте браузер и найдите несколько минут, чтобы собраться с мыслями.
- Прогуляйтесь несколько минут, пока не почувствуете себя спокойно.
- Сделайте несколько глубоких вдохов и выпейте немного воды.
Шаг 3. Отправьте черновик электронного письма, но не отправляйте его
Еще один способ конструктивно избавиться от негативной энергии - написать письмо человеку, но не отправлять его. Таким образом, вы можете начать собирать свои первоначальные мысли, независимо от того, насколько они интенсивны, а также дать себе время позже доработать, отточить и дополнить их.
- Откройте отдельное электронное письмо и введите ответ, даже не указав получателя, чтобы случайно не отправить его. Или вы можете указать свой адрес электронной почты в качестве получателя.
- Подумайте обо всех случаях, когда вы сразу на что-то реагировали, а потом сожалели обо всех умных или наводящих на размышления вещах, которые вы могли бы сказать. Это даст вам время развить их и предотвратит сожаление.
Шаг 4. Примите на себя ответственность, когда это необходимо
Читая электронное письмо, вы могли посчитать его грубым, потому что отчасти оно является правдой, а правда может навредить. Хотя это не освобождает их от вины в сложившейся ситуации, но дает вам пространство для самосовершенствования и честности как с самим собой, так и с отправителем электронной почты.
Например, возможно, ваш начальник отправил вам грубое электронное письмо о том, что вы опоздали на работу. Хотя формулировка не должна быть грубой, вы должны признать и исправить свое опоздание
Шаг 5. Не копируйте их плохое поведение
Когда кто-то грубит с вами, это может быть слишком соблазнительным ответом на просьбу. Опять же, воздержитесь от отрицательной реакции, но также воздержитесь от пассивно-агрессивного или грубого поведения, если вы видите их лично, прежде чем отвечать. Не бросайте на них грязные взгляды и не игнорируйте их, если они разговаривают с вами.
- Вместо этого практикуйте доброту. Передай им привет и продолжай идти.
- Не проводите с ними время без необходимости, но и не избегайте их активно.
Шаг 6. Считаем рут
Иногда грубое электронное письмо не имеет ничего общего ни с вами, ни с окружающими его обстоятельствами. Нападать на кого-то никогда не нормально, но иногда человек, отправивший электронное письмо, может пережить немного больше, чем он может справиться, и мог бы отправить вам это из-за разочарования, которое не касается вас. Они могут даже не осознавать, что были грубыми. Это не извиняет их, но понимание текущего состояния и мотивации человека может помочь сделать шаги вперед.
- Например, если у них проблемы в браке или кто-то из членов их семьи недавно умер, это может объяснить их грубость.
- Также возможно, что у них просто плохой день.
Часть 2 из 3. Ответ на электронное письмо
Шаг 1. Заручитесь помощью друга
Друзья или коллеги могут быть особенно полезны, помогая вам составить ответ на грубое или неприятное электронное письмо, а также могут предоставить второе мнение о ситуации. В это время не просите горячих друзей о помощи; вместо этого обратитесь к тем, кто спокойный, умный и ориентированный на решение.
Если возможно, попросите показать какие-либо предыдущие ответы на отправленные им грубые электронные письма
Шаг 2. Признайте их грубость
Когда вы составляете свое электронное письмо, вам необходимо будет признать, насколько они были грубыми. Возможно, они не подозревали, что их слова покажутся бессердечными, но, тем не менее, вам следует обратить на это внимание.
- Скажите что-нибудь вроде: «Прежде чем я начну отвечать, я хочу отметить грубость, проявленную в вашем электронном письме, особенно в отношении ваших обвинительных и оскорбительных замечаний».
- Прямая речь полезна для вас и для другого человека и может помочь предотвратить повторение такой же ситуации.
Шаг 3. Признайте их разочарование
Хотя их электронное письмо было грубым, возможно, их разочарование исходит из очень реальной ситуации. Если это так, признайте это разочарование и выразите понимание, пусть даже незначительное. Это позволит им меньше думать о том, что вы против них, и подтолкнет вас обоих к потенциальному миротворчеству.
- Скажите что-нибудь вроде «В вашем электронном письме указано, что вы разочарованы».
- Обязательно сосредоточьтесь на том, что написано в их электронном письме, а не на них лично.
Шаг 4. Спросите, почему
Однако иногда вы можете совершенно не знать, почему кто-то решил отправить вам такое электронное письмо после долгих размышлений и консультаций с другими. В этом случае вы должны спросить отправителя простое «почему», чтобы вы могли понять и лучше решить проблему.
Вы можете сказать: «Я тщательно обдумал ваше электронное письмо и до сих пор не понимаю, почему вы его отправили, поэтому мне хотелось бы знать, что его побудило»
Шаг 5. Предложите решение или объяснение
После того, как вы ответили на некоторые из ваших предварительных проблем и вопросов в электронном письме, вам следует начать поиск решений и реагировать на их проблемы, если они есть. Сообщите им, что вы готовы сделать, исследуйте области для компромисса и выразите свою готовность работать над этим.
- Назначение встречи также может быть полезным. Люди склонны быть добрее в жизни, чем когда прячутся за экраном компьютера.
- Можно сказать что-то вроде «вы выразили гнев, что я вчера вернулся с обеда на 15 минут позже, но мне пришлось забрать свою больную дочь из школы. Хотя я, безусловно, могу попытаться вернуться вовремя в будущем, такие моменты неизбежны ».
Шаг 6. Установите границы
После того, как вы успешно предложили решения, пришло время установить некоторые основные правила для любого продолжения разговора. Дайте им понять, что вы не потерпите такой грубости в будущем, и если вы сделаете это, то дальнейшая совместная работа будет очень трудной, если не невозможной.
- Скажите им, что вы не примете оскорблений или неуместных обвинений.
- Попросите их прийти к вам с заботой и добротой, прежде чем бросить кулак.
Шаг 7. При необходимости удалите его
Вы можете обнаружить, что читаете и перечитываете письмо снова и снова и испытываете негативные чувства по этому поводу. Однако это не поможет вам двигаться вперед и, скорее всего, только рассердит и расстроит вас. Если это абсолютно необходимо, удалите письмо из своего почтового ящика, чтобы у вас не было к нему доступа.
Если вы думаете, что вам может снова понадобиться это электронное письмо в будущем, отправьте его кому-нибудь, кому вы доверяете, но удалите его из своего почтового ящика
Часть 3 из 3: Продолжаем свой день
Шаг 1. Продолжайте работать продуктивно
Хотя это электронное письмо могло, казалось бы, испортить вам день, сделайте все, что в ваших силах, чтобы запретить это. Продолжайте заниматься своим распорядком, составьте список дел и выполните все необходимые задачи. Не позволяйте одной вспышке помешать вашему дню или вашему прогрессу.
Если вы будете чем-то заняты, это поможет вам сосредоточиться на том, что для вас важно, и избежать размышлений над одним письмом
Шаг 2. Ставьте небольшие цели, чтобы сохранить импульс
Соблюдая распорядок дня, ставьте перед собой небольшие достижимые цели, которые вы можете взять на себя в этот день. Их заполнение поможет вам почувствовать себя более успешным и, следовательно, меньше пострадать от грубого письма, которое вы получили.
Попробуйте установить такие цели, как «отвечать на все остальные электронные письма» или «пойти в спортзал»
Шаг 3. Отвлекитесь
Иногда, чтобы от чего-то отойти, нужно немного отвлечься. Сделайте перерыв, чтобы послушать музыку, пообедать или позвонить другу, чтобы поговорить о чем-то, кроме электронной почты. Если отвлечься от мыслей, это может дать вам очень необходимый и катарсический перерыв.
Шаг 4. При необходимости рассмотрите возможность сообщения о них
В конце концов, иногда лучший способ двигаться вперед - это постоянно решать проблему. Если в электронном письме содержатся какие-либо угрозы или оскорбления, которые можно рассматривать как разжигание ненависти, сообщите об этом человеке нужным людям, например, в отдел кадров на вашей работе или в поведение учащихся в вашей школе. Вы также можете запретить им отправлять вам электронные письма в будущем.
- Сообщите о них властям, если они угрожают вам физически.
- Попробуйте сначала написать своему менеджеру по электронной почте, чтобы сообщить ему, что происходит. Если они не решат проблему, обратитесь в HR.
