Использование функции автофильтра Microsoft Excel - это быстрый и простой способ сортировки больших объемов данных. Фильтры поддерживают множество критериев для сортировки данных. Для начала вам нужно создать набор данных. Затем все, что остается, - это выбрать цель и активировать автофильтр, нажав кнопку «Фильтр», расположенную на вкладке «Данные», и настроить фильтр по своему усмотрению. Этот процесс можно освоить за считанные минуты, что в конечном итоге повысит эффективность работы с Excel.
Шаги
Часть 1 из 2: Начало работы с автофильтром
Шаг 1. Создайте таблицу
Убедитесь, что у ваших данных есть заголовки столбцов, чтобы указать данные под ними. Заголовок - это место, где будет размещен фильтр, и он не будет включен в сортируемые данные. Каждый столбец может иметь уникальный набор данных (например, дату, количество, имя и т. Д.) И содержать столько записей, сколько вы хотите отсортировать.
Вы можете закрепить заголовки на месте, выбрав соответствующую строку и выбрав «Просмотр»> «Закрепить панели». Это поможет отслеживать отфильтрованные категории в больших наборах данных
Шаг 2. Выберите все данные, которые вы хотите отфильтровать
Щелкните и перетащите, чтобы выбрать все ячейки, которые вы хотите включить в фильтр. Поскольку автофильтр, как следует из названия, является автоматическим процессом, вы не можете использовать его для фильтрации несмежных столбцов. Все столбцы между ними будут настроены для фильтрации вместе с ними.
Шаг 3. Активируйте Автофильтр
Перейдите на вкладку «Данные», затем нажмите «Фильтр». После активации заголовки столбцов будут иметь раскрывающиеся кнопки. С помощью этих кнопок вы можете настроить параметры фильтра.
Шаг 4. Выберите критерии фильтрации
Параметры фильтров могут различаться в зависимости от типа данных в ячейках. Текстовые ячейки будут отфильтрованы по текстовому содержанию, а числовые ячейки будут иметь математические фильтры. Есть несколько фильтров, которые используются обоими. Когда фильтр активен, в заголовке столбца появляется маленький значок фильтра.
- Сортировка по возрастанию: сортирует данные в порядке возрастания на основе данных в этом столбце; числа сортируются 1, 2, 3, 4, 5 и т. д., а слова сортируются в алфавитном порядке, начиная с a, b, c, d, e и т. д.
- Сортировка по убыванию: сортирует данные в порядке убывания на основе данных в этом столбце; числа сортируются в обратном порядке 5, 4, 3, 2, 1 и т. д., а слова сортируются в обратном алфавитном порядке: e, d, c, b, a и т. д.
- Первые 10: первые 10 строк данных в электронной таблице или первые 10 строк данных из отфильтрованной выборки.
- Особые условия: некоторые параметры фильтра могут быть установлены с использованием логики значений, например, значения фильтрации больше, меньше, равные, до, после, между, содержащие и т. Д. После выбора одного из них вам будет предложено ввести пределы параметра (например, После 01.01.2011 или больше 1000).
- Примечание: отфильтрованные данные скрыты от просмотра, НЕ удаляются. Вы не потеряете никаких данных при фильтрации.
Часть 2 из 2: настройка и отключение автофильтра
Шаг 1. Используйте настраиваемый автофильтр для более сложной сортировки
Пользовательский фильтр позволяет применять несколько фильтров с использованием логики «и / или». Параметр «Пользовательский фильтр…» указан в нижней части раскрывающегося меню фильтра и вызывает отдельное окно. Здесь вы можете выбрать до двух параметров фильтра, а затем нажать кнопку «И» или «Или», чтобы сделать этот фильтр исключительным или включающим.
Например: столбец, содержащий имена, можно отфильтровать по именам, содержащим «A» или «B», что означает, что появятся и Эндрю, и Боб. Но ни один из них не появится в наборе фильтров для тех, которые содержат как «A», так и «B»
Шаг 2. Очистите фильтры
Чтобы очистить отдельный фильтр, выберите раскрывающийся список для отфильтрованного столбца и выберите «Очистить фильтр из [имя]». Чтобы очистить все фильтры, выберите любую ячейку в таблице, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Очистить» (рядом с переключателем «Фильтр»).
Шаг 3. Отключите Автофильтр
Если вы хотите полностью отключить фильтры, просто снимите флажок «Автофильтр», когда таблица выбрана.
подсказки
- Вы можете увидеть, к каким заголовкам столбцов применены фильтры, посмотрев на кнопку раскрывающегося меню. Если стрелка на кнопке синего цвета, значит, в этом меню применен фильтр. Если стрелка на кнопке черная, фильтр в этом меню не применен.
- Автофильтр упорядочивает данные по вертикали, то есть параметры фильтра можно применять только к заголовкам столбцов, но не к строкам. Однако, вводя категории для каждой строки, а затем фильтруя только этот столбец, вы можете получить тот же эффект.
- Фильтр не будет работать за пределами пустых ячеек, если вы оставите все ячейки пустыми.
- Сделайте резервную копию ваших данных перед использованием автофильтра. Хотя автофильтр можно отключить, любые изменения, внесенные в данные, могут перезаписать существующую информацию.
Предупреждения
- Фильтруя данные, вы не удаляете строки, вы их скрываете. Скрытые строки можно отобразить, выбрав строку выше и ниже скрытой строки, щелкнув их правой кнопкой мыши и выбрав «Показать».
- Часто сохраняйте изменения, если вы не сделали резервную копию своих данных и не планируете перезаписывать свои данные.
