Как создать сводные таблицы в Excel (с изображениями)

Оглавление:

Как создать сводные таблицы в Excel (с изображениями)
Как создать сводные таблицы в Excel (с изображениями)

Видео: Как создать сводные таблицы в Excel (с изображениями)

Видео: Как создать сводные таблицы в Excel (с изображениями)
Видео: КАК СКОПИРОВАТЬ ССЫЛКУ YOUTUBE КАНАЛА В НОВОЙ ВЕРСИИ ЮТУБ 2024, Марш
Anonim

Сводные таблицы - это интерактивные таблицы, которые позволяют пользователю группировать и суммировать большие объемы данных в кратком табличном формате для упрощения отчетности и анализа. Они могут сортировать, подсчитывать и суммировать данные и доступны в различных программах для работы с электронными таблицами. Excel позволяет легко создавать сводные таблицы, перетаскивая нужную информацию в соответствующие поля. Затем вы можете фильтровать и сортировать данные, чтобы найти закономерности и тенденции.

Шаги

Часть 1 из 3: построение сводной таблицы

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 1
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 1

Шаг 1. Загрузите электронную таблицу, из которой вы хотите создать сводную таблицу

Сводная таблица позволяет создавать визуальные отчеты о данных из электронной таблицы. Вы можете выполнять вычисления без ввода каких-либо формул или копирования каких-либо ячеек. Вам понадобится электронная таблица с несколькими записями, чтобы создать сводную таблицу.

Вы также можете создать сводную таблицу в Excel, используя внешний источник данных, например Access. Вы можете вставить сводную таблицу в новую электронную таблицу Excel

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 2
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 2

Шаг 2. Убедитесь, что ваши данные соответствуют требованиям сводной таблицы

Сводная таблица - не всегда тот ответ, который вам нужен. Чтобы воспользоваться преимуществами сводной таблицы, ваша электронная таблица должна соответствовать некоторым основным критериям:

  • Ваша электронная таблица должна включать хотя бы один столбец с повторяющимися значениями. По сути, это просто означает, что хотя бы в одном столбце должны быть повторяющиеся данные. В примере, обсуждаемом в следующем разделе, столбец «Тип продукта» имеет две записи: «Таблица» или «Стул».
  • Он должен включать числовую информацию. Это то, что будет сравниваться и суммироваться в таблице. В примере из следующего раздела столбец «Продажи» содержит числовые данные.
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 3
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 3

Шаг 3. Запустите мастер сводной таблицы

Щелкните вкладку «Вставка» в верхней части окна Excel. Нажмите кнопку «Сводная таблица» в левой части ленты «Вставить».

Если вы используете Excel 2003 или более раннюю версию, щелкните значок Данные меню и выберите Отчет "Сводная таблица и сводная диаграмма"…

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 4
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 4

Шаг 4. Выберите данные, которые вы хотите использовать

По умолчанию Excel выберет все данные в вашей активной электронной таблице. Вы можете щелкнуть и перетащить, чтобы выбрать определенную часть электронной таблицы, или вы можете ввести диапазон ячеек вручную.

Если вы используете внешний источник данных, выберите вариант «Использовать внешний источник данных» и нажмите Выбрать соединение…. Найдите соединение с базой данных, сохраненное на вашем компьютере

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 5
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 5

Шаг 5. Выберите место для вашей сводной таблицы

После выбора диапазона выберите вариант местоположения в том же окне. По умолчанию Excel помещает таблицу на новый лист, позволяя переключаться вперед и назад, щелкая вкладки в нижней части окна. Вы также можете разместить сводную таблицу на том же листе, что и данные, что позволит вам выбрать ячейку, которую вы хотите разместить.

Когда вы будете удовлетворены своим выбором, нажмите OK. Ваша сводная таблица будет размещена, и интерфейс изменится

Часть 2 из 3: Настройка сводной таблицы

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 6
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 6

Шаг 1. Добавьте поле строки

При создании сводной таблицы вы, по сути, сортируете свои данные по строкам и столбцам. То, что вы добавляете, определяет структуру таблицы. Перетащите поле из списка полей справа в раздел «Поля строк» сводной таблицы, чтобы вставить информацию.

  • Например, ваша компания продает два товара: столы и стулья. У вас есть таблица с количеством (продаж) каждого продукта (типа продукта), проданного в ваших пяти магазинах (Store). Вы хотите узнать, сколько каждого продукта продается в каждом магазине.
  • Перетащите поле Store из списка полей в раздел «Поля строк» сводной таблицы. Появится ваш список магазинов, каждый в отдельной строке.
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 7
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 7

Шаг 2. Добавьте поле столбца

Как и строки, столбцы позволяют сортировать и отображать данные. В приведенном выше примере поле Store было добавлено в раздел Row Fields. Чтобы узнать, сколько продуктов каждого типа было продано, перетащите поле «Тип продукта» в раздел «Поля столбца».

Создание сводных таблиц в Excel. Шаг 8
Создание сводных таблиц в Excel. Шаг 8

Шаг 3. Добавьте поле значения

Теперь, когда у вас есть организация, вы можете добавить данные, которые будут отображаться в таблице. Щелкните и перетащите поле «Продажи» в раздел «Поля значений» сводной таблицы. Вы увидите, что ваша таблица отображает информацию о продажах для обоих ваших продуктов в каждом из ваших магазинов, со столбцом «Итого» справа.

Для всех вышеперечисленных шагов вы можете перетащить поля в соответствующие поля под списком полей в правой части окна вместо того, чтобы перетаскивать их в таблицу

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 09
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 09

Шаг 4. Добавьте несколько полей в раздел

Сводные таблицы позволяют добавлять несколько полей в каждый раздел, что дает более точный контроль над отображением данных. Используя приведенный выше пример, предположим, что вы делаете несколько типов столов и несколько типов стульев. В вашей электронной таблице указывается, является ли товар столом или стулом (Тип продукта), а также указывается точная модель проданного стола или стула (Модель).

Перетащите поле «Модель» в раздел «Поля столбца». В столбцах теперь будет отображаться разбивка продаж по моделям и типам в целом. Вы можете изменить порядок отображения этих меток, нажав кнопку со стрелкой рядом с полем в полях в правом нижнем углу окна. Выберите «Вверх» или «Вниз», чтобы изменить порядок

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 10
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 10

Шаг 5. Измените способ отображения данных

Вы можете изменить способ отображения значений, щелкнув значок стрелки рядом со значением в поле «Значения». Выберите «Параметры поля значений», чтобы изменить способ вычисления значений. Например, вы можете отобразить значение в процентах, а не в целом, или усреднить значения вместо их суммирования.

Вы можете добавить одно и то же поле в поле «Значение» несколько раз, чтобы воспользоваться этим. В приведенном выше примере отображается общая сумма продаж для каждого магазина. Снова добавив поле «Продажи», вы можете изменить настройки значения, чтобы отобразить второй «Продажи» как процент от общего объема продаж

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 11
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 11

Шаг 6. Изучите некоторые способы манипулирования ценностями

При изменении способов вычисления значений у вас есть несколько вариантов на выбор в зависимости от ваших потребностей.

  • Сумма - это значение по умолчанию для полей значений. Excel суммирует все значения в выбранном поле.
  • Счетчик - подсчитывает количество ячеек, содержащих данные в выбранном поле.
  • Среднее - это будет среднее всех значений в выбранном поле.
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 12
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 12

Шаг 7. Добавьте фильтр

Область «Фильтр отчета» содержит поля, которые позволяют листать сводные данные, показанные в сводной таблице, путем фильтрации наборов данных. Они действуют как фильтры для отчета. Например, установка поля «Магазин» в качестве фильтра вместо метки строки позволит вам выбрать каждый магазин для просмотра отдельных итогов продаж или одновременного просмотра нескольких магазинов.

Часть 3 из 3: Использование сводной таблицы

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 13
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 13

Шаг 1. Отсортируйте и отфильтруйте результаты

Одна из ключевых функций сводной таблицы - это возможность сортировать результаты и просматривать динамические отчеты. Каждую метку можно отсортировать и отфильтровать, нажав кнопку со стрелкой вниз рядом с заголовком метки. Затем вы можете отсортировать список или отфильтровать его, чтобы отображались только определенные записи.

Создание сводных таблиц в Excel. Шаг 14
Создание сводных таблиц в Excel. Шаг 14

Шаг 2. Обновите вашу электронную таблицу

Ваша сводная таблица будет автоматически обновляться при изменении базовой электронной таблицы. Это может быть полезно для отслеживания ваших таблиц и отслеживания изменений..

Создание сводных таблиц в Excel. Шаг 15
Создание сводных таблиц в Excel. Шаг 15

Шаг 3. Измените вашу сводную таблицу

Сводные таблицы позволяют очень легко изменить расположение и порядок полей. Попробуйте перетащить разные поля в разные места, чтобы получить сводную таблицу, которая точно соответствует вашим потребностям.

Отсюда и название сводной таблицы. Перемещение данных в другое место называется «поворотом», поскольку вы меняете направление отображения данных

Создание сводных таблиц в Excel, шаг 16
Создание сводных таблиц в Excel, шаг 16

Шаг 4. Создайте сводную диаграмму

Вы можете использовать сводную диаграмму для отображения динамических визуальных отчетов. Сводную диаграмму можно создать прямо из заполненной сводной таблицы, что упрощает процесс создания диаграммы.

подсказки

  • Если вы используете команду «Импорт данных» из меню «Данные», у вас будет больше возможностей для импорта данных, включая подключения к базе данных Office, файлы Excel, базы данных Access, текстовые файлы, ODBC DSN, веб-страницы, OLAP и XML / XSL. Затем вы можете использовать свои данные, как список Excel.
  • Если вы используете автофильтр (в разделе «Данные», «Фильтр»), отключите его при создании сводной таблицы. Можно снова включить его после создания сводной таблицы.

Рекомендуемые: