Может показаться сложным закрыть важное деловое письмо. Есть так много способов закончить ваше сообщение! Однако в конечном итоге способ закрытия электронного письма будет зависеть от нескольких факторов. Сюда могут входить такие вещи, как то, насколько хорошо вы знаете человека, которому пишете, цель электронного письма и является ли ваше электронное письмо частью цепочки. Помня об этих факторах, составьте соответствующее окончательное предложение. Затем выберите правильную подпись и решите, чем поставить свою подпись.
Шаги
Часть 1 из 3: напишите заключительное слово
Шаг 1. Напомните получателю о цели вашего электронного письма
Есть много причин написать электронное письмо в деловой обстановке. Определение основной цели электронного письма поможет вам определить лучший способ его завершения.
- Например, если вы делаете запрос, завершите его чем-то вроде «Спасибо за уделенное время» или «Спасибо за внимание».
- Если вы отвечаете на запрос информации или помощи, вы можете закончить словами «Надеюсь, это поможет!» или «Дайте мне знать, если я могу чем-то помочь».
- Если вы назначаете личную встречу, в конце вы можете сказать что-то вроде: «Увидимся на следующей неделе!»
Шаг 2. Используйте тон, соответствующий вашей аудитории
Подумайте, насколько хорошо вы знаете человека, которому пишете, какие у вас с ним отношения и чего вы пытаетесь достичь. Электронное письмо руководителю высшего звена или новому важному клиенту, вероятно, должно быть более формальным, чем электронное письмо известному коллеге.
- Например, если вы назначаете встречу с клиентом, хорошим заключительным заявлением может быть что-то вроде: «Я с нетерпением жду нашей встречи 24-го. Если у вас есть вопросы, свяжитесь со мной по телефону 555-555-5555 ».
- С другой стороны, если вы устраиваете дружескую встречу с хорошо знакомым коллегой, вполне нормально закончить чем-то вроде: «Звучит хорошо! Увидимся завтра!:) »
Шаг 3. Не включайте заключительное заявление, если ваша электронная почта является частью цепочки
Если это ваше первое письмо по обсуждаемой теме или если это особенно важное письмо, то, вероятно, будет хорошей идеей добавить заключительное спасибо или «призыв к действию». Однако в деловых письмах важна краткость. Если ваша электронная почта является частью длинной цепочки, возможно, вам не нужно включать что-либо, кроме самой важной информации.
Например, если вы завершаете долгий разговор по электронной почте со своим начальником о задании, возможно, вам не нужно будет говорить больше, чем: «Хорошо. Я сделаю это до конца дня в пятницу. –M. »
Часть 2 из 3: выбор выхода
Шаг 1. Выберите подпись, которая соответствует тону вашего электронного письма
Если ваше электронное письмо носит формальный характер, подпишите что-нибудь вроде «С уважением» или (для еще более формального) «С уважением». Для менее формальных писем вы можете использовать что-то вроде «Береги себя» или «Ура».
Если у вас уже были электронные письма от человека, которому вы пишете, вы можете посмотреть на его подписку и сопоставить свой тон с его тональностью. Например, если они обычно подписываются с чем-то вроде «С наилучшими пожеланиями», вам следует подписаться с таким же уровнем формальности
Шаг 2. Используйте подпись, которая соответствует вашим целям
Как и заключительное предложение, подпись также может отражать цель вашего электронного письма. Например, если вы делаете простой запрос или кратко выражаете благодарность за что-то, вы можете использовать знак «Большое спасибо» или «Большое спасибо», за которым следует ваша подпись.
Шаг 3. Избегайте слишком ласковых отношений
Если вы не очень хорошо знаете человека, которому пишете, избегайте слишком жаргонных, неформальных или нежных слов. В общем, такие вещи, как «Love», «XOXO» или «Hugs», не следует использовать в деловых письмах.
Шаг 4. Пропустите подписку в коротких или цепных электронных письмах
Если ваша электронная почта является частью длинной цепочки или если вы пытаетесь очень кратко и быстро сообщить что-то коллеге, возможно, нет необходимости включать подписку.
Если вам неудобно вообще пропускать подписку, просто отметьте –Bernice или –B. подойдет для коротких, неформальных писем
Часть 3 из 3: подпись электронной почты
Шаг 1. Включите вашу основную идентификационную информацию
Сколько информации вы включите в свою подпись, будет зависеть от того, насколько хорошо вы знаете своего корреспондента и как часто вы с ним общались.
- Первое электронное письмо, вероятно, должно включать как минимум ваше полное имя, должность, место работы и номер телефона.
- При общении с коллегой или с кем-то, кому вы часто пишете по электронной почте, вероятно, будет достаточно подписаться, указав свое имя или инициалы.
Шаг 2. Держите подпись краткой
В общем, лучше не загромождать деловую электронную почту большим количеством лишнего текста и изображений. Не добавляйте в подпись электронной почты ничего лишнего, например цитаты, яркую графику или множество ссылок.
Шаг 3. Настройте автоматическую подпись
Если вам не хочется писать название должности и контактную информацию каждый раз, когда вы отправляете важное электронное письмо, вы можете создать подпись, которую ваш почтовый клиент сможет автоматически добавлять к вашим сообщениям.
Некоторые программы, такие как Outlook, позволяют создавать несколько подписей, поэтому вы можете выбрать ту, которая наиболее подходит для любого конкретного сообщения электронной почты
подсказки
-
Ваша подпись должна выглядеть примерно так:
- С наилучшими пожеланиями,
- Джейн Доу, аналитик рынка
- MegaCorp
- 214-444-1234
- В большинстве почтовых клиентов, таких как Outlook и т. Д., Очень легко настроить подпись, которая автоматически прикрепляется к каждому электронному письму.
Предупреждения
- Если возможно, попросите другого человека дважды проверить вашу работу. Ничто не заменит правильную корректуру.
- Отредактируйте и вычитайте все письма перед их отправкой, то есть прочитайте на предмет правильности грамматики и орфографии и удалите типографские ошибки. Измените двусмысленный язык, например, слова и фразы, которые неясны или имеют двоякое значение.
- Использование проверки орфографии не является безошибочным, поскольку программное обеспечение часто вставляет правильно написанное слово, но не правильное слово для контекста. Изменение «банкролла» на «пустой рулон» действительно меняет смысл предложения. Вы также должны полагаться на собственное знание тонкостей грамматики, поскольку предложения программного обеспечения не всегда верны.
