Тема письма часто используется читателями, чтобы решить, открывать ли ваше письмо. Эти места необходимо заполнить кратким, точным и подробным языком, чтобы ваш получатель не удалил ваше письмо, даже не прочитав его. Если вы точно укажете, почему ваш читатель должен захотеть увидеть то, что вы хотите сказать, указав подробности в строке темы, вы должны получать более быстрые и более частые ответы на свои электронные письма.
Шаги
Часть 1 из 3: Форматирование строк темы
Шаг 1. Не оставляйте строку темы пустой
Когда вы решаете не включать тему письма, вы не пользуетесь возможностью, которую она дает, чтобы привлечь внимание читателя. Пустая строка темы также заставит вас выглядеть ленивым. Самое главное, это точно не заставит вашего читателя почувствовать, что ему нужно быстро открыть ваше электронное письмо или ответить на него.
Шаг 2. Напишите тему, прежде чем писать электронное письмо
Ваша тема может показаться запоздалой мыслью, которая не так важна, как фактическое содержание вашего электронного письма. Однако, поскольку это первое, что видит ваш читатель, это не менее важно, если не больше! - как то, что внутри. Чтобы убедиться, что вы уделяете достаточно времени и внимания теме, напишите ее, прежде чем писать что-нибудь еще.
Шаг 3. Следуйте стандартным правилам использования заглавных букв, чтобы избежать небрежности
Если вы не отправляете небольшую заметку кому-то, кого хорошо знаете, относитесь к электронной почте как к формальному общению. Используйте заглавные буквы в строке темы так же, как в заголовках ваших презентаций.
Помните несколько основных правил, которые помогут вам правильно использовать заглавные буквы. Например, всегда используйте заглавные буквы в строке темы письма с заглавной буквы. Вы также должны всегда писать с заглавной буквы существительные (Гора, Представление, Здание), местоимения (Он, Она, Они), глаголы (Идти, Изменить), наречия (Быстро, Медленно) и прилагательные (Небрежно, Отлично). Вы не должны использовать артикли (a, an, the), предлоги (in, out) или координирующие союзы (and, but) с заглавной буквы
Шаг 4. Не относитесь к теме письма как к законченным предложениям
Хотя ваши темы должны быть грамматически правильными, рассматривайте их как заголовки, а не предложения, которые всегда нуждаются в пунктуации. Строки темы не должны заканчиваться точкой, вопросительным или восклицательным знаком.
- Имейте в виду, что некоторые фильтры нежелательной почты автоматически помещают электронные письма с пунктирными строками темы в фильтр нежелательной почты.
- Иногда вы можете использовать вопросительный знак, чтобы привлечь внимание читателя. Не злоупотребляйте этой стратегией.
- Соединяйте несколько фраз в теме письма тире. Например, строка темы: «Запланированная встреча на вторник - требуется ваше присутствие», содержит две отдельные фразы, соединенные тире.
Шаг 5. В теме письма должно быть не более 50 символов
Строки темы должны быть как можно более краткими. Иногда это может потребовать, чтобы вы опускали одни детали в пользу других. Очень важно, чтобы ваш читатель знал, что им нужно делать, как только он прочитает вашу тему.
Не всегда удается сохранить строку темы не более 50 символов. Иногда вы перейдете примерно на десять символов. Однако если вы начнете стремиться к правилу 50 символов, вы автоматически начнете писать более короткие строки темы
Шаг 6. Ставьте на первое место важные слова, чтобы привлечь внимание читателя
Эти слова будут отличаться в зависимости от цели вашего электронного письма. Ваше имя и титул, возможно, должны быть первыми в некоторых электронных письмах, в то время как действие, требуемое вами или читателем, может быть впереди в других. Подумайте, что заставит читателя с наибольшей вероятностью открыть ваше письмо, и поместите слова, соответствующие этой теме, в самое начало строки темы.
Как правило, тему следует начинать со слова, которое указывает, почему вы обращаетесь к читателю. Например, если вы недавно изменили правила работы офиса, напишите: «Изменены правила компании - вам необходимо ознакомиться сегодня»
Шаг 7. Выберите конкретные существительные и глаголы, чтобы передать цель письма
Не включайте в тему письма расплывчатые или неясные существительные и глаголы. Вместо этого используйте слова, которые конкретно указывают на то, что вы хотите от своего читателя. Это сократит длину вашей темы, но при этом будет содержать нужные вам детали.
Вместо: «Свяжемся с вами для получения новой информации» напишите: «Пересмотренные правила управления персоналом - требуется одобрение до среды». Во второй версии темы вы уточнили, что такое «новая информация» и почему вы обращаетесь к читателю. Вы исправили путаницу в отношении того, нужно ли получателю читать письмо и что ему нужно делать после того, как он его откроет
Часть 2 из 3. Подробное описание в теме письма
Шаг 1. Укажите цель вашего электронного письма
Расскажите читателю, почему вы обращаетесь к нему. Будьте как можно более конкретными. Это поможет читателю сразу понять, следует ли открывать ваше сообщение.
- Тема письма с просьбой о рекомендательном письме или рекомендации может выглядеть так: «Запрос рекомендации на Тамару Г. до пятницы 2 июня».
- Если вы предлагаете читателю преимущество, попробуйте что-нибудь вроде: «Поменяйте масло со скидкой 50% для Джима только на этой неделе».
Шаг 2. Напишите, какое действие вы хотите, чтобы ваш читатель предпринял
Как только они увидят ваше письмо, ваш читатель захочет узнать, что им нужно сделать. Получение этих знаний немедленно подготовит вашего читателя к поиску дальнейших подробностей в содержании вашей заметки.
Вместо того, чтобы писать: «Обращайтесь за помощью», укажите в теме письма: «Нужна ваша помощь в написании проектного предложения на следующей неделе». Это позволяет читателю узнать не только о том, что вы просите о помощи, но и точно объясняет, что, по вашему мнению, читатель сделает для вас
Шаг 3. Укажите крайний срок, чтобы читатель знал, когда отвечать
Если вы не дадите читателю знать, когда вам нужно, чтобы он предпринял действия или ответил, он может открыть ваше письмо только завтра, на следующей неделе или даже в следующем месяце. Это не потому, что ваш читатель не хочет вам помогать. Большинство людей получают десятки или даже сотни писем в день, поэтому письма без четких сроков легко теряются в стаде.
Если ваше электронное письмо особенно важно и требует немедленного ответа, вы можете использовать слова «Срочно», «Критически» или «Требуется немедленный ответ», чтобы ваш читатель знал, что ему следует обратить особое внимание на это примечание
Шаг 4. Назовите, кто вы, если читатель вас еще не знает
Иногда вы отправляете электронные письма людям, с которыми никогда раньше не встречались. В этих случаях для вас может быть важно предоставить читателю свое название, название компании или название, чтобы у них была причина открыть вашу заметку. В противном случае вы можете показаться просто случайным человеком, чья электронная почта может быть отправлена прямо в корзину!
Может быть, вы студент, связывающийся с местным политиком для школьного проекта. Напишите: «Старшеклассник запрашивает интервью для проекта, срок сдачи - 24 июня»
Шаг 5. Упомяните о встрече с читателем, если он недавно познакомился
Возможно, вы связываетесь с этим человеком, потому что только что познакомились и надеетесь наладить с ним более близкие отношения. Включите их память в теме письма, чтобы они вспомнили о встрече с вами. Они с большей вероятностью обратятся к вам, если вспомнят вашу предыдущую встречу.
Возможно, вы кратко обсудили на конференции или обеде некоторые из ваших общих интересов. В теме письма укажите: «Продолжение нашего чата на Writers’ Conf, 30 апреля »
Шаг 6. Назовите ваш общий контакт, если вас представляют читателю
Если кто-то еще свяжет вас с получателем, важно, чтобы вы прояснили этот факт. Ваш читатель с большей вероятностью откроет электронное письмо с темой, включающим имя кого-то, кого он знает, а не анонимного человека, которого он никогда не встречал. Ваш читатель также может связаться с вашим общим контактом, чтобы подтвердить введение.
Например, напишите: «Доктор. Студент Смита @ Хопкинс, просит встречи в следующем месяце »
Часть 3 из 3: Оптимизация и корректура ваших предметных строк
Шаг 1. Используйте простой язык, чтобы избежать путаницы
Вы же не хотите, чтобы у вашего читателя возникли проблемы с пониманием вашей темы. Избегайте использования слишком длинных слов и сложной лексики. Представьте, что вы отправляете письмо ученику средней школы, и спросите себя, понимают ли он каждое слово в теме письма.
Избегайте использования непонятной лексики, если подойдет более простое слово. Выберите: «Новые правила офиса - проверяйте и быстро отвечайте» вместо «Новые правила офиса - проверяйте и реагируйте быстро». «Быстро» и «с готовностью» означают одно и то же, но первый вариант менее отталкивает и сбивает с толку
Шаг 2. Используйте символы и сокращения, чтобы сократить тему письма
Многие слова можно сократить, не запутывая читателя. Используйте только общепринятые сокращения и символы и прочитайте строку темы, чтобы не возникло путаницы в отношении цели вашего электронного письма.
Например, можно сократить все дни недели. «@» - это общий символ «в». Вы также можете использовать RE: для обозначения «примерно». «EOM» может использоваться для «конца сообщения», а «EOD» может заменять «конец дня»
Шаг 3. Проверьте орфографические и грамматические ошибки
Как и любая другая часть вашего электронного письма, ваша тема не должна содержать ошибок. Это гарантирует, что вы сразу же не будете выглядеть непрофессионально или ленивым, еще до того, как ваш читатель сможет открыть вашу заметку.
- Средства проверки правописания электронной почты могут не покрывать строки темы, поэтому будьте особенно осторожны с орфографическими ошибками. Если вы беспокоитесь, скопируйте и вставьте строку темы в документ Word или Google и запустите там проверку орфографии.
- Ваша тема может не быть полным предложением. Однако избегайте распространенных грамматических ошибок, таких как путаница «они», «их» и «там» или «ты» и «твой».
Шаг 4. Прочтите строку темы вслух, чтобы убедиться в ясности
Лучший способ убедиться, что ваша тема письма проста, лаконична и правильно написана, - это прочитать их вслух самому себе. Когда вы слышите свои слова, вы обнаруживаете ошибки, которых бы не заметили, если бы вы просто проверили их на экране.
Если вы находитесь в общественном месте, читайте слова тихо себе под нос
Предупреждения
- Не набирайте обычные темы электронной почты с восклицательными знаками !!! или все заглавные буквы. Вы потеряете доверие.
- Никогда не начинайте предложение в строке темы, которое вы заканчиваете в содержании своего электронного письма. Например, вы не захотите написать «Прошу вас об одолжении, которое я бы хотел, чтобы вы…» в строке темы, а затем открывали электронное письмо со словами «сделать до пятницы».
